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TL;DR

  • Duplicados costumam discordar no status: um diz Customer, o outro diz New Lead.
  • Manter o valor do registro mais antigo ou mais novo pode escolher o errado.
  • Classifique os status para que o mais avançado ou o mais importante vença.
  • Escreva o ranking e confira-o com alguns pares reais antes de mesclar em massa.
  • No Dedupely, as Win Rules são executadas de cima para baixo, então a ordem delas define qual status vence.

Dois registros da mesma pessoa, e eles discordam. Um diz que a pessoa é cliente. O outro, criado na semana passada por um formulário, diz que é um lead novo. Ao mesclar, o registro só pode manter um status.

Se a mesclagem mantiver o que diz o registro mais antigo, ou o mais novo, às vezes você vai errar. Um cliente marcado como lead novo recebe emails de prospecção. Um lead desqualificado marcado como aberto volta para a fila de um representante.

Este post explica como decidir qual status vence e como tomar essa decisão do mesmo jeito em todas as mesclagens.

Por que "o mais antigo" ou "o mais novo" não basta

A maioria das mesclagens escolhe um registro como principal e mantém os valores dele. Isso funciona para muitos campos, mas o status não depende da idade.

  • O registro mais antigo pode ter o histórico mais completo, mas o status pode estar desatualizado.
  • O registro mais novo costuma ser o que um formulário ou uma importação acabou de criar, então tem o status padrão, como "New."
  • O registro atualizado por último pode ter sido alterado por uma integração que nem mudou o status.

Status é uma fase. O que importa é até onde a pessoa avançou, ou qual status a sua equipe usa para agir.

Classifique os seus status

A correção é um ranking: uma lista ordenada em que o status mais alto sempre vence.

Um ranking típico para um campo de status de lead:

Ranking Estado Por que ele vence as opções abaixo
1 Customer Eles já compraram. Todo o resto está desatualizado
2 Opportunity / Em negociação Um negócio está aberto
3 Qualificado Um representante confirmou o interesse
4 Contatado Alguém entrou em contato
5 Novo O valor padrão que a maioria das ferramentas define
6 Não qualificado / Desqualificado Só vale se nada mais se aplicar

O seu ranking depende de como a sua equipe trabalha. Algumas equipes põem "Não contatar" no topo, porque um pedido para parar o contato nunca deve se perder em uma mesclagem. Outras classificam "Desqualificado" acima de "Novo", para que um lead descartado não reapareça como se fosse novo.

Confira o ranking com pares reais

Antes de mesclar em massa, escolha dez ou vinte pares reais de duplicados com status diferentes. Para cada um, diga qual status deve vencer e confira se o ranking escolhe o mesmo. Onde não escolher, ajuste a ordem.

Surpresas comuns:

  • Um status que a sua equipe parou de usar, mas que ainda está nos registros antigos.
  • Status escritos de forma um pouco diferente por ferramentas distintas ("Cliente" e "cliente").
  • Um status que significa coisas diferentes para vendas e marketing.

Pôr vendas, marketing e suporte de acordo sobre duplicados explica como resolver essas diferenças antes de uma limpeza.

Outros campos que precisam do mesmo tratamento

O status não é o único campo em que um ranking vence "o mais antigo" ou "o mais novo". A mesma abordagem funciona para:

  • Fase do ciclo de vida, em que alguns CRMs já mantêm a fase mais avançada na mesclagem.
  • Origem do lead, em que você pode querer que a primeira fonte vença, e não a última.
  • Responsável, em que o representante ativo deve prevalecer sobre um ex-funcionário.
  • Prioridade ou nível, em que o mais alto deve vencer.

Como ordenar os status na Dedupely

Na Dedupely, as Merge Rules permitem definir regras por campo para qualquer campo sincronizado. As Custom Win Rules usam operadores como "is equal to" com os valores de status que você escolher, e as Win Rules são verificadas de cima para baixo, então a ordem delas é o seu ranking. As Lose Rules são verificadas primeiro, então você pode impedir que um valor como "New" vença, a menos que nenhum outro status exista.

Você pode ver uma prévia do resultado da mesclagem antes de mesclar, então pode testar o ranking com pares reais primeiro.

Defina qual status vence nas suas mesclagens

Decida uma vez, mescle de forma consistente

Quando duplicados divergem no status, a idade é um desempate ruim. Uma lista ordenada de status, com o mais importante no topo, faz o status certo vencer sempre.

Escreva o ranking, teste-o com pares reais e coloque os status de proteção, como "Não contatar", no topo. Assim, toda mesclagem mantém o status que a sua equipe escolheria à mão.

Perguntas frequentes

Qual status de lead deve vencer ao mesclar duplicados?

O que estiver mais adiantado ou for mais importante para a sua equipe, geralmente Customer, depois oportunidade aberta, depois qualificado. Classifique os seus status e deixe o mais alto vencer.

Por que não manter apenas o status do registro mais novo?

O registro mais novo costuma ser criado por um formulário ou uma importação com um status padrão, como "New". Mantê-lo pode fazer um cliente voltar a ser lead.

E os status "Não contatar" ou de descadastro?

Coloque-os no topo do seu ranking. Um pedido para parar o contato deve sobreviver a todas as mesclagens.

A mesma abordagem funciona para a fase do ciclo de vida?

Sim. Classifique as fases para que a mais avançada vença. Alguns CRMs já fazem isso na própria mesclagem, mas confira antes de confiar nisso.

Como testo um ranking de status?

Pegue dez ou vinte pares reais de duplicados com status diferentes, decida qual deve vencer e confira se o ranking concorda. Ajuste a ordem onde não concordar.