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TL;DR

  • Os representantes do cliente percebem a limpeza na manhã seguinte, então avise antes de começar.
  • O e-mail deve vir do cliente, não do consultor, para que os representantes saibam que foi aprovado.
  • Informe o que vai mudar, quando, o que não vai mudar e como sinalizar um registro que deve permanecer como está.
  • Peça aos vendedores as exceções antes da mesclagem, não reclamações depois.
  • O Dedupely mantém cada mesclagem no Merge History, para que você possa responder às dúvidas dos representantes com os registros originais.

Quando um consultor ou agência limpa o CRM de um cliente, a equipe de vendas é o grupo mais afetado e o menos informado. Certa manhã, a equipe abre o CRM e encontra menos registros, algumas contas com um novo responsável e um link salvo que não funciona mais.

Um e-mail curto antes da limpeza transforma essa surpresa em plano. Ele também dá aos vendedores a oportunidade de apontar os registros que não podem ser mesclados, informação que o consultor não consegue obter em nenhum outro lugar. Este post mostra o que incluir no e-mail e traz um modelo.

Quem deve enviar

O cliente deve enviá-la, geralmente o líder de vendas ou o responsável pelo CRM. Os vendedores confiam mais na mensagem do próprio gestor do que na de um consultor externo. O consultor escreve; o cliente envia ou encaminha com uma linha própria.

Quando enviar

Quando O quê
Uma semana antes O e-mail principal: o que está acontecendo, quando e como sinalizar exceções
O dia anterior Um lembrete de uma linha com data e hora
No dia seguinte O que mudou e onde reportar um problema

Para o dia seguinte, O que verificar após uma mesclagem de grande dimensão no seu CRM mostra o que checar antes que os vendedores comecem a perguntar.

O que incluir

  • Motivo: uma frase sobre o problema que os vendedores já sentem, como ligar para um cliente que outra pessoa já procurou.
  • O que muda: contatos e empresas duplicados viram um único registro, com o histórico de ambos.
  • Quando: a data, e se os vendedores devem evitar editar registros durante a mesclagem.
  • O que não muda: negócios, notas e atividades permanecem; são transferidos para o registro mesclado.
  • Como sinalizar exceções: registros parecidos que precisam continuar separados, e até quando.
  • Quem consultar: um nome e um canal.

O modelo

Preencha os colchetes e alinhe a regra de responsabilidade pelos registros com o cliente antes de enviar.

O que fazer com as respostas

  • Adicione todas as exceções para a lista de registros que nunca devem ser mesclados.
  • Responda às dúvidas de responsabilidade com a regra que o cliente aprovou.
  • Agradeça a quem responder. São eles que vão confiar no resultado.

Como o Dedupely ajuda nas limpezas de clientes

No Dedupely, você pode rejeitar a marcação "sets reps" como separada, para que ela fique fora de todas as buscas futuras desse objeto, incluindo mesclagens automáticas. Cada cliente pode ter seus próprios Duplicate Searches e Merge Rules. Depois da mesclagem, o Merge History mostra cada registro mesclado com os valores originais, então, quando um representante perguntar "para onde foi meu contato?", você encontra a resposta em um minuto. A maioria das mesclagens pode ser desfeita em até 30 dias pelo Merge History, mas trate cada mesclagem como definitiva e use desfazer apenas para o erro raro.

Faça sua próxima limpeza de clientes

Avise primeiro

A equipe de vendas do cliente vai notar a limpeza de qualquer forma. Comunique a equipe antes que aconteça, pelo próprio gestor, com data, uma explicação simples e um canal para sinalizar exceções. As respostas tornam a mesclagem mais segura.

Perguntas frequentes

Como comunico a limpeza do CRM para a equipe de vendas de um cliente?

Escreva um e-mail curto para o líder de vendas do cliente enviar uma semana antes: o motivo, o que muda, quando, o que não muda e como sinalizar exceções.

Quem deve enviar: o consultor ou o cliente?

O cliente. Vendedores confiam em uma mensagem do próprio gerente, e ela mostra que a limpeza foi aprovada.

O que os representantes devem fazer antes da limpeza?

Responda com registros que parecem duplicados, mas devem permanecer separados, como filiais ou empresas relacionadas.

Os vendedores devem parar de usar o CRM durante a mesclagem?

Eles podem continuar trabalhando, mas peça que evitem editar registros durante a janela de mesclagem, se a configuração do seu cliente permitir.

E se um vendedor contestar depois da mesclagem?

Verifique a mesclagem no merge history, explique a regra aprovada pelo cliente e corrija rapidamente se houver erro.