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TL;DR

  • Wenn ein neues Team das CRM zu nutzen beginnt, bringt es neue Fragen und oft eine neue Integration mit.
  • Dazu kommen Dubletten, mit denen das bestehende Team gelernt hat umzugehen.
  • Ein schlechter erster Eindruck von den Daten kann die Akzeptanz bereits im Keim ersticken.
  • Bereinigen Sie zuerst die Datensätze, die das neue Team nutzen wird, und einigen Sie sich mit dem Team, was als Duplikat gilt.
  • Mit Dedupely bereinigen Sie gezielt die Datensätze des neuen Teams und geben ihm Nur-Lese-Zugriff zur Prüfung von Treffern.

Ein CRM startet oft in einem Team, meist im Vertrieb, und wächst von dort aus. Customer Success übernimmt die Verlängerungen. Der Support bindet das Helpdesk an. Finance will Rechnungskontakte an einem Ort.

Das bestehende Team weiß, welche Datensätze es ignorieren muss und welches „Acme“ das richtige ist. Das neue Team weiß das nicht. Seine erste Woche im CRM entscheidet darüber, ob es dem System vertraut. Dieser Beitrag beschreibt, was Sie vor dem ersten Login bereinigen sollten.

Warum ein neues Team das CRM anders sieht

Sie betrachten unterschiedliche Datensätze. Der Vertrieb arbeitet mit offenen Deals und Leads. Customer Success betreut Bestandskunden. Der Support sucht den Kontakt, der ein Ticket eröffnet hat. Dubletten, die dem Vertrieb nie aufgefallen sind, liegen mitten in der Arbeit des neuen Teams.

Es kommt eine neue Integration hinzu. Ein Helpdesk-, Abrechnungs- oder Onboarding-Tool legt Datensätze an und aktualisiert sie. Findet es den bestehenden Kunden nicht, legt es einen neuen an.

Die Workarounds sind ihnen nicht bekannt. "Immer den Datensatz mit dem Deal verwenden" ist internes Erfahrungswissen. Ohne Dokumentation wählt das neue Team in der Hälfte der Fälle den falschen Datensatz.

Was Sie zuerst bereinigen sollten

Was das neue Team braucht Vor dem Start bereinigen
Bestandskunden Doppelte Firmen, damit jeder Kunde nur einen Datensatz hat
Kundenkontakte Doppelte Kontakte bei diesen Unternehmen, mit dem richtigen Owner
Ansprechpartner für Support oder Abrechnung Treffer zwischen Datensätzen des neuen Tools und bestehenden Kontakten
Berichte, auf denen sie aufbauen können Kundenzahlen, Verlängerungen und Umsatz pro Konto

Sie müssen nicht das gesamte CRM bereinigen. Beginnen Sie mit den Datensätzen, mit denen das neue Team im ersten Monat arbeitet.

Vor dem Start der Integration

Wenn das neue Team ein Tool mitbringt, das mit dem CRM synchronisiert, bereinigen Sie zuerst die vorhandenen Datensätze und prüfen Sie, wie das Tool abgleicht. Viele Tools gleichen nur über die E-Mail-Adresse ab, sodass ein Kontakt mit anderer E-Mail-Adresse zu einem neuen Datensatz wird. Wie Helpdesk-Tools doppelte Kontakte im CRM erzeugen deckt den Supportfall ab.

Regeln gemeinsam festlegen

Das neue Team zählt Dubletten vielleicht anders. Im Support kann es passen, wenn zwei Kontakte dieselbe Helpdesk-E-Mail haben. In der Finanzabteilung sollten Rechnungs- und Vertriebskontakt derselben Person getrennt bleiben. Klären Sie:

  • Was als Dublette gilt für die Datensätze, die sie nutzen.
  • Welche Werte gewinnen für Felder, die sie verwalten, etwa Support-Stufe oder Rechnungs-E-Mail.
  • Wer führt zusammen, und wie das neue Team gefundene Duplikate markiert.

So hilft Dedupely, wenn ein neues Team startet

In Dedupely lassen sich Filter auf jedes synchronisierte Feld anwenden. So können Sie eine Duplicate Search auf aktuelle Kunden oder auf Datensätze fokussieren, die eine neue Integration anlegt. Merge Rules können den Feldern des neuen Teams eine eigene Regel geben, etwa die Rechnungs-E-Mail eines bestimmten Datensatzes zu behalten. Sie können das neue Team mit einer passenden Rolle einladen, etwa als Read-only User, damit Personen Treffer prüfen können, ohne zusammenzuführen. Unbegrenzte Benutzer sind enthalten, ohne Gebühren pro Benutzer.

Bereinigen Sie die Datensätze, die Ihr neues Team nutzen wird

Der erste Eindruck zählt

Ein neues Team entscheidet in den ersten Wochen, ob dem CRM zu vertrauen ist. Bereinigen Sie zuerst die Datensätze, die es nutzen wird, prüfen Sie, wie seine Integration Datensätze abgleicht, und stimmen Sie die Regeln vor dem Rollout mit dem Team ab.

Häufige Fragen

Was sollten Sie bereinigen, bevor ein neues Team unser CRM nutzt?

Die Datensätze, die sie zuerst nutzen werden, etwa aktuelle Kunden und deren Kontakte, sowie alle Datensätze, mit denen ihre Integration abgeglichen wird.

Warum entdeckt ein neues Team Dubletten, die dem alten Team entgangen sind?

Sie arbeiten mit anderen Datensätzen und kennen die Workarounds des Teams nicht, mit denen festgelegt wird, welcher Datensatz der richtige ist.

Sollte ich vor oder nach dem Verbinden ihres Tools bereinigen?

Vorher. Bereinigen Sie zuerst die vorhandenen Datensätze und prüfen Sie dann, wie das neue Tool abgleicht, damit am ersten Tag keine neuen Dubletten entstehen.

Muss das neue Team sich darauf einigen, was als Dublette gilt?

Ja. Support und Finanzen haben oft Fälle, in denen ähnliche Datensätze getrennt bleiben müssen.

Kann das neue Team Treffer prüfen, ohne zusammenzuführen?

Ja, mit einer Rolle mit Lesezugriff. Dubletten können markiert oder geprüft werden, während eine Person oder eine Regel die Zusammenführung übernimmt.