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TL;DR

  • I duplicati spesso non concordano sullo stato: uno dice Customer, l'altro dice New Lead.
  • Tenere il valore del record più vecchio o più recente può scegliere quello sbagliato.
  • Ordina i tuoi stati perché vinca quello più avanzato o più importante.
  • Scrivi la classifica e verificala su alcune coppie reali prima di unire in blocco.
  • In Dedupely, le Win Rules si applicano dall'alto verso il basso, quindi il loro ordine stabilisce quale stato prevale.

Due record per la stessa persona, che non concordano. Uno dice che la persona è un cliente. L'altro, creato la settimana scorsa da un modulo, dice che è un nuovo lead. Quando li unisci, il record può tenere un solo stato.

Se l'unione tiene ciò che dice il record più vecchio, o il più recente, a volte sbaglierai. Un cliente segnato come nuovo lead riceve email di prospezione. Un lead squalificato segnato come aperto torna nella coda di un rappresentante.

Questo articolo spiega come decidere quale stato vince e come far sì che la decisione sia la stessa per ogni unione.

Perché «più vecchio» o «più recente» non bastano

La maggior parte delle unioni sceglie un record come principale e ne mantiene i valori. Funziona per molti campi, ma lo stato non dipende dall'età.

  • Il record più vecchio può contenere la cronologia più ricca, ma il suo stato potrebbe non essere aggiornato.
  • Il record più recente è spesso quello appena creato da un modulo o da un import, quindi ha lo stato predefinito, come «Nuovo».
  • Il record aggiornato per ultimo potrebbe essere stato toccato da un'integrazione che non ha cambiato affatto lo stato.

Lo stato è una fase. Conta quanto è avanzata la persona, o quale stato usa il tuo team per agire.

Ordina i tuoi stati

La soluzione è una classifica: una lista ordinata in cui lo stato più alto vince sempre.

Una classifica tipica per un campo stato del lead:

Classifica Stato Perché vince su quelle qui sotto
1 Customer Hanno già comprato. Tutto il resto è superato
2 Opportunità / In trattativa Una trattativa è aperta
3 Qualificato Un rappresentante ha confermato l'interesse
4 Contattato Qualcuno ha contattato
5 Nuovo Il valore predefinito impostato dalla maggior parte degli strumenti
6 Unqualified / Disqualified Vince solo se nient'altro si applica

La tua classifica dipende da come lavora il team. Alcuni team mettono «Do not contact» in cima, perché una richiesta di non contattare non deve mai andare persa in un'unione. Altri mettono «Disqualified» sopra «New», così un lead escluso non ricompare come nuovo.

Verifica la classifica su coppie reali

Prima di unire in blocco, prendi dieci o venti coppie di duplicati reali con stati diversi. Per ciascuna, indica quale stato dovrebbe vincere, poi verifica che la classifica scelga lo stesso. Dove non lo fa, correggi l'ordine.

Sorprese comuni:

  • Uno stato che il tuo team non usa più e che resta sui vecchi record.
  • Stati scritti in modo leggermente diverso da strumenti diversi («Cliente» e «cliente»).
  • Uno stato che per vendite e marketing significa cose diverse.

Mettere d'accordo vendite, marketing e supporto sui duplicati spiega come risolvere quelle differenze prima di una pulizia.

Altri campi che richiedono lo stesso trattamento

Lo stato non è l'unico campo in cui una classifica batte «più vecchio» o «più recente». Lo stesso approccio funziona per:

  • Fase del ciclo di vita, dove alcuni CRM mantengono già la fase più avanzata durante l'unione.
  • Origine del lead, dove potresti voler far prevalere la prima fonte, non l'ultima.
  • Proprietario, dove il rappresentante attivo deve prevalere su un ex dipendente.
  • Priorità o livello, dove vince il più alto.

Come ordinare gli stati in Dedupely

In Dedupely, le Merge Rules ti permettono di impostare regole a livello di campo per qualsiasi campo sincronizzato. Le Custom Win Rules usano operatori come «is equal to» con i valori di stato che scegli, e le Win Rules si verificano dall'alto verso il basso, quindi il loro ordine è la tua classifica. Le Lose Rules si verificano per prime, così puoi impedire a un valore come «New» di vincere, a meno che non esista nessun altro stato.

Puoi vedere in anteprima il risultato dell'unione prima di unire, così puoi provare prima la classifica su coppie reali.

Stabilisci quale stato vince nelle tue unioni

Decidi una volta, unisci in modo coerente

Quando i duplicati non concordano sullo stato, l'età è un pessimo criterio di spareggio. Un elenco di stati ordinato, con quello più importante in cima, fa sempre vincere lo stato giusto.

Scrivi la classifica, verificala su coppie reali e metti in cima gli stati di tutela come «Do not contact». Così ogni unione conserva lo stato che il tuo team sceglierebbe a mano.

Domande frequenti

Quale stato lead deve vincere quando unisco i duplicati?

La fase più avanzata o più importante per il tuo team, di solito Cliente, poi trattativa aperta, poi qualificato. Ordina i tuoi stati e lascia vincere il più alto.

Perché non tenere semplicemente lo stato del record più recente?

Il record più recente spesso è stato creato da un modulo o un import con uno stato predefinito come «Nuovo». Tenerlo può far tornare un cliente a essere un lead.

E gli stati «Non contattare» o disiscritto?

Mettili in cima alla classifica. Una richiesta di non contattare deve sopravvivere a ogni unione.

Lo stesso approccio funziona per lo stato del ciclo di vita?

Sì. Ordina le fasi in modo che vinca quella più avanzata. Alcuni CRM lo fanno già nella loro unione, ma verifica prima di affidarti.

Come verifico una classifica degli stati?

Prendi dieci o venti coppie di duplicati reali con stati diversi, decidi quale deve prevalere e verifica che la classifica concordi. Regola l'ordine dove non concorda.