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TL;DR

  • Los duplicados suelen discrepar en el estado: uno dice Cliente, el otro dice Nuevo lead.
  • Conservar el valor del registro más antiguo o más reciente puede elegir el equivocado.
  • Ordena tus estados para que gane el más avanzado o el más importante.
  • Escribe el ranking y compruébalo con unos cuantos pares reales antes de fusionar en masa.
  • En Dedupely, las Win Rules se aplican de arriba abajo, así que su orden decide qué estado gana.

Dos registros de la misma persona, y no coinciden. Uno dice que la persona es cliente. El otro, creado la semana pasada por un formulario, dice que es un lead nuevo. Al fusionarlos, el registro solo puede conservar un estado.

Si la fusión conserva lo que dice el registro más antiguo, o el más reciente, a veces acertará y a veces no. Un cliente marcado como lead nuevo recibe correos de prospección. Un lead descalificado marcado como abierto vuelve a la cola de un comercial.

Este artículo explica cómo decidir qué estado gana y cómo hacer que esa decisión sea la misma en cada fusión.

Por qué «más antiguo» o «más reciente» no bastan

La mayoría de las fusiones eligen un registro como principal y conservan sus valores. Eso funciona en muchos campos, pero el estado no depende de la antigüedad.

  • El registro más antiguo puede tener más historial, pero su estado puede estar desactualizado.
  • El registro más reciente suele ser el que acaba de crear un formulario o una importación, así que tiene el estado por defecto, como «Nuevo».
  • El registro actualizado más reciente puede haber sido tocado por una integración que ni siquiera cambió el estado.

El estado es una fase. Lo que importa es hasta dónde ha llegado la persona, o qué estado usa tu equipo para actuar.

Ordena tus estados

La solución es un ranking: una lista ordenada en la que el estado más alto siempre gana.

Un orden típico para un campo de estado de lead:

Orden Estado Por qué gana frente a los de abajo
1 Customer Ya han comprado. Lo demás está desactualizado
2 Oportunidad / En negociación Un negocio está abierto
3 Cualificado Un comercial confirmó el interés
4 Contactado Alguien se puso en contacto
5 Nuevo El valor por defecto que establecen la mayoría de las herramientas
6 No cualificado / Descalificado Solo gana si nada más aplica

Tu ranking depende de cómo trabaja tu equipo. Algunos equipos ponen «No contactar» arriba, porque una petición de dejar de recibir contacto nunca debe perderse en una fusión. Otros ponen «Descalificado» por encima de «Nuevo», para que un lead descartado no reaparezca como nuevo.

Comprueba el ranking con pares reales

Antes de fusionar en masa, saca entre diez y veinte pares de duplicados reales con estados distintos. En cada uno, di qué estado debe ganar y comprueba que el ranking elige el mismo. Donde no lo haga, ajusta el orden.

Sorpresas habituales:

  • Un estado que tu equipo ya no usa y que sigue en registros antiguos.
  • Estados escritos de forma ligeramente distinta por herramientas diferentes («Cliente» y «cliente»).
  • Un estado que significa cosas distintas para ventas y marketing.

Poner de acuerdo a ventas, marketing y soporte sobre duplicados explica cómo resolver esas diferencias antes de una limpieza.

Otros campos que necesitan el mismo tratamiento

El estado no es el único campo en el que un ranking gana a «el más antiguo» o «el más reciente». El mismo enfoque sirve para:

  • Etapa del ciclo de vida, donde algunos CRM ya conservan la fase más avanzada al fusionar.
  • Origen del lead, donde puede que quieras que gane la primera fuente, y no la última.
  • Propietario, donde el comercial activo debe ganar a un antiguo empleado.
  • Prioridad o nivel, donde debe ganar el más alto.

Cómo ordenar los estados en Dedupely

En Dedupely, las Merge Rules permiten definir reglas por campo para cualquier campo sincronizado. Las Custom Win Rules usan operadores como «es igual a» con los valores de estado que elijas, y las Win Rules se comprueban de arriba abajo, así que su orden es tu ranking. Las Lose Rules se comprueban primero, así que puedes impedir que un valor como «Nuevo» gane, salvo que no exista ningún otro estado.

Puedes previsualizar el resultado de la fusión antes de fusionar, así que primero puedes probar el orden con pares reales.

Define qué estado gana en tus fusiones

Decide una vez, fusiona de forma coherente

Cuando los duplicados no coinciden en el estado, la antigüedad es un mal criterio de desempate. Una lista ordenada de estados, con el más importante arriba, hace que siempre gane el estado correcto.

Escribe el ranking, pruébalo con pares reales y pon arriba los estados de protección, como «No contactar». Así, cada fusión conserva el estado que tu equipo habría elegido a mano.

Preguntas frecuentes

¿Qué estado de lead debe ganar al fusionar duplicados?

El más avanzado o el más importante para tu equipo, normalmente Cliente, después negocio abierto y después cualificado. Ordena tus estados y deja que gane el más alto.

¿Por qué no basta con conservar el estado del registro más reciente?

El registro más reciente suele crearlo un formulario o una importación con un estado por defecto como «Nuevo». Conservarlo puede convertir a un cliente otra vez en un lead.

¿Y los estados «No contactar» o de baja?

Ponlos arriba de tu ranking. Una petición de no contactar debe sobrevivir a cada fusión.

¿Sirve el mismo enfoque para la fase del ciclo de vida?

Sí. Ordena las fases para que gane la más avanzada. Algunos CRM ya lo hacen en su propia fusión, pero compruébalo antes de confiar en ello.

¿Cómo pruebo un ranking de estados?

Toma entre diez y veinte pares de duplicados reales con estados distintos, decide cuál debe ganar y comprueba que el orden coincide. Ajusta el orden donde no lo haga.