Dedupely Intelligence
TL;DR
- Un contacto que cambia de apellido suele acabar con dos registros, uno con cada nombre.
- Las búsquedas por nombre dejan pasar el par, porque los apellidos no coinciden.
- El correo, el teléfono y el nombre de pila suelen conectar el registro antiguo con el nuevo.
- Conserva el nombre y el correo actuales en el registro fusionado, y conserva el historial antiguo.
- En Dedupely puedes dejar el apellido fuera de una búsqueda y emparejar por correo o teléfono en su lugar.
Las personas cambian de apellido por muchas razones: matrimonio, divorcio, una decisión familiar o una preferencia. Su registro del CRM no siempre lo sigue. Un nuevo formulario o un alta nueva de un comercial crea un segundo contacto con el nuevo nombre, y el antiguo se queda donde estaba.
Como los apellidos son distintos, cualquier búsqueda que compare nombres trata a los dos como personas distintas. Este artículo explica cómo conectar los dos registros y qué conservar al fusionarlos.
Por qué los cambios de apellido crean duplicados
El cambio suele llegar al CRM de una de tres formas:
- Un nuevo formulario rellenado. La persona vuelve a registrarse con su nombre nuevo, a menudo con el mismo correo. Si el formulario actualiza por correo, no hay duplicado. Si no, aparece un segundo registro.
- Una dirección de correo nueva. Un correo personal actualizado al nombre nuevo, o un correo de trabajo reemitido, crea un registro nuevo que solo comparte el nombre de pila y el teléfono.
- La entrada manual de un comercial. Un comercial vuelve a encontrarse con la persona y la añade con el nombre nuevo.
El registro antiguo conserva el historial: correos, llamadas, negocios. El nuevo tiene los datos actuales. Ninguno está completo.
Cómo encontrarlos
El apellido es el campo que ha cambiado, así que déjalo fuera de la comparación. Empareja por lo que se ha mantenido igual.
| Lo que se mantuvo igual | Emparejar por |
|---|---|
| Correo, con el nombre de pila como comprobación | |
| Teléfono | Teléfono más nombre de pila |
| Empresa y nombre de pila | Nombre de pila más empresa, revisado a mano |
| Solo el nombre de pila | No basta para emparejar |
Si el correo también cambió, el teléfono suele ser el vínculo más fuerte que queda. Nombre de pila más empresa encuentra más pares, pero en una empresa grande también puede emparejar a dos personas con el mismo nombre de pila, así que revísalos a mano.
Qué conservar al fusionar
Cuando los registros son de la misma persona, el registro fusionado debe reflejar quién es ahora y conservar todo lo ocurrido antes.
- Nombre: el apellido actual, del registro más reciente.
- Email: el correo actual. Si son distintos, conserva también el antiguo en un campo de correo adicional si tu CRM lo tiene, para que las respuestas a hilos antiguos sigan conectando.
- Historial: toda la actividad de ambos registros. En la mayoría de los CRM, las fusiones trasladan la actividad al registro superviviente.
- Propietario: el comercial que trabaja el contacto ahora.
Asegúrate de que gane el nombre más reciente. Si tu fusión conserva por defecto los valores del registro más antiguo, el apellido antiguo podría sobrescribir el nuevo.
Respeta el cambio
Un cambio de nombre es algo personal. Una vez fusionados los registros, asegúrate de que el nombre antiguo no vuelva a aparecer por una sincronización o una lista antigua. Si una herramienta de marketing sigue con el nombre antiguo, actualízalo también allí, para que los correos salgan con el nombre que la persona usa ahora.
Cómo encontrar contactos renombrados en Dedupely
En Dedupely, cada campo de una búsqueda tiene su propia opción de coincidencia, y puedes poner el apellido en None para dejarlo fuera de la comparación. Emparejar por correo o teléfono más nombre de pila encuentra entonces el registro antiguo y el nuevo. Las Merge Rules deciden qué valores ganan, así que puedes asegurarte de conservar el apellido más reciente, y los campos de varios valores pueden conservar ambas direcciones de correo cuando tu CRM las tenga.
Las actividades y las asociaciones pasan al registro superviviente, así que el historial antiguo se queda con la persona.
Empareja por lo que no cambió
Cuando un contacto cambia de apellido, cualquier coincidencia basada en el nombre dejará pasar el par. Empareja por correo, teléfono o nombre de pila más empresa, y revisa a mano las coincidencias más débiles.
Después, conserva el nombre actual y el historial completo en un solo registro, para que la próxima persona que lo busque encuentre el nombre correcto y todo lo anterior.
Preguntas frecuentes
¿Cómo encuentro a un contacto que cambió de apellido?
Deja el apellido fuera de la búsqueda y empareja por correo o teléfono, con el nombre de pila como comprobación. Si han cambiado el correo y el teléfono, prueba con nombre de pila más empresa y revisa los resultados a mano.
¿Qué apellido debe conservar el registro fusionado?
El actual, del registro más reciente. Revisa tu configuración de fusión, porque conservar por defecto los valores del registro más antiguo devolvería el nombre antiguo.
¿Debo conservar la dirección de correo antigua?
Si tu CRM tiene un campo de correo adicional, guárdalo ahí. Las respuestas a hilos antiguos y las listas más viejas seguirán conectando con la persona correcta.
¿Se conservarán los correos y los negocios del registro antiguo?
En la mayoría de los CRM, una fusión traslada la actividad y los registros asociados al registro superviviente. Comprueba el comportamiento de fusión de tu CRM con los objetos que no traslada.
¿Un cambio de nombre es un duplicado o un contacto nuevo?
Es la misma persona, así que es un duplicado. La diferencia es que deben ganar el nombre y los datos de contacto del registro más reciente.
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