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TL;DR

  • Ein Kontakt, der seinen Nachnamen ändert, landet oft mit zwei Datensätzen, einer unter jedem Namen.
  • Namensbasierte Suchen übersehen das Paar, weil die Nachnamen nicht übereinstimmen.
  • E-Mail, Telefon und Vorname verbinden meist den alten und den neuen Datensatz.
  • Behalten Sie im zusammengeführten Datensatz den aktuellen Namen und die E-Mail, und die alte Historie bleibt erhalten.
  • In Dedupely können Sie den Nachnamen aus einer Suche weglassen und stattdessen über E-Mail oder Telefon abgleichen.

Menschen ändern ihren Nachnamen aus vielen Gründen: Heirat, Scheidung, eine Familienentscheidung oder eine Vorliebe. Ihr CRM-Datensatz zieht nicht immer mit. Ein neues Formular oder ein neuer Eintrag eines Vertriebsmitarbeitenden legt einen zweiten Kontakt unter dem neuen Namen an, und der alte bleibt, wo er war.

Weil sich die Nachnamen unterscheiden, behandelt jede Suche, die Namen vergleicht, sie als zwei Personen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die beiden Datensätze verbinden und was Sie beim Zusammenführen behalten.

Warum Nachnamensänderungen Duplikate erzeugen

Die Änderung erreicht das CRM meist auf einem von drei Wegen:

  • Ein neues Ausfüllen eines Formulars. Die Person meldet sich unter ihrem neuen Namen erneut an, oft mit derselben E-Mail. Aktualisiert das Formular über die E-Mail, entsteht kein Duplikat. Tut es das nicht, entsteht ein zweiter Datensatz.
  • Eine neue E-Mail-Adresse. Eine private E-Mail, die auf den neuen Namen aktualisiert wurde, oder eine neu ausgestellte geschäftliche E-Mail erzeugt einen neuen Datensatz, der außer dem Vornamen und der Telefonnummer nichts gemeinsam hat.
  • Die manuelle Eingabe eines Vertriebsmitarbeitenden. Ein Vertriebsmitarbeitender trifft die Person erneut und legt sie unter dem neuen Namen an.

Der alte Datensatz enthält noch die Historie: E-Mails, Anrufe, Deals. Der neue enthält die aktuellen Angaben. Keiner ist vollständig.

So finden Sie sie

Das Nachname ist das Feld, das sich geändert hat, also lassen Sie es aus dem Vergleich. Gleichen Sie über das ab, was gleich geblieben ist.

Was gleich geblieben ist Abgleichen über
E-Mail E-Mail, mit Vorname als Prüfung
Telefon Telefon plus Vorname
Firma und Vorname Vorname plus Firma, von Hand geprüft
Nur der Vorname Nicht genug zum Abgleichen

Hat sich auch die E-Mail geändert, ist das Telefon meist die stärkste verbleibende Verbindung. Vorname plus Firma findet mehr Paare, kann in einem großen Unternehmen aber auch zwei Personen mit demselben Vornamen paaren, daher prüfen Sie diese von Hand.

Was beim Zusammenführen behalten werden sollte

Wenn die Datensätze dieselbe Person betreffen, sollte der zusammengeführte Datensatz widerspiegeln, wer sie heute ist, und alles Vorherige behalten.

  • Name: der aktuelle Nachname aus dem neueren Datensatz.
  • E-Mail: die aktuelle E-Mail. Sind sie verschieden, behalten Sie die alte zusätzlich in einem weiteren E-Mail-Feld, falls Ihr CRM eines hat, damit Antworten auf alte Unterhaltungen weiterhin verbunden sind.
  • Historie: gesamte Aktivität aus beiden Datensätzen. Merges in den meisten CRMs verschieben Aktivitäten in den überlebenden Datensatz.
  • Zuständig: der Vertriebsmitarbeitende, der den Kontakt jetzt betreut.

Stellen Sie sicher, dass der neuere Name gewinnt. Behält Ihr Merge standardmäßig Werte des ältesten Datensatzes, könnte der alte Nachname den neuen überschreiben.

Respektieren Sie die Änderung

Eine Namensänderung ist persönlich. Sobald Sie die Datensätze zusammengeführt haben, stellen Sie sicher, dass der alte Name nicht über eine Synchronisation oder eine alte Liste zurückkommt. Hat ein Marketing-Tool noch den alten Namen, aktualisieren Sie ihn dort ebenfalls, damit E-Mails mit dem Namen versandt werden, den die Person jetzt nutzt.

So finden Sie umbenannte Kontakte in Dedupely

In Dedupely bekommt jedes Feld einer Suche eine eigene Abgleichoption, und Sie können den Nachnamen auf None setzen, damit er aus dem Vergleich ausgeschlossen wird. Ein Abgleich über E-Mail oder Telefon plus Vorname findet dann den alten und den neuen Datensatz. Merge Rules entscheiden, welche Werte gewinnen, sodass der neuere Nachname erhalten bleibt, und Mehrwertfelder können beide E-Mail-Adressen behalten, wo Ihr CRM sie führt.

Aktivitäten und Zuordnungen wandern zum behaltenen Datensatz, sodass die alte Historie bei der Person bleibt.

Kontakte finden, die durch eine Namensänderung getrennt wurden

Gleichen Sie über das ab, was sich nicht geändert hat

Ändert ein Kontakt seinen Nachnamen, verfehlt jeder namensbasierte Abgleich das Paar. Gleichen Sie stattdessen über E-Mail, Telefon oder Vorname plus Firma ab und prüfen Sie die schwächeren Treffer von Hand.

Behalten Sie dann den aktuellen Namen und die vollständige Historie in einem Datensatz, damit die nächste Person, die nachschlägt, den richtigen Namen und alles Vorherige findet.

Häufige Fragen

Wie finde ich einen Kontakt, der seinen Nachnamen geändert hat?

Lassen Sie den Nachnamen aus der Suche weg und gleichen Sie über E-Mail oder Telefon ab, mit dem Vornamen als Prüfung. Haben sich E-Mail und Telefon beide geändert, probieren Sie Vorname plus Firma und prüfen die Ergebnisse von Hand.

Welchen Nachnamen soll der zusammengeführte Datensatz behalten?

Der aktuelle, aus dem neueren Datensatz. Prüfen Sie Ihre Merge-Einstellungen, denn wenn die Werte des ältesten Datensatzes standardmäßig behalten werden, käme der alte Name zurück.

Soll ich die alte E-Mail-Adresse behalten?

Hat Ihr CRM ein zusätzliches E-Mail-Feld, lassen Sie die Adresse dort. Antworten auf alte Unterhaltungen und ältere Listen finden so weiterhin die richtige Person.

Bleiben die E-Mails und Deals des alten Datensatzes erhalten?

In den meisten CRMs verschiebt ein Merge Aktivitäten und verknüpfte Datensätze in den überlebenden Datensatz. Prüfen Sie das Merge-Verhalten Ihres CRMs bei Objekten, die es nicht verschiebt.

Ist eine Namensänderung ein Duplikat oder ein neuer Kontakt?

Es ist dieselbe Person, also ein Duplikat. Der Unterschied ist, dass der Name und die Kontaktdaten des neueren Datensatzes gewinnen sollten.