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Résumé

  • Un contact qui change de nom de famille finit souvent avec deux fiches, une sous chaque nom.
  • Les recherches fondées sur le nom manquent la paire, car les noms de famille ne concordent pas.
  • L'e-mail, le téléphone et le prénom relient en général l'ancienne fiche et la nouvelle.
  • Gardez le nom et l'e-mail actuels sur la fiche fusionnée, et conservez l'ancien historique.
  • Dans Dedupely, vous pouvez exclure le nom de famille d'une recherche et rapprocher sur l'e-mail ou le téléphone à la place.

Les personnes changent de nom de famille pour de nombreuses raisons : mariage, divorce, décision familiale ou préférence. Leur fiche CRM ne suit pas toujours. Un nouveau remplissage de formulaire ou une nouvelle saisie par un commercial crée un second contact sous le nouveau nom, et l'ancien reste en place.

Comme les noms de famille diffèrent, toute recherche qui compare les noms les traite comme deux personnes. Cet article explique comment relier les deux fiches et ce qu'il faut conserver lors de la fusion.

Pourquoi les changements de nom de famille créent des doublons

Le changement atteint en général le CRM de l'une de ces trois façons :

  • Un nouveau remplissage de formulaire. La personne s'inscrit à nouveau sous son nouveau nom, souvent avec le même e-mail. Si le formulaire met à jour la fiche par e-mail, pas de doublon. Sinon, une seconde fiche.
  • Une nouvelle adresse e-mail. Une adresse personnelle mise à jour avec le nouveau nom, ou une adresse professionnelle réémise, crée une nouvelle fiche qui ne partage que le prénom et le téléphone.
  • La saisie manuelle d'un commercial. Un commercial revoit la personne et l'ajoute sous son nouveau nom.

L'ancienne fiche conserve l'historique : e-mails, appels, deals. La nouvelle contient les coordonnées actuelles. Aucune des deux n'est complète.

Comment les trouver

Le nom de famille est le champ qui a changé : excluez-le de la comparaison. Rapprochez sur ce qui est resté identique.

Ce qui est resté identique Rapprocher sur
E-mail E-mail, avec le prénom comme contrôle
Téléphone Téléphone plus prénom
Entreprise et prénom Prénom plus entreprise, vérifiés à la main
Seulement le prénom Pas assez pour rapprocher

Si l'e-mail a aussi changé, le téléphone est en général le lien le plus solide qui reste. Le prénom plus l'entreprise trouve davantage de paires, mais dans une grande entreprise il peut aussi associer deux personnes qui ont le même prénom. Vérifiez donc ces paires à la main.

Ce qu'il faut conserver lors d'une fusion

Lorsque les fiches désignent la même personne, la fiche fusionnée doit refléter qui elle est aujourd'hui et conserver tout ce qui s'est passé avant.

  • Nom : le nom de famille actuel, tiré de la fiche la plus récente.
  • E-mail : l'adresse actuelle. Si elles diffèrent, gardez aussi l'ancienne dans un champ e-mail supplémentaire si votre CRM en a un, pour que les réponses aux anciens fils de discussion restent reliées.
  • Historique : toute l'activité des deux fiches. La plupart des CRM déplacent l'activité vers la fiche survivante lors d'une fusion.
  • Propriétaire : le commercial qui travaille le contact actuellement.

Assurez-vous que le nouveau nom l'emporte. Si votre fusion conserve par défaut les valeurs de la fiche la plus ancienne, l'ancien nom de famille peut écraser le nouveau.

Respectez le changement

Un changement de nom est personnel. Une fois les fiches fusionnées, assurez-vous que l'ancien nom ne revienne pas par une synchro ou une ancienne liste. Si un outil marketing garde l'ancien nom, mettez-le aussi à jour là-bas, pour que les e-mails portent le nom que la personne utilise désormais.

Comment retrouver les contacts renommés dans Dedupely

Dans Dedupely, chaque champ d'une recherche reçoit sa propre option de correspondance, et vous pouvez régler le nom de famille sur None pour qu'il soit exclu de la comparaison. Rapprocher sur l'e-mail ou le téléphone plus le prénom retrouve alors l'ancienne et la nouvelle fiche. Les Merge Rules décident quelles valeurs l'emportent, vous pouvez donc vous assurer que le nouveau nom de famille est conservé, et les champs à valeurs multiples peuvent garder les deux adresses e-mail là où votre CRM les stocke.

Les activités et les associations passent sur la fiche survivante, si bien que l'historique ancien reste attaché à la personne.

Trouver les contacts séparés par un changement de nom

Rapprochez sur ce qui n'a pas changé

Lorsqu'un contact change de nom de famille, toute correspondance fondée sur le nom manquera la paire. Rapprochez plutôt sur l'e-mail, le téléphone, ou le prénom plus l'entreprise, et vérifiez les correspondances plus faibles à la main.

Conservez ensuite le nom actuel et tout l'historique sur une seule fiche, pour que la prochaine personne qui la consulte trouve le bon nom et tout ce qui précède.

Questions fréquentes

Comment retrouver un contact qui a changé de nom de famille ?

Retirez le nom de famille de la recherche et rapprochez sur l'e-mail ou le téléphone, avec le prénom comme contrôle. Si l'e-mail et le téléphone ont tous deux changé, essayez prénom plus entreprise et vérifiez les résultats à la main.

Quel nom de famille la fiche fusionnée doit-elle conserver ?

L'actuel, pris dans la fiche la plus récente. Vérifiez vos réglages de fusion, car conserver par défaut les valeurs de la fiche la plus ancienne ferait revenir l'ancien nom.

Faut-il garder l'ancienne adresse e-mail ?

Si votre CRM a un champ e-mail supplémentaire, conservez-y l'adresse. Les réponses aux anciens fils de discussion et les anciennes listes restent ainsi reliées à la bonne personne.

Les e-mails et les deals de l'ancienne fiche seront-ils conservés ?

Dans la plupart des CRM, une fusion déplace l'activité et les fiches associées vers la fiche survivante. Vérifiez le comportement de fusion de votre CRM pour les objets qu'il ne déplace pas.

Un changement de nom est-il un doublon ou un nouveau contact ?

Il s'agit de la même personne, donc c'est un doublon. La différence, c'est que le nom et les coordonnées de la fiche la plus récente doivent l'emporter.