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TL;DR

  • Quando un nuovo team inizia a usare il CRM, porta nuove domande e spesso una nuova integrazione.
  • Incontrano anche duplicati con cui il team esistente ha imparato a convivere.
  • Una cattiva prima impressione dei dati può compromettere l'adozione ancor prima di iniziare.
  • Pulisca per primi i record che userà il nuovo team e concordi con loro cosa conta come duplicato.
  • Dedupely ti permette di concentrare una pulizia sui record del nuovo team e di dare loro accesso in sola lettura per rivedere le corrispondenze.

Un CRM spesso parte da un solo team, di solito le vendite, e poi cresce. Il customer success subentra per gestire i rinnovi. Il supporto collega l'help desk. La finanza vuole i contatti di fatturazione nello stesso posto.

Il team esistente sa quali record ignorare e quale "Acme" è quello reale. Il nuovo team no. La loro prima settimana nel CRM è il momento in cui decidono se fidarsi. Questo articolo illustra cosa pulire prima che entrino.

Perché un nuovo team vede il CRM in modo diverso

Guardano record diversi. Le vendite lavorano su trattative e lead aperti. Il customer success segue i clienti attivi. Il supporto cerca chi ha aperto un ticket. I duplicati che non hanno mai dato fastidio alle vendite possono finire proprio al centro del lavoro del nuovo team.

Portano con sé una nuova integrazione. Un helpdesk, uno strumento di fatturazione o una piattaforma di onboarding inizia a creare e aggiornare record. Se non trova il cliente esistente, ne crea uno nuovo.

Non conoscono le soluzioni alternative. "Usa sempre il record con la trattativa" è una conoscenza tacita del team. Senza, il nuovo team sceglie il record sbagliato in metà dei casi.

Cosa pulire per primo

Cosa serve al nuovo team Puliti prima di iniziare
Clienti attuali Aziende duplicate, così ogni cliente ha un solo record
Contatti clienti Contatti duplicati presso queste aziende, con il responsabile corretto
Contatti per assistenza o fatturazione Corrispondenze tra i record del nuovo strumento e i contatti esistenti
Report su cui costruire Numero di clienti, rinnovi e ricavi per account

Non serve pulire tutto il CRM. Inizia dai record con cui il nuovo team lavorerà nel primo mese.

Prima dell'attivazione dell'integrazione

Se il nuovo team porta uno strumento che si sincronizza con il CRM, pulisci prima i record esistenti e verifica come lo strumento abbina i dati. Molti strumenti abbinano solo tramite email, quindi un contatto con un'email diversa diventa un nuovo record. Come i sistemi di helpdesk creano contatti duplicati nel CRM copre il caso di assistenza.

Definire le regole insieme a loro

Il nuovo team potrebbe contare i duplicati in modo diverso. Per il supporto, due contatti con la stessa email di helpdesk possono andare bene. Per la finanza, un contatto di fatturazione e uno commerciale per la stessa persona potrebbero dover restare separati. Concordare:

  • Cosa conta come duplicato per i record che usano.
  • Quali valori prevalgono per i campi di loro proprietà, come il livello di supporto o l'email di fatturazione.
  • Chi unisce, e come il nuovo team segnala i duplicati che trova.

Come Dedupely aiuta quando entra un nuovo team

In Dedupely i filtri funzionano su qualsiasi campo sincronizzato, quindi puoi concentrare una Duplicate Search sui clienti attuali o sui record creati da una nuova integrazione. Le Merge Rules possono dare ai campi del nuovo team una regola dedicata, ad esempio mantenere l'email di fatturazione di un record specifico. Puoi invitare il nuovo team con un ruolo adatto, come Utente in sola lettura per chi deve verificare gli abbinamenti senza unirli. Gli utenti illimitati sono inclusi, senza costi per utente.

Pulisci i record che userà il tuo nuovo team

La prima impressione conta

Un nuovo team decide nelle prime settimane se il CRM è affidabile. Pulire prima i record che userà, verificare come la sua integrazione abbina i record e concordare le regole prima del lancio.

Domande frequenti

Cosa devo pulire prima che un nuovo team inizi a usare il nostro CRM?

I record che useranno per primi, come i clienti attuali e i loro contatti, e quelli con cui la loro integrazione farà corrispondenza.

Perché un team nuovo nota duplicati che il team precedente non aveva visto?

Lavorano su record diversi e non conoscono i workaround del team per scegliere il record giusto.

Conviene pulire prima o dopo aver collegato lo strumento?

Prima. Pulisci prima i record esistenti, poi verifica come il nuovo strumento abbina i dati, così non crea nuovi duplicati dal primo giorno.

Il nuovo team deve concordare cosa conta come duplicato?

Sì. Supporto e finanza possono avere casi in cui record simili devono restare separati.

Il nuovo team può rivedere gli abbinamenti senza unirli?

Sì, con un ruolo in sola lettura. Possono segnalare o rivedere i duplicati mentre una persona o una regola esegue le unioni.