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TL;DR

  • Um contato que muda de sobrenome costuma acabar com dois registros, um com cada nome.
  • Pesquisas por nome deixam o par passar, porque os sobrenomes não batem.
  • Email, telefone e primeiro nome costumam ligar o registro antigo ao novo.
  • Mantenha o nome e o email atuais no registro mesclado, e mantenha o histórico antigo.
  • Na Dedupely, você pode deixar o sobrenome de fora de uma pesquisa e fazer a correspondência por email ou telefone.

As pessoas mudam de sobrenome por muitos motivos: casamento, divórcio, uma decisão da família ou uma preferência. O registro delas no CRM nem sempre acompanha. Um novo preenchimento de formulário ou um cadastro novo feito por um representante cria um segundo contato com o nome novo, e o antigo continua onde estava.

Como os sobrenomes são diferentes, qualquer pesquisa que compare nomes trata os dois como pessoas diferentes. Este post explica como ligar os dois registros e o que manter ao mesclá-los.

Por que mudanças de sobrenome criam duplicados

A mudança geralmente chega ao CRM de uma de três formas:

  • Um novo preenchimento de formulário. A pessoa se cadastra de novo com o nome novo, muitas vezes com o mesmo email. Se o formulário atualiza pelo email, não há duplicado. Se não atualiza, surge um segundo registro.
  • Um novo endereço de email. Um email pessoal atualizado com o novo nome, ou um email de trabalho reemitido, cria um registro novo que só compartilha o primeiro nome e o telefone.
  • A entrada manual de um representante. Um representante encontra a pessoa de novo e a cadastra com o nome novo.

O registro antigo ainda guarda o histórico: emails, ligações, negócios. O novo guarda os dados atuais. Nenhum dos dois está completo.

Como encontrá-los

O sobrenome é o campo que mudou, então deixe-o de fora da comparação. Faça a correspondência pelo que permaneceu igual.

O que permaneceu igual Correspondência por
Email Email, com o primeiro nome como verificação
Telefone Telefone mais primeiro nome
Empresa e primeiro nome Primeiro nome mais empresa, revisado à mão
Só o primeiro nome Não é o bastante para casar

Se o email também mudou, o telefone costuma ser o vínculo mais forte que sobra. Um primeiro nome mais a empresa encontra mais pares, mas em uma grande empresa também pode juntar duas pessoas com o mesmo primeiro nome, então revise esses casos à mão.

O que manter ao mesclar

Quando os registros são a mesma pessoa, o registro mesclado deve refletir quem ela é agora e manter tudo o que aconteceu antes.

  • Nome: o sobrenome atual, do registro mais recente.
  • E-mail: o email atual. Se forem diferentes, mantenha também o antigo em um campo de email adicional, se o seu CRM tiver um, para que respostas a conversas antigas continuem ligadas.
  • Histórico: toda a atividade dos dois registros. A maioria dos CRMs move a atividade para o registro sobrevivente nas mesclagens.
  • Responsável: o representante que está trabalhando o contato agora.

Garanta que o nome mais novo vença. Se a sua mesclagem mantém por padrão os valores do registro mais antigo, o sobrenome antigo pode sobrescrever o novo.

Respeite a mudança

Mudança de nome é algo pessoal. Depois de mesclar os registros, confirme que o nome antigo não volta por uma sincronização ou por uma lista antiga. Se uma ferramenta de marketing ainda tiver o nome antigo, atualize-o lá também, para que os emails saiam com o nome que a pessoa usa agora.

Como encontrar contatos renomeados na Dedupely

Na Dedupely, cada campo de uma pesquisa tem a sua própria opção de correspondência, e você pode definir o sobrenome como None para deixá-lo de fora da comparação. Fazer a correspondência por email ou telefone mais o primeiro nome encontra os registros antigo e novo. As Merge Rules decidem quais valores vencem, então você pode garantir que o sobrenome mais novo seja mantido, e campos com vários valores podem manter os dois emails onde o seu CRM os tiver.

Atividades e associações passam para o registro sobrevivente, então o histórico antigo continua com a pessoa.

Encontre contatos separados por uma mudança de nome

Faça a correspondência pelo que não mudou

Quando um contato muda de sobrenome, qualquer correspondência por nome deixa o par passar. Faça a correspondência por email, telefone ou primeiro nome mais empresa, e revise à mão as correspondências mais fracas.

Depois, mantenha o nome atual e o histórico completo em um único registro, para que a próxima pessoa que procurar encontre o nome certo e tudo o que veio antes.

Perguntas frequentes

Como encontro um contato que mudou de sobrenome?

Deixe o sobrenome de fora da pesquisa e faça a correspondência por email ou telefone, com o primeiro nome como verificação. Se o email e o telefone mudaram, tente primeiro nome mais empresa e revise os resultados à mão.

Qual sobrenome o registro mesclado deve manter?

O atual, do registro mais novo. Confira as suas configurações de mesclagem, porque manter por padrão os valores do registro mais antigo traria o nome antigo de volta.

Devo manter o endereço de email antigo?

Se o seu CRM tiver um campo de email adicional, mantenha-o ali. Respostas a conversas antigas e listas mais antigas continuam ligadas à pessoa certa.

Os emails e os negócios do registro antigo serão mantidos?

Na maioria dos CRMs, uma mesclagem move a atividade e os registros associados para o registro sobrevivente. Confira o comportamento de mesclagem do seu CRM para os objetos que ele não move.

Mudança de nome é duplicado ou um contato novo?

É a mesma pessoa, então é um duplicado. A diferença é que o nome e os dados de contato do registro mais novo devem vencer.