ChatGPTClaudePerplexityGoogle
Als Markdown anzeigen

TL;DR

  • Duplikate widersprechen sich oft beim Status: Der eine sagt Customer, der andere New Lead.
  • Den Wert des ältesten oder neuesten Datensatzes zu behalten, kann den falschen wählen.
  • Reihen Sie Ihre Status, damit die am weitesten fortgeschrittene oder wichtigste gewinnt.
  • Schreiben Sie die Rangfolge auf und prüfen Sie sie an einigen echten Paaren, bevor Sie massenhaft zusammenführen.
  • In Dedupely laufen Win Rules von oben nach unten, daher bestimmt ihre Reihenfolge, welcher Status gewinnt.

Zwei Datensätze für dieselbe Person, und sie widersprechen sich. Der eine sagt, die Person ist ein Kunde. Der andere, letzte Woche über ein Formular angelegt, sagt, sie ist ein neuer Lead. Beim Zusammenführen kann der Datensatz nur einen Status behalten.

Behält der Merge, was der älteste Datensatz sagt, oder was der neueste sagt, liegt man manchmal falsch. Ein als neuer Lead markierter Kunde erhält Akquise-E-Mails. Ein disqualifizierter Lead, der als offen markiert ist, wandert zurück in die Warteschlange eines Vertriebsmitarbeitenden.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie entscheiden, welcher Status gewinnt, und wie Sie diese Entscheidung bei jedem Merge gleich treffen.

Warum „ältester“ oder „neuester“ nicht reicht

Die meisten Merges wählen einen Datensatz als primär und übernehmen seine Werte. Das funktioniert bei vielen Feldern, aber der Status hängt nicht vom Alter ab.

  • Der älteste Datensatz hat womöglich die meiste Historie, aber sein Status ist vielleicht veraltet.
  • Der neueste Datensatz ist oft der, den ein Formular oder ein Import gerade angelegt hat, mit dem Standardstatus wie „Neu“.
  • Der zuletzt aktualisierte Datensatz wurde womöglich von einer Integration berührt, die den Status überhaupt nicht geändert hat.

Der Status ist eine Phase. Wichtig ist, wie weit die Person ist oder welchen Status Ihr Team bearbeitet.

Reihen Sie Ihre Status

Die Lösung ist eine Rangfolge: eine geordnete Liste, in der der höhere Status immer gewinnt.

Eine typische Rangfolge für ein Feld Lead-Status:

Rang Status Warum er über den unten stehenden gewinnt
1 Customer Sie haben gekauft. Alles Übrige ist veraltet
2 Opportunity / In negotiation Ein Deal ist offen
3 Qualifiziert Ein Vertriebsmitarbeitender hat Interesse bestätigt
4 Kontaktiert Jemand hat sich gemeldet
5 Neu Der Standardwert, den die meisten Tools setzen
6 Unqualifiziert / Disqualifiziert Gewinnt nur, wenn nichts anderes zutrifft

Ihre Rangfolge hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Manche setzen „Nicht kontaktieren“ ganz nach oben, weil eine Bitte, den Kontakt zu beenden, nie in einem Merge verloren gehen sollte. Andere reihen „Disqualifiziert“ über „Neu“, damit ein ausgeschlossener Lead nicht als frisch wieder auftaucht.

Prüfen Sie die Rangfolge an echten Paaren

Ziehen Sie vor einem Massen-Merge zehn oder zwanzig echte doppelte Paare mit unterschiedlichen Status heraus. Sagen Sie bei jedem, welcher Status gewinnen sollte, und prüfen Sie, ob die Rangfolge denselben wählt. Wo nicht, passen Sie die Reihenfolge an.

Häufige Überraschungen:

  • Ein Status, den Ihr Team nicht mehr nutzt, der aber noch auf alten Datensätzen steht.
  • Status, den verschiedene Tools unterschiedlich schreiben („Customer“ und „customer“).
  • Ein Status, der für Vertrieb und Marketing etwas anderes bedeutet.

Vertrieb, Marketing und Support auf Duplikat-Regeln einigen behandelt, wie Sie diese Unterschiede vor einer Bereinigung klären.

Andere Felder, die dieselbe Behandlung brauchen

Der Status ist nicht das einzige Feld, bei dem eine Rangfolge „der älteste“ oder „der neueste“ schlägt. Derselbe Ansatz funktioniert für:

  • Lebenszyklusphase, wo manche CRMs beim Zusammenführen bereits die am weitesten fortgeschrittene Phase behalten.
  • Lead-Quelle, wo Sie womöglich die erste Quelle gewinnen lassen wollen, nicht die letzte.
  • Verantwortlicher, wo der aktive Vertriebsmitarbeitende gegenüber einem ehemaligen Mitarbeiter gewinnen sollte.
  • Priorität oder Stufe, wo der höchste gewinnen sollte.

So reihen Sie Status in Dedupely

In Dedupely legen Merge Rules feldweise Regeln für jedes synchronisierte Feld fest. Custom Win Rules nutzen Operatoren wie „is equal to“ mit den Statuswerten, die Sie wählen, und Win Rules werden von oben nach unten geprüft, daher ist ihre Reihenfolge Ihre Rangfolge. Lose Rules werden zuerst geprüft, sodass Sie verhindern können, dass ein Wert wie „New“ gewinnt, solange es keinen anderen Status gibt.

Sie können das zusammengeführte Ergebnis vor dem Zusammenführen in der Vorschau ansehen und die Rangfolge zuerst an echten Paaren testen.

Legen Sie fest, welcher Status bei Ihren Merges gewinnt

Einmal entscheiden, einheitlich zusammenführen

Wenn Duplikate beim Status nicht übereinstimmen, ist das Alter ein schlechter Tiebreaker. Eine Rangliste der Status, mit dem wichtigsten oben, sorgt dafür, dass immer der richtige Status gewinnt.

Schreiben Sie die Rangfolge auf, testen Sie sie an echten Paaren und setzen Sie schützende Status wie „Nicht kontaktieren“ an die erste Stelle. Dann behält jeder Merge den Status, den Ihr Team von Hand gewählt hätte.

Häufige Fragen

Welcher Lead-Status soll gewinnen, wenn ich Duplikate zusammenführe?

Der am weitesten fortgeschrittene oder für Ihr Team wichtigste, meist Kunde, dann offene Opportunity, dann qualifiziert. Reihen Sie Ihre Status und lassen Sie den höchsten gewinnen.

Warum nicht einfach den Status des neuesten Datensatzes behalten?

Der neueste Datensatz wurde oft von einem Formular oder Import mit einem Standardstatus wie „Neu“ angelegt. Behalten Sie ihn, kann aus einem Kunden wieder ein Lead werden.

Was ist mit den Status „Nicht kontaktieren“ oder Abmeldung?

Setzen Sie sie ganz oben in Ihre Rangfolge. Eine Bitte, nicht mehr kontaktiert zu werden, muss jeden Merge überstehen.

Funktioniert dieselbe Methode auch für die Lifecycle-Phase?

Ja. Ordnen Sie die Phasen so, dass die am weitesten fortgeschrittene gewinnt. Manche CRMs machen das beim eigenen Zusammenführen schon, prüfen Sie es aber, bevor Sie sich darauf verlassen.

Wie teste ich eine Rangfolge von Status?

Nehmen Sie zehn oder zwanzig echte doppelte Paare mit unterschiedlichen Status, entscheiden Sie, welcher gewinnen soll, und prüfen Sie, ob die Rangfolge stimmt. Wo nicht, passen Sie die Reihenfolge an.