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Résumé

  • Les couples, les familles et les petits bureaux partagent souvent une même adresse e-mail.
  • Une correspondance sur l'e-mail associe alors deux vraies personnes, et une fusion les combine.
  • Un prénom différent sur le même e-mail est le principal signe d'un foyer.
  • Ajoutez le prénom aux recherches sur l'e-mail, et rejetez les paires de foyers que vous trouvez.
  • Le guide de correspondance de Dedupely traite des membres d'une famille : ajoutez First Name ou Email à la recherche.

L'e-mail est le champ auquel les équipes font le plus confiance pour les rapprochements. Deux fiches avec le même e-mail désignent presque toujours la même personne. Presque.

Des couples partagent une boîte de réception. Des parents s'inscrivent à des services avec une seule adresse familiale. Un petit commerçant et son conjoint utilisent la même adresse pour tout. Quand deux personnes partagent une adresse, un rapprochement par e-mail les associe, et une fusion transforme deux clients en un seul.

Cet article explique comment repérer les e-mails partagés, comment séparer les membres d'un même foyer et quand un e-mail partagé désigne bien une seule personne.

Où apparaissent les e-mails partagés

Les adresses partagées sont les plus fréquentes dans les CRM qui gèrent des personnes et non des entreprises :

  • Entreprises grand public. Des couples qui achètent ensemble un logement, une voiture ou une assurance.
  • Écoles et organismes de formation. Des parents qui inscrivent plusieurs enfants avec une seule adresse.
  • Associations à but non lucratif. Donateurs qui donnent en tant que foyer.
  • Santé et services. Des membres d'une famille qui prennent rendez-vous les uns pour les autres.
  • Très petites entreprises. Un couple qui tient une boutique depuis une seule boîte de réception.

Dans les CRM B2B, le même problème apparaît avec les boîtes partagées de l'équipe, comme sales@ ou info@, que plusieurs collègues utilisent. Doublons B2B et B2C, et pourquoi la correspondance diffère explique comment le rapprochement change entre les deux.

Comment repérer un foyer

Le signe le plus clair est le même e-mail avec un prénom différent.

Même e-mail, et… Très probablement
Même prénom et même nom de famille Une personne
Même prénom, nom de famille différent Une personne qui a changé de nom, ou une faute de frappe
Prénoms différents, même nom de famille Un foyer : deux personnes
Prénoms et noms de famille différents Deux personnes partageant une boîte de réception, ou une adresse de substitution

Autres signes : dates de naissance différentes, numéros de téléphone différents, ou deux historiques d'achat distincts, chacun cohérent en soi.

Comment séparer les membres d'un même foyer

  • Ajoutez le prénom aux recherches sur l'e-mail. Exiger que l'e-mail et le prénom concordent tous deux empêche deux membres d'une même famille de se rapprocher.
  • Vérifiez les paires à même e-mail et noms différents. Lancez-les dans une recherche séparée que vous vérifiez à la main, plutôt que de les écarter complètement. Certaines sont de vrais doublons avec une faute de frappe ou un surnom.
  • Rejetez les foyers confirmés. Marquez la paire comme non-doublon, pour qu'elle ne revienne pas lors du prochain nettoyage.
  • Pensez à un champ foyer. Certaines équipes relient les membres d'une famille par une fiche de foyer ou de compte, si bien que le lien est visible et que personne ne tente de les fusionner.

Quand un e-mail partagé désigne bien une seule personne

Toutes les paires qui ont le même e-mail et des noms différents ne sont pas des foyers. Un surnom (« Bill » et « William »), une faute de frappe ou un changement de nom produisent tous le même e-mail avec un nom légèrement différent. Ce sont des doublons.

Vérifiez le reste de la fiche. Si le téléphone, l'adresse et l'activité correspondent à une seule personne, fusionnez-les. Si chaque fiche a ses propres achats, contrats ou rendez-vous qui se tiennent séparément, il s'agit de deux personnes.

Comment séparer les foyers dans Dedupely

Dans Dedupely, chaque champ d'une recherche reçoit sa propre option de correspondance : vous pouvez donc rapprocher sur l'e-mail et exiger que le prénom corresponde aussi. Les champs prénom peuvent reconnaître les surnoms, si bien que « Bill » et « William » se rapprochent, alors que deux membres différents d'une même famille ne se rapprochent pas. Le guide de Dedupely sur l'évitement des fausses correspondances traite des membres d'une famille, avec le même conseil : ajoutez First Name ou Email à la recherche.

Les paires que vous confirmez comme deux personnes peuvent être rejetées, et elles restent hors des recherches futures.

Vérifiez vos contacts à adresse partagée

Une adresse e-mail ne désigne pas toujours une seule personne

L'e-mail reste le meilleur champ pour rapprocher la plupart des contacts. Dans les CRM grand public, en revanche, une boîte partagée est assez courante pour qu'une recherche sur l'e-mail seul fusionne de vraies personnes.

Ajoutez le prénom comme seconde condition, vérifiez les paires dont les noms diffèrent et rejetez les foyers que vous confirmez. Ainsi, l'historique de chaque membre de la famille reste sur sa propre fiche.

Questions fréquentes

Deux contacts ayant le même e-mail sont-ils toujours des doublons ?

Non. Les couples, les familles et les petits bureaux partagent souvent une adresse e-mail. Si les prénoms diffèrent, vérifiez s'il s'agit de deux personnes avant la fusion.

Comment empêcher la fusion des membres d'une même famille ?

Rapprochez sur l'e-mail et le prénom, pour que deux personnes aux prénoms différents ne se rapprochent pas. Vérifiez à la main les paires à même e-mail et noms différents, et rejetez les foyers.

Et si les noms ne diffèrent que légèrement ?

Un surnom, une faute de frappe ou un changement de nom peuvent l'expliquer. Utilisez la correspondance par surnom sur le prénom, et vérifiez le téléphone et l'adresse avant de décider.

Les e-mails partagés existent-ils dans les CRM B2B ?

Oui, comme les boîtes partagées de l'équipe, par exemple sales@ ou info@. Plusieurs collègues peuvent utiliser une même adresse, donc la même prudence s'applique.

Faut-il créer une fiche par foyer ?

Certaines équipes le font, avec une fiche de foyer ou de compte qui relie chaque personne. Quel que soit votre choix, gardez l'historique propre à chaque personne sur sa propre fiche de contact.