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TL;DR

  • Un contatto che cambia cognome spesso finisce con due record, uno per ogni nome.
  • Le ricerche per nome non trovano la coppia, perché i cognomi non coincidono.
  • Email, telefono e nome di battesimo di solito collegano il vecchio record al nuovo.
  • Tieni il nome e l'email attuali sul record unito, e conserva la vecchia cronologia.
  • In Dedupely, puoi lasciare il cognome fuori da una ricerca e abbinare invece su email o telefono.

Le persone cambiano cognome per molti motivi: matrimonio, divorzio, una decisione di famiglia o una preferenza. Il loro record nel CRM non sempre si adegua. Una nuova compilazione di modulo o un nuovo inserimento di un rappresentante crea un secondo contatto con il nuovo nome, e il vecchio resta dov'era.

Poiché i cognomi sono diversi, qualsiasi ricerca che confronta i nomi li tratta come due persone. Questo articolo spiega come collegare i due record e cosa conservare quando li unisci.

Perché i cambi di cognome creano duplicati

La modifica di solito arriva al CRM in uno di tre modi:

  • Una nuova compilazione di modulo. La persona si registra di nuovo con il nuovo cognome, spesso con la stessa email. Se il modulo aggiorna in base all'email, nessun duplicato. Se no, un secondo record.
  • Un nuovo indirizzo email. Un'email personale aggiornata con il nuovo nome, o una email di lavoro riemessa, crea un nuovo record che condivide solo il nome di battesimo e il telefono.
  • L'inserimento manuale di un rappresentante. Un rappresentante incontra di nuovo la persona e la aggiunge con il nuovo nome.

Il vecchio record conserva ancora la cronologia: email, chiamate, trattative. Il nuovo contiene i dati attuali. Nessuno dei due è completo.

Come trovarli

Il cognome è il campo che è cambiato, quindi escilo dal confronto. Abbina su ciò che è rimasto uguale.

Ciò che è rimasto uguale Abbina su
Email Email, con il nome di battesimo come controllo
Telefono Telefono più nome di battesimo
Azienda e nome di battesimo Nome di battesimo più azienda, verificato a mano
Solo il nome di battesimo Non abbastanza per abbinare

Se è cambiata anche l'email, il telefono è di solito il collegamento più forte rimasto. Nome di battesimo più azienda trova più coppie, ma in una grande azienda può anche abbinare due persone con lo stesso nome di battesimo, quindi verificale a mano.

Cosa conservare quando unisci

Quando i record sono la stessa persona, il record unito deve riflettere chi è adesso e conservare tutto ciò che è successo prima.

  • Nome: il cognome attuale, dal record più recente.
  • Email: l'email attuale. Se sono diverse, conserva anche la vecchia in un campo email aggiuntivo, se il tuo CRM ne ha uno, così le risposte ai vecchi thread continuano a collegarsi.
  • Cronologia: tutta l'attività di entrambi i record. Nella maggior parte dei CRM le unioni spostano l'attività sul record superstite.
  • Proprietario: il rappresentante che sta seguendo il contatto ora.

Assicurati che vinca il nome più recente. Se la tua unione conserva di default i valori del record più vecchio, il vecchio cognome potrebbe sovrascrivere il nuovo.

Rispetta la modifica

Un cambio di nome è una questione personale. Dopo aver unito i record, verifica che il vecchio nome non torni con una sincronizzazione o una vecchia lista. Se uno strumento di marketing ha ancora il vecchio nome, aggiornalo anche lì, così le email escono con il nome che la persona usa adesso.

Come trovare i contatti rinominati in Dedupely

In Dedupely, ogni campo di una ricerca ha la propria opzione di corrispondenza, e puoi impostare il cognome su None per escluderlo dal confronto. Abbinare su email o telefono più nome di battesimo trova poi i record vecchi e nuovi. Le Merge Rules decidono quali valori vincono, così puoi assicurarti che resti il cognome più recente, e i campi a più valori possono conservare entrambe le email dove il tuo CRM le ha.

Attività e associazioni passano al record superstite, così la cronologia precedente resta con la persona.

Trova i contatti separati da un cambio di cognome

Abbina su ciò che non è cambiato

Quando un contatto cambia cognome, qualsiasi abbinamento basato sul nome non troverà la coppia. Abbina invece su email, telefono o nome di battesimo più azienda, e verifica a mano le corrispondenze più deboli.

Poi tieni il cognome attuale e tutta la cronologia in un solo record, così chi lo cercherà in seguito troverà il nome giusto e tutto ciò che c'era prima.

Domande frequenti

Come trovo un contatto che ha cambiato cognome?

Lascia il cognome fuori dalla ricerca e abbina su email o telefono, con il nome di battesimo come controllo. Se sono cambiati sia l'email sia il telefono, prova con nome di battesimo più azienda e verifica i risultati a mano.

Quale cognome deve conservare il record unito?

Quello attuale, dal record più recente. Controlla le impostazioni di unione, perché mantenere di default i valori del record più vecchio riporterebbe il vecchio nome.

Devo conservare il vecchio indirizzo email?

Se il tuo CRM ha un campo email aggiuntivo, tienilo lì. Le risposte ai vecchi thread e le liste più vecchie continueranno così a collegarsi alla persona giusta.

Le email e le trattative del vecchio record verranno conservate?

Nella maggior parte dei CRM, un'unione sposta attività e record associati sul record superstite. Verifica il comportamento di unione del tuo CRM per gli oggetti che non sposta.

Un cambio di nome è un duplicato o un nuovo contatto?

È la stessa persona, quindi è un duplicato. La differenza è che devono vincere il nome e i dati di contatto del record più recente.