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Résumé

  • Quand une nouvelle équipe commence à utiliser le CRM, elle apporte de nouvelles questions et souvent une nouvelle intégration.
  • Ils rencontrent aussi les doublons que l'équipe en place a appris à contourner.
  • Une mauvaise première impression des données peut compromettre l'adoption avant même qu'elle commence.
  • Nettoyez en premier les fiches qu'utilisera la nouvelle équipe, et convenez avec elle de ce qui constitue un doublon.
  • Dedupely vous permet de concentrer un nettoyage sur les enregistrements de la nouvelle équipe, et de leur donner un accès en lecture seule pour examiner les correspondances.

Un CRM démarre souvent avec une seule équipe, généralement les ventes, puis se développe. Le service client prend en charge les renouvellements. Le support connecte sa plateforme d'assistance. La finance veut retrouver les contacts de facturation au même endroit.

L'équipe en place sait quels enregistrements ignorer et quel « Acme » est le bon. La nouvelle équipe, non. Sa première semaine dans le CRM est le moment où elle décide de lui faire confiance ou non. Cet article explique ce qu'il faut nettoyer avant qu'elle ne se connecte.

Pourquoi une nouvelle équipe voit le CRM différemment

Ils ne regardent pas les mêmes fiches. Les commerciaux suivent les opportunités et les leads ouverts. Le service client gère les clients actifs. Le support retrouve celui qui a ouvert un ticket. Les doublons passés inaperçus côté commercial peuvent se retrouver au cœur du travail de la nouvelle équipe.

Ils ajoutent une nouvelle intégration. Un helpdesk, un outil de facturation ou une plateforme d'onboarding se met à créer et à mettre à jour des fiches. S'il ne trouve pas le client existant, il en crée un nouveau.

Ils ignorent les solutions de contournement. "Toujours utiliser la fiche liée à l'affaire" relève du savoir tacite. Sans cela, la nouvelle équipe choisit la mauvaise fiche une fois sur deux.

Par quoi commencer le nettoyage

Ce dont la nouvelle équipe a besoin Nettoyer avant leur démarrage
Clients actuels Entreprises en double, afin que chaque client n'ait qu'une seule fiche
Contacts clients Contacts en double dans ces entreprises, avec le bon propriétaire
Contacts support ou facturation Correspondances entre les fiches du nouvel outil et les contacts existants
Des rapports sur lesquels ils s'appuieront Nombre de clients, renouvellements et revenus par compte

Inutile de nettoyer tout le CRM. Commencez par les fiches que la nouvelle équipe traitera au cours de son premier mois.

Avant la mise en production de l'intégration

Si la nouvelle équipe apporte un outil qui se synchronise avec le CRM, nettoyez d'abord les fiches existantes et vérifiez comment l'outil fait ses correspondances. Beaucoup d'outils ne se basent que sur l'e-mail : un contact avec une autre adresse devient alors une nouvelle fiche. Les helpdesks créent des contacts en double dans votre CRM couvre le cas de support.

Convenez des règles avec eux

La nouvelle équipe peut compter les doublons différemment. Pour le support, deux contacts partageant une adresse de service d'assistance peuvent être acceptables. Pour la finance, un contact de facturation et un contact commercial pour une même personne doivent parfois rester séparés. Définissez ensemble :

  • Ce qui constitue un doublon pour les fiches qu'ils utilisent.
  • Quelles valeurs l'emportent pour les champs qui leur appartiennent, comme le niveau de support ou l'e-mail de facturation.
  • Qui fusionne, et comment la nouvelle équipe signale les doublons qu'elle trouve.

Comment Dedupely aide une nouvelle équipe

Dans Dedupely, les filtres fonctionnent sur tout champ synchronisé : vous pouvez donc cibler une Duplicate Search sur les clients actuels ou sur les fiches créées par une nouvelle intégration. Les Merge Rules peuvent donner aux champs de la nouvelle équipe leur propre règle, par exemple conserver l'e-mail de facturation d'une fiche précise. Vous pouvez inviter la nouvelle équipe avec un rôle adapté, comme Utilisateur en lecture seule pour les personnes qui doivent examiner les correspondances sans fusionner. Les utilisateurs illimités sont inclus, sans frais par utilisateur.

Nettoyez les fiches que votre nouvelle équipe utilisera

La première impression compte

Une nouvelle équipe décide dans ses premières semaines si le CRM mérite sa confiance. Nettoyez d'abord les enregistrements qu'elle utilisera, vérifiez comment son intégration associe les enregistrements, et convenez des règles avec elle avant le déploiement.

Questions fréquentes

Que faut-il nettoyer avant qu'une nouvelle équipe commence à utiliser notre CRM ?

Les enregistrements qu'ils utiliseront en premier, comme les clients actuels et leurs contacts, ainsi que tous les enregistrements avec lesquels leur intégration fera des correspondances.

Pourquoi une nouvelle équipe repère-t-elle des doublons que l'ancienne n'a pas vus ?

Ils travaillent sur d'autres fiches et ne connaissent pas les solutions de contournement de l'équipe pour savoir quelle fiche est la bonne.

Faut-il nettoyer avant ou après avoir connecté leur outil ?

Avant. Nettoyez d'abord les fiches existantes, puis vérifiez la logique de correspondance du nouvel outil, pour qu'il ne crée pas de nouveaux doublons dès le premier jour.

La nouvelle équipe doit-elle s'accorder sur ce qui constitue un doublon ?

Oui. Le support et la finance peuvent avoir des cas où des enregistrements similaires doivent rester séparés.

La nouvelle équipe peut-elle examiner les correspondances sans fusionner ?

Oui, avec un rôle en lecture seule. Ils peuvent signaler ou examiner les doublons pendant qu'une personne ou une règle effectue les fusions.