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TL;DR

  • Los comerciales del cliente notan la limpieza a la mañana siguiente, así que avíseles antes de empezar.
  • El correo debe proceder del cliente, no del consultor, para que los comerciales sepan que está aprobado.
  • Indique qué cambiará, cuándo, qué no cambiará y cómo marcar un registro que debe permanecer tal cual.
  • Pedir a los comerciales sus excepciones antes de la fusión, no quejas después.
  • Dedupely guarda cada fusión en Merge History, para que pueda responder a las preguntas de los comerciales con los registros originales.

Cuando un consultor o una agencia limpia el CRM de un cliente, el equipo de ventas es el grupo más afectado y el menos informado. Una mañana, el equipo abre el CRM y encuentra menos registros, algunas cuentas con un nuevo propietario y un enlace guardado que ya no funciona.

Un correo breve antes de la limpieza convierte esa sorpresa en un plan. También da a los comerciales la oportunidad de señalar los registros que no deben fusionarse, información que el consultor no puede obtener de ninguna otra forma. Este artículo explica qué incluir en el correo e incluye una plantilla.

Quién debe enviarlo

Debe enviarlo el cliente, normalmente el responsable de ventas o el propietario del CRM. Los comerciales confían más en un mensaje de su propio director que en uno de un consultor externo. El consultor lo redacta; el cliente lo envía o lo reenvía con una línea propia.

Cuándo enviarlo

Cuándo Qué
Una semana antes El correo principal: qué está pasando, cuándo y cómo marcar excepciones
El día anterior Un recordatorio de una línea con la fecha y la hora
Al día siguiente Qué ha cambiado y dónde notificar un problema

Para el día siguiente, Qué revisar tras una fusión masiva en su CRM cubre qué revisar antes de que los comerciales empiecen a preguntar.

Qué incluir

  • Motivo: una frase sobre el problema que ya sienten los comerciales, como llamar a un cliente al que otra persona ya había llamado.
  • Qué cambia: Los contactos y las empresas duplicados se convierten en un solo registro, con el historial de ambos.
  • Cuándo: la fecha, y si los comerciales deben evitar editar registros durante la fusión.
  • Lo que no cambia: los negocios, notas y actividades se mantienen; se trasladan al registro fusionado.
  • Cómo marcar excepciones: registros que se parecen pero deben seguir separados, y hasta cuándo.
  • A quién consultar: un mismo nombre y un mismo canal.

La plantilla

Rellena los corchetes y acuerda la regla de propiedad con el cliente antes de enviarlo.

Qué hacer con las respuestas

  • Añade todas las excepciones a la lista de registros que nunca deben fusionarse.
  • Responda preguntas sobre la titularidad con la regla que aprobó el cliente.
  • Agradezca a quienes respondan. Son quienes confiarán en el resultado.

Cómo ayuda Dedupely en las limpiezas de clientes

En Dedupely, puedes marcar como registros separados los conjuntos que indiquen los comerciales, para que no aparezcan en ninguna búsqueda futura de ese objeto, incluidas las fusiones automáticas. Cada cliente puede tener sus propias Duplicate Searches y Merge Rules. Tras la fusión, Merge History muestra cada registro fusionado con sus valores originales, así que, cuando un comercial pregunte «¿dónde ha ido mi contacto?», podrás encontrarlo en un minuto. La mayoría de las fusiones pueden deshacerse durante 30 días desde Merge History, pero trata cada fusión como definitiva y usa deshacer solo para el error puntual.

Ejecuta tu próxima limpieza de cliente

Infórmeles primero

El equipo comercial de su cliente notará la limpieza de todos modos. Infórmeles antes de que ocurra, a través de su propio responsable, con una fecha, una explicación sencilla y una forma de señalar excepciones. Sus respuestas hacen la fusión más segura.

Preguntas frecuentes

¿Cómo comunico al equipo comercial de un cliente una limpieza de CRM?

Redacte un correo breve para que el responsable de ventas del cliente lo envíe una semana antes: por qué, qué cambia, cuándo, qué no cambia y cómo señalar excepciones.

¿Debe enviarlo el consultor o el cliente?

El cliente. Los comerciales confían en un mensaje de su propio responsable, y así se ve que la limpieza está aprobada.

¿Qué deben hacer los comerciales antes de la limpieza?

Responda con los registros que parecen duplicados pero deben mantenerse separados, como sucursales o empresas relacionadas.

¿Deben dejar de usar el CRM los comerciales durante la fusión?

Pueden seguir trabajando, pero pídales que eviten editar registros durante la ventana de fusión si la configuración de su cliente lo permite.

¿Qué pasa si un comercial protesta después de la fusión?

Revisa la fusión en Merge History, explica la regla que aprobó el cliente y corrígela cuanto antes si fue un error.