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Résumé

  • Les commerciaux du client remarquent le nettoyage dès le lendemain, prévenez-les avant de commencer.
  • L'e-mail doit venir du client, et non du consultant, pour que les commerciaux sachent qu'il est approuvé.
  • Indiquez ce qui va changer, quand, ce qui ne changera pas et comment signaler un enregistrement qui doit rester tel quel.
  • Demandez aux commerciaux leurs exceptions avant la fusion, pas leurs réclamations après.
  • Dedupely conserve chaque fusion dans Merge History, afin que vous puissiez répondre aux questions des commerciaux à partir des fiches d'origine.

Quand un consultant ou une agence nettoie le CRM d'un client, l'équipe commerciale est le groupe le plus touché et le moins informé. Un matin, elle ouvre le CRM et constate moins de fiches, quelques comptes avec un nouveau propriétaire et un lien enregistré qui ne fonctionne plus.

Un bref e-mail avant le nettoyage transforme cette surprise en plan d'action. Il permet aussi aux commerciaux de signaler les fiches à ne pas fusionner, une information que le consultant ne peut obtenir nulle part ailleurs. Cet article explique quoi mettre dans l'e-mail et propose un modèle.

Qui doit l'envoyer

C'est au client de l'envoyer, en général le responsable commercial ou l'administrateur du CRM. Les commerciaux font davantage confiance à leur manager qu'à un consultant externe. Le consultant le rédige, puis le client l'envoie ou le transfère avec une ligne de sa main.

Quand l'envoyer

Quand Quoi
Une semaine avant L'e-mail principal : ce qui se passe, quand, et comment signaler les exceptions
La veille Un rappel d'une ligne avec la date et l'heure
Le lendemain Ce qui a changé et où signaler un problème

Pour le lendemain, Points à vérifier après une fusion importante dans votre CRM couvre ce qu'il faut examiner avant que les commerciaux ne posent des questions.

Ce qu'il faut inclure

  • Pourquoi : une phrase sur le problème que les commerciaux ressentent déjà, comme appeler un client que quelqu'un d'autre a déjà contacté.
  • Ce qui change : les contacts et entreprises en double deviennent une seule fiche, avec l'historique des deux.
  • Quand : la date, et si les commerciaux doivent éviter de modifier des fiches pendant la fusion.
  • Ce qui ne change pas : les opportunités, notes et activités restent ; elles passent sur la fiche fusionnée.
  • Comment signaler les exceptions : enregistrements qui se ressemblent mais doivent rester distincts, et à quelle date.
  • À qui s'adresser : un seul nom et un seul canal.

Le modèle

Complétez les crochets et convenez de la règle de propriété avec le client avant l'envoi.

Que faire des réponses

  • Ajoutez chaque exception à la liste des enregistrements qui ne doivent jamais être fusionnés.
  • Répondez aux questions sur les propriétaires avec la règle approuvée par le client.
  • Remerciez les personnes qui répondent. Ce sont ces personnes qui feront confiance au résultat.

Comment Dedupely vous aide à nettoyer les bases clients

Dans Dedupely, vous pouvez marquer des enregistrements comme distincts afin qu'ils restent hors de toutes les recherches futures, y compris des fusions automatiques. Chaque client peut avoir ses propres Duplicate Searches et Merge Rules. Après la fusion, Merge History affiche chaque enregistrement fusionné avec ses valeurs d'origine : quand un commercial demande "où est passé mon contact ?", vous le retrouvez en une minute. La plupart des fusions peuvent être annulées pendant 30 jours depuis Merge History, mais considérez chaque fusion comme définitive et utilisez l'annulation pour les rares erreurs.

Lancez votre prochain nettoyage client

Prévenez-les d'abord

De toute façon, l'équipe commerciale du client remarquera le nettoyage. Prévenez-la avant, par la voix de son propre responsable, en indiquant une date, une explication claire et un moyen de signaler les exceptions. Ses réponses rendent la fusion plus sûre.

Questions fréquentes

Comment informer l'équipe commerciale d'un client du nettoyage du CRM ?

Rédigez un court e-mail que le responsable commercial du client enverra une semaine avant : pourquoi, ce qui change, quand, ce qui ne change pas et comment signaler les exceptions.

Est-ce au consultant ou au client de l'envoyer ?

Le client. Les commerciaux font confiance à un message de leur propre manager, et cela montre que le nettoyage est validé.

Que doivent faire les commerciaux avant le nettoyage ?

Répondez en indiquant les fiches qui ressemblent à des doublons mais doivent rester séparées, comme les succursales ou les sociétés liées.

Les commerciaux doivent-ils arrêter d'utiliser le CRM pendant la fusion ?

Ils peuvent continuer à travailler, mais demandez-leur d'éviter de modifier des fiches pendant la fenêtre de fusion, si la configuration de votre client le permet.

Que faire si un commercial s'y oppose après la fusion ?

Vérifiez la fusion dans Merge History, expliquez la règle approuvée par le client, et corrigez vite si elle était erronée.