Dedupely Intelligence
TL;DR
- Cuando un equipo nuevo empieza a usar el CRM, trae nuevas preguntas y, a menudo, una integración nueva.
- También se encuentran duplicados que el equipo actual aprendió a sortear.
- Una mala primera impresión de los datos puede frenar la adopción antes de empezar.
- Limpie primero los registros que usará el nuevo equipo y acuerde con ese equipo qué se considera duplicado.
- Con Dedupely puede centrar la limpieza en los registros del nuevo equipo y darles acceso de solo lectura para revisar las coincidencias.
Un CRM suele empezar en un solo equipo, normalmente ventas, y luego crece. Customer success se incorpora para gestionar las renovaciones. Soporte conecta el servicio de atención. Finanzas quiere los contactos de facturación en el mismo sitio.
El equipo actual sabe qué registros ignorar y cuál de los "Acme" es el real. El nuevo no lo sabe. Su primera semana en el CRM es cuando decide si confiar en él. Este post explica qué limpiar antes de que inicien sesión.
Por qué un equipo nuevo ve el CRM de otra forma
Miran registros distintos. Ventas trabaja con oportunidades y leads abiertos. Customer success trabaja con los clientes actuales. Soporte busca a quien abrió un ticket. Los duplicados que nunca han afectado a ventas pueden quedar justo en medio del trabajo del nuevo equipo.
Traen una nueva integración. Una mesa de ayuda, una herramienta de facturación o una plataforma de incorporación empieza a crear y actualizar registros. Si no encuentra al cliente existente, crea uno nuevo.
No conocen los atajos. "Utilice siempre el registro con la oportunidad" es conocimiento tácito. Sin esa regla, el nuevo equipo elige mal el registro la mitad de las veces.
Qué limpiar primero
| Lo que necesita el nuevo equipo | Limpia antes de que empiecen |
|---|---|
| Clientes actuales | Empresas duplicadas, para que cada cliente tenga un solo registro |
| Contactos de clientes | Contactos duplicados en esas empresas, con el responsable correcto |
| Contactos de soporte o de facturación | Coincidencias entre los registros nuevos y los contactos existentes |
| Informes sobre los que construirán | Número de clientes, renovaciones e ingresos por cuenta |
No necesita limpiar todo el CRM. Empiece por los registros que el nuevo equipo usará en su primer mes.
Antes de que la integración entre en producción
Si el nuevo equipo trae una herramienta que se sincroniza con el CRM, limpie primero los registros existentes y compruebe cómo coteja la herramienta. Muchas herramientas cotejan solo por correo electrónico, así que un contacto con otro correo se convierte en un registro nuevo. Cómo el soporte genera contactos duplicados en su CRM cubre el caso de soporte.
Acuerde las reglas con ellos
El nuevo equipo puede contar los duplicados de otra manera. En soporte, dos contactos con el mismo correo del servicio de asistencia pueden ser correctos. En finanzas, un contacto de facturación y un contacto comercial de la misma persona podrían necesitar mantenerse separados. Acuerde:
- Qué se considera duplicado para los registros que utilizan.
- Qué valores prevalecen para los campos de su responsabilidad, como el nivel de soporte o el correo de facturación.
- Quién fusiona, y cómo marca el nuevo equipo los duplicados que encuentra.
Cómo ayuda Dedupely cuando se incorpora un equipo nuevo
En Dedupely, los filtros funcionan con cualquier campo sincronizado, así que puedes centrar una Duplicate Search en clientes actuales o en los registros que crea una nueva integración. Las Merge Rules pueden dar a los campos del nuevo equipo su propia regla, como conservar el email de facturación de un registro concreto. Puedes invitar al nuevo equipo con un rol adecuado, como Usuario de solo lectura para quien deba revisar coincidencias sin fusionar. Usuarios ilimitados están incluidos, sin cuotas por usuario.
La primera impresión cuenta
Un equipo nuevo decide en sus primeras semanas si el CRM merece confianza. Limpie primero los registros que usará, revise cómo su integración cruza los registros y acuerde las reglas con ellos antes del despliegue.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe limpiar antes de que un nuevo equipo empiece a usar nuestro CRM?
Los registros que usarán primero, como clientes actuales y sus contactos, más los que su integración vaya a cotejar.
¿Por qué un equipo nuevo detecta duplicados que el anterior no vio?
Trabajan con registros distintos y no conocen los atajos que el equipo ya usa para decidir cuál es el correcto.
¿Debo limpiar antes o después de conectar su herramienta?
Antes. Limpie primero los registros existentes y, después, compruebe cómo empareja los registros la nueva herramienta, para que no cree duplicados nuevos desde el primer día.
¿El nuevo equipo necesita acordar qué se considera un duplicado?
Sí. Soporte y finanzas pueden tener casos en los que registros similares deben mantenerse separados.
¿Puede el nuevo equipo revisar coincidencias sin fusionar?
Sí, si tienen un rol de solo lectura. Pueden marcar o revisar duplicados mientras una persona o una regla hace las fusiones.
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