No necesitas un plan de proyecto para limpiar tu CRM

Un error común: tratar la limpieza de duplicados en el CRM como un proyecto de una sola vez. Los equipos esperan por ancho de banda, presupuesto o alineación interna, y mientras esperan, los duplicados se multiplican. La mejor forma es tratar la limpieza como un hábito operativo, no como un Proyecto con P mayúscula.

Para empezar, solo necesitas una forma rápida de encontrar duplicados obvios, unas cuantas reglas de qué es seguro combinar y un método que no requiera tiempo completo.

Dónde empezar cuando los duplicados parecen imposibles de manejar

Empieza corrigiendo registros que claramente van a causar problemas después.

Prioriza:

• Mismo correo, diferente nombre: lo más probable es que cause problemas de rebote/respuesta
• Mismo nombre y correo: rompe secuencias o asignación de tareas
• Mismo dominio, nombre de compañía fuzzy: problema común de enrutamiento de cuentas

Esta lógica funciona en cualquier CRM, y puedes aplicarla con la herramienta que uses (Dedupely, exports, scripts, etc.). El objetivo principal es reducir la fricción y evitar que tu situación de duplicados empeore.

Cómo decidir qué valores de campo ganan durante una combinación

Una vez que identificas qué duplicados deben combinarse, la siguiente decisión es qué valores ganan o pierden, sobre todo cuando hay conflicto. Algunos CRMs usan la “recencia”, otros la prioridad de origen, y algunos permiten reglas personalizadas.

Aquí tienes cómo controlar los resultados de la combinación con más fiabilidad:

1. Define una jerarquía de prioridad de registros
   • Si un registro está asignado a un owner y el otro no → conserva el asignado
   • Si uno proviene de una fuente sincronizada → dale prioridad sobre entradas manuales
   • Si uno es más viejo pero más completo → prioriza completitud sobre recencia
2. Usa reglas de sobreescritura a nivel de campo
   • Conserva siempre correos o teléfonos verificados
   • Preserva la fecha de última actividad o última modificación más reciente
   • Usa un campo de referencia confiable como filtro para decidir qué se sobreescribe
3. Previsualiza los resultados antes de confirmar
4. En Dedupely puedes:
   • Confirmar que valores críticos no se pierdan con las reglas de combinación
   • Sobrescribir manualmente si un registro de menor prioridad tiene información más precisa, con reglas personalizadas

Consejo: aunque tu herramienta permita combinación automática, siempre define reglas de campos o revisa la lógica para no borrar datos valiosos por accidente.

Por qué cinco minutos de deduplicación todavía importan

No, no necesitas horas. Fija un objetivo de cinco registros y detente ahí, con unos cuantos arreglos:

• Evita que se formen duplicados futuros
• Haz más preciso tu reporting
• Evita limpiar los mismos duplicados después

Cómo mantener la deduplicación en marcha

Si usas Dedupely, tu lógica de asociación se puede guardar en pads de búsqueda, que siempre están disponibles. Eso significa que puedes hacer una limpieza rápida, cerrar la pestaña y retomarla días después.

Si no usas una herramienta:

• Usa un filtro guardado o vista de reporte que marque duplicados probables
• Marca los registros revisados con un tag o checkbox
• Documenta tus umbrales para no reinventarlos cada vez

Los ciclos de limpieza pequeños solo funcionan si la lógica de asociación se mantiene, y eso es lo que los hace sostenibles.

No esperes a la alineación para proteger tu CRM

Seamos honestos: nadie va a priorizar la limpieza de duplicados en el CRM a menos que algo se rompa. Pero eso no significa que no sea de alta importancia.

Depuras porque:

• Mejora cómo cada equipo toca los datos
• Evita perder tiempo corrigiendo datos mal cargados en movimiento
• Te da visibilidad sobre cómo se está rompiendo la información, antes de que sea un problema

Si quieres lograr alineación, la forma más rápida es mostrar reducción de fricción, no pedir un proyecto.

Cómo decidir qué valores deben ganar después de una combinación

Una vez que confirmas que dos registros son duplicados, todavía tienes que decidir qué valores conservar. Esto importa más de lo que se piensa: el owner equivocado, la fuente o el estatus pueden mandar el registro por un camino equivocado o matar un lead calificado.

Aquí tienes una guía práctica para decidir qué valores deben ganar:

Prioriza campos que afectan enrutamiento o automatización

• Conserva el registro con un owner actual
• Conserva la etapa de ciclo de vida o estatus de lead si está activo
• Nunca sobreescribas con valores en blanco

Usa recencia solo cuando los datos sean confiables

• Usa “Last modified” o “Last activity date” solo si refleja actividad real
• Si un registro viene de un enriquecimiento o un formulario, y el otro de ventas, confía en el tocado por un humano

Usa combinación personalizada en Dedupely para controlar resultados a nivel de campo

• Previsualiza ambos registros lado a lado antes de combinar
• Identifica qué campos entran en conflicto y elige manualmente los valores ganadores
• Conserva siempre Primer Nombre, Email u otro dato crítico intacto
• Sobrescribe manualmente campos seleccionando el mejor valor antes de confirmar

Esto te permite seguir tu propia lógica de asociación, sin revisar cada caso desde cero.

No necesitas pasar horas limpiando o armar un plan completo: empieza con un escaneo, corrige los registros que tienes claros y sigue. Si algún owner, etapa o detalle de contacto se ve incierto, sáltalo y avanza. Así es como la limpieza se vuelve manejable: haciendo solo lo claro, sabiendo que con eso avanzas.

Si quieres correr un escaneo en tu CRM, revisa duplicados lado a lado y aplica estas mismas reglas, qué combinaciones son seguras, cuáles saltar, y cómo elegir los valores de campo, agenda una llamada por Zoom con nosotros aquí.