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TL;DR

  • Quando uma nova equipe começa a usar o CRM, ela traz novas dúvidas e, muitas vezes, uma nova integração.
  • Também surgem duplicatas que a equipe atual já aprendeu a contornar.
  • Uma primeira impressão ruim dos dados pode inviabilizar a adoção antes mesmo de começar.
  • Limpe primeiro os registros que a nova equipe vai usar e alinhe com ela o que conta como duplicata.
  • O Dedupely permite focar a limpeza nos registros da nova equipe e dar acesso somente leitura para revisar as correspondências.

Um CRM costuma começar com uma equipe, geralmente comercial, e cresce a partir daí. O time de sucesso do cliente entra para gerenciar as renovações. O suporte conecta a central de atendimento. O financeiro quer os contatos de cobrança no mesmo lugar.

A equipe atual sabe quais registros ignorar e qual "Acme" é o verdadeiro. A nova equipe não sabe. A primeira semana no CRM é quando eles decidem se confiam nele. Este post explica o que limpar antes de eles entrarem.

Por que uma equipe nova enxerga o CRM de outra forma

Eles olham registros diferentes. Vendas trabalha com negociações e leads em aberto. Sucesso do cliente trabalha com clientes atuais. Suporte consulta quem abriu um chamado. Duplicatas que nunca incomodaram o time de vendas podem estar bem no meio do trabalho da nova equipe.

Eles trazem uma nova integração. Uma central de suporte, ferramenta de cobrança ou plataforma de onboarding começa a criar e atualizar registros. Se não encontrar o cliente existente, cria um novo.

Eles não conhecem os contornos. "Sempre use o registro com o negócio" é conhecimento tácito. Sem isso, a nova equipe escolhe o registro errado metade das vezes.

O que limpar primeiro

O que a nova equipe precisa Limpe antes de começarem
Clientes atuais Empresas duplicadas, para que cada cliente tenha um único registro
Contatos de clientes Contatos duplicados nessas empresas, com o responsável correto
Contatos de suporte ou de faturamento Correspondências entre os registros da nova ferramenta e os contatos existentes
Relatórios que servirão de base Número de clientes, renovações e receita por conta

Você não precisa limpar o CRM inteiro. Comece pelos registros que a nova equipe vai usar no primeiro mês.

Antes de a integração entrar em operação

Se a nova equipe trouxer uma ferramenta que sincroniza com o CRM, limpe primeiro os registros existentes e verifique como a ferramenta faz a correspondência. Muitas ferramentas comparam apenas o e-mail, então um contato com outro e-mail vira um novo registro. Como as ferramentas de helpdesk criam contatos duplicados no CRM cobre o caso de suporte.

Combine as regras com eles

A nova equipe pode contar duplicatas de forma diferente. Para suporte, dois contatos com o mesmo e-mail de helpdesk podem estar corretos. Para financeiro, um contato de cobrança e um contato de vendas da mesma pessoa podem precisar permanecer separados. Defina em conjunto:

  • O que conta como duplicado para os registros que usam.
  • Que valores prevalecem para campos que eles controlam, como nível de suporte ou e-mail de cobrança.
  • Quem mescla, e como a nova equipe marca as duplicatas que encontra.

Como o Dedupely ajuda quando uma nova equipe entra

No Dedupely, os filtros funcionam em qualquer campo sincronizado, então você pode concentrar uma Duplicate Search em clientes atuais ou nos registros que uma nova integração cria. Merge Rules podem dar aos campos da nova equipe a própria regra, como manter o e-mail de cobrança de um registro específico. Você pode convidar a nova equipe com uma função adequada, como Usuário somente leitura para quem deve revisar correspondências sem mesclar. Usuários ilimitados estão incluídos, sem taxas por usuário.

Limpe os registros que sua nova equipe vai usar

A primeira impressão é a que fica

Uma equipe nova decide nas primeiras semanas se vale confiar no CRM. Limpe primeiro os registros que ela vai usar, verifique como a integração faz a correspondência entre registros e combine as regras com a equipe antes da implantação.

Perguntas frequentes

O que devo limpar antes de uma nova equipe começar a usar nosso CRM?

Os registros que eles usarão primeiro, como clientes atuais e seus contatos, além de quaisquer registros com que a integração fará correspondência.

Por que uma equipe nova percebe duplicatas que a antiga não percebeu?

Eles trabalham com registros diferentes e não conhecem os atalhos que a equipe já usa para definir qual registro é o correto.

Devo limpar antes ou depois de conectar a ferramenta deles?

Antes. Limpe primeiro os registros existentes e depois verifique como a nova ferramenta faz a correspondência, para que ela não crie duplicados novos já no primeiro dia.

A nova equipe precisa concordar sobre o que conta como duplicado?

Sim. Suporte e financeiro podem ter casos em que registros parecidos devem continuar separados.

A nova equipe pode revisar correspondências sem mesclar?

Sim, se tiverem um perfil somente leitura. Podem sinalizar ou revisar duplicatas enquanto uma pessoa ou uma regra faz as mesclagens.