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TL;DR

  • Casais, famílias e escritórios pequenos costumam compartilhar um único endereço de email.
  • Uma correspondência por email então junta duas pessoas reais, e a mesclagem as combina.
  • Um primeiro nome diferente no mesmo email é o principal sinal de um domicílio.
  • Adicione o primeiro nome às pesquisas por email e rejeite os pares de domicílio que encontrar.
  • A orientação de correspondência da Dedupely trata de familiares: adicione First Name ou Email à pesquisa.

O email é o campo em que a maioria das equipes mais confia para a correspondência. Dois registros com o mesmo email quase sempre são a mesma pessoa. Quase.

Casais dividem uma caixa de entrada. Pais se cadastram em coisas com um único endereço da família. Um pequeno empresário e o parceiro usam o mesmo email para tudo. Quando duas pessoas compartilham um email, a correspondência por email as junta, e a mesclagem transforma dois clientes em um.

Este post explica como identificar emails compartilhados, como manter os membros de uma família separados e quando um email compartilhado realmente é uma pessoa só.

Onde aparecem os emails compartilhados

Emails compartilhados são mais comuns em CRMs que lidam com pessoas, não com empresas:

  • Empresas de consumo. Casais que compram juntos uma casa, um carro ou um seguro.
  • Escolas e prestadores de treinamento. Pais que cadastram vários filhos com um só endereço.
  • Organizações sem fins lucrativos. Doadores que contribuem como domicílio.
  • Saúde e serviços. Familiares marcando consultas uns para os outros.
  • Negócios muito pequenos. Um casal que administra uma loja com uma caixa de entrada só.

Em CRMs B2B, o mesmo problema aparece como caixas de equipe compartilhadas, como vendas@ ou contato@, usadas por vários colegas. Duplicados B2B vs. B2C e porque é que a correspondência difere explica como a correspondência muda entre os dois.

Como identificar um domicílio

O sinal mais claro é o mesmo email com um primeiro nome diferente.

Mesmo email, e… Muito provavelmente
Mesmo primeiro e último nome Uma pessoa
Mesmo primeiro nome, sobrenome diferente Uma pessoa que mudou de nome, ou um erro de digitação
Primeiro nome diferente, mesmo sobrenome Um domicílio: duas pessoas
Primeiro e último nome diferentes Duas pessoas que compartilham uma caixa de entrada, ou um email de marcador

Outros sinais: datas de nascimento diferentes, telefones diferentes ou dois históricos de compra separados que fazem sentido sozinhos.

Como manter os membros de uma família separados

  • Adicione o primeiro nome às pesquisas por email. Exigir que o email e o primeiro nome casem ao mesmo tempo impede que dois familiares formem par.
  • Revise os pares com o mesmo email e nomes diferentes. Rode-os como uma pesquisa separada que você confere à mão, em vez de deixá-los de fora por completo. Alguns são duplicados reais com um erro de digitação ou um apelido.
  • Rejeite os domicílios confirmados. Marque o par como não duplicado, para que ele não volte na próxima limpeza.
  • Considere um campo de domicílio. Algumas equipes vinculam os familiares por um registro de domicílio ou de conta, então o relacionamento fica visível e ninguém tenta mesclá-los.

Quando um email compartilhado realmente é uma pessoa só

Nem todo par com o mesmo email e nomes diferentes é um domicílio. Um apelido ("Bill" e "William"), um erro de digitação ou uma mudança de nome geram o mesmo email com um nome um pouco diferente. Esses são duplicados.

Confira o resto do registro. Se o telefone, o endereço e a atividade baterem com uma pessoa, mescle. Se cada registro tiver compras, apólices ou consultas próprias que façam sentido separadamente, são duas pessoas.

Como manter domicílios separados na Dedupely

Na Dedupely, cada campo de uma pesquisa tem a sua própria opção de correspondência, então você pode casar pelo email e exigir que o primeiro nome também case. Campos de primeiro nome podem casar apelidos, então "Bill" e "William" ainda formam par, enquanto dois familiares diferentes não. A própria orientação da Dedupely sobre como evitar correspondências falsas trata de familiares, com o mesmo conselho: adicione First Name ou Email à pesquisa.

Os pares que você confirma como duas pessoas podem ser rejeitados, e eles ficam fora das pesquisas futuras.

Verifique os contatos com email compartilhado

Um email nem sempre é uma pessoa só

O email ainda é o melhor campo para a correspondência da maioria dos contatos. Em CRMs de consumo, porém, uma caixa compartilhada é comum o bastante para que uma pesquisa só por email mescle pessoas reais.

Adicione o primeiro nome como segunda condição, revise os pares em que os nomes diferem e rejeite os domicílios que você confirmar. Assim, o histórico de cada membro da família fica no próprio registro.

Perguntas frequentes

Dois contatos com o mesmo email são sempre duplicados?

Não. Casais, famílias e escritórios pequenos costumam dividir um email. Se os primeiros nomes forem diferentes, confira se são duas pessoas antes de mesclar.

Como impedir que familiares sejam mesclados?

Faça a correspondência por email mais primeiro nome, para que duas pessoas com primeiros nomes diferentes não formem par. Revise à mão os pares com o mesmo email e nomes diferentes, e rejeite os domicílios.

E se os nomes diferirem só um pouco?

Um apelido, um erro de digitação ou uma mudança de nome podem explicar isso. Use a correspondência de apelidos no primeiro nome, e confira telefone e endereço antes de decidir.

Emails compartilhados acontecem em CRMs B2B?

Sim, como caixas de equipe compartilhadas, como vendas@ ou contato@. Vários colegas podem usar o mesmo endereço, então vale o mesmo cuidado.

Devo criar um registro por domicílio?

Algumas equipes fazem isso, com um registro de família ou de conta ligando cada pessoa. Seja qual for a escolha, mantenha o histórico de cada pessoa no próprio registro de contato.