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Résumé

  • Les doublons ne s'accordent souvent pas sur le statut : l'un indique Customer, l'autre New Lead.
  • Conserver la valeur de la fiche la plus ancienne ou la plus récente peut choisir la mauvaise.
  • Classez vos statuts pour que le plus avancé ou le plus important l'emporte.
  • Notez le classement et vérifiez-le sur quelques vraies paires avant de fusionner en masse.
  • Dans Dedupely, les Win Rules s'exécutent de haut en bas, donc leur ordre détermine quel statut l'emporte.

Deux fiches pour la même personne, qui ne concordent pas. L'une indique que la personne est cliente. L'autre, créée la semaine dernière par un formulaire, indique qu'il s'agit d'un nouveau lead. Lors de la fusion, la fiche ne peut conserver qu'un seul statut.

Si la fusion conserve ce que dit la fiche la plus ancienne, ou la plus récente, vous vous tromperez parfois. Un client marqué comme nouveau lead reçoit des e-mails de prospection. Un lead disqualifié marqué comme ouvert revient dans la file d'un commercial.

Cet article explique comment décider quel statut l'emporte, et comment rendre cette décision identique pour chaque fusion.

Pourquoi « le plus ancien » ou « le plus récent » ne suffit pas

La plupart des fusions retiennent une fiche comme principale et gardent ses valeurs. Cela convient à beaucoup de champs, mais le statut ne dépend pas de l'ancienneté.

  • La fiche la plus ancienne a peut-être le plus d'historique, mais son statut est peut-être obsolète.
  • La fiche la plus récente est souvent celle qu'un formulaire ou un import vient de créer, avec donc le statut par défaut, comme « New ».
  • La fiche mise à jour en dernier a peut-être été modifié par une intégration qui n'a pas du tout changé le statut.

Le statut est une étape. Ce qui compte, c'est jusqu'où la personne est avancée, ou le statut sur lequel votre équipe agit.

Classez vos statuts

La solution est un classement : une liste ordonnée où le statut le plus haut l'emporte toujours.

Un classement type pour un champ de statut de lead :

Classement Statut Pourquoi il l'emporte sur ceux ci-dessous
1 Customer Ils ont acheté. Tout le reste est périmé
2 Opportunity / In negotiation Un deal est ouvert
3 Qualifié Un commercial a confirmé son intérêt
4 Contacté Quelqu'un a pris contact
5 Nouveau La valeur par défaut que définissent la plupart des outils
6 Unqualified / Disqualified Ne l'emporte que si rien d'autre ne s'applique

Votre classement dépend de votre façon de travailler. Certaines équipes placent « Do not contact » en tête, car une demande de ne plus être contacté ne doit jamais se perdre dans une fusion. D'autres classent « Disqualified » au-dessus de « New », pour qu'un lead écarté ne réapparaisse pas comme neuf.

Vérifiez le classement sur de vraies paires

Avant une fusion en masse, prenez dix ou vingt vraies paires de doublons avec des statuts différents. Pour chacune, indiquez quel statut doit l'emporter, puis vérifiez que le classement choisit le même. Là où ce n'est pas le cas, ajustez l'ordre.

Surprises courantes :

  • Un statut que votre équipe n'utilise plus et qui reste sur les anciennes fiches.
  • Des statuts écrits différemment selon les outils (« Client » et « client »).
  • Un statut qui n'a pas le même sens pour les ventes et le marketing.

Mettre d'accord ventes, marketing et support sur les doublons explique comment régler ces différences avant un nettoyage.

Autres champs qui demandent le même traitement

Le statut n'est pas le seul champ pour lequel un classement l'emporte sur « le plus ancien » ou « le plus récent ». La même approche fonctionne pour :

  • Étape du cycle de vie, où certains CRM conservent déjà l'étape la plus avancée lors de la fusion.
  • Source du lead, où vous voudrez peut-être que la première source l'emporte, et non la dernière.
  • Propriétaire, où le commercial actif doit l'emporter sur un ancien collaborateur.
  • Priorité ou niveau, où c'est l'étape la plus élevée qui doit l'emporter.

Comment classer les statuts dans Dedupely

Dans Dedupely, les Merge Rules permettent de définir des règles par champ pour n'importe quel champ synchronisé. Les Custom Win Rules utilisent des opérateurs comme « is equal to » avec les valeurs de statut que vous choisissez, et les Win Rules sont évaluées de haut en bas, si bien que leur ordre constitue votre classement. Les Lose Rules sont évaluées en premier, ce qui permet d'empêcher une valeur comme « New » de gagner, sauf si aucun autre statut n'existe.

Vous pouvez prévisualiser le résultat de la fusion avant de fusionner, pour tester d'abord le classement sur de vraies paires.

Définissez quel statut l'emporte dans vos fusions

Décidez une fois, fusionnez de façon cohérente

Quand des doublons ne s'accordent pas sur le statut, l'ancienneté est un mauvais critère de départage. Une liste classée des statuts, avec le plus important en tête, fait gagner le bon statut à chaque fois.

Notez le classement, testez-le sur de vraies paires et placez en premier les statuts de protection comme « Do not contact ». Ainsi, chaque fusion conserve le statut que votre équipe aurait choisi à la main.

Questions fréquentes

Quel statut de lead doit l'emporter lorsque je fusionne des doublons ?

Celui le plus avancé ou le plus important pour votre équipe, en général Customer, puis opportunité ouverte, puis qualifié. Classez vos statuts et laissez le plus élevé l'emporter.

Pourquoi ne pas simplement garder le statut de la fiche la plus récente ?

La fiche la plus récente est souvent créée par un formulaire ou un import avec un statut par défaut comme « New ». La conserver peut refaire d'un client un lead.

Qu'en est-il des statuts « Do not contact » ou désabonné ?

Placez-les en tête de votre classement. Une demande de ne plus être contacté doit survivre à chaque fusion.

La même approche fonctionne-t-elle pour l'étape du cycle de vie ?

Oui. Classez les étapes pour que la plus avancée l'emporte. Certains CRM le font déjà lors de leur propre fusion, mais vérifiez avant de vous y fier.

Comment tester un classement de statuts ?

Prenez dix ou vingt vraies paires de doublons avec des statuts différents, décidez lequel doit l'emporter et vérifiez que le classement est cohérent. Ajustez l'ordre là où ce n'est pas le cas.