Auto merge: Combina duplicados automáticamente en Salesforce con Dedupely

En Salesforce, la gestión de duplicados suele hacerse manualmente, lo que consume tiempo, o a través de soluciones personalizadas en Flow o Apex, que requieren mantenimiento constante y pueden fallar con grandes volúmenes de registros.

Dedupely se conecta a tu Salesforce mediante una API, aplica las opciones de combinación y filtros que definas, y puede combinar esos registros automáticamente una vez que confirmes que los resultados son precisos.

Esta guía cubre:

• Cuándo es momento de usar auto merge en Salesforce
• Qué debes tener listo antes de habilitar auto merge
• Cómo configurar auto merge en Dedupely para Salesforce

Recurso gratuito: Checklist de auto merge en Salesforce + Dedupely
Te guía paso a paso en la configuración de tu primer trabajo de auto merge, desde crear una lógica de match confiable hasta revisar los logs después de la primera ejecución.

Cuándo es momento de usar auto merge en tus datos de Salesforce

Auto merge se puede usar en escenarios donde los duplicados son predecibles, las opciones de coincidencia son claras y combinar no interrumpe procesos activos. En Salesforce, normalmente se trata de registros con reglas de coincidencia confiables y sin dependencias activas.

Buenos candidatos para auto merge en Salesforce:

• Leads importados desde formularios con direcciones de correo idénticas
• Clientes potenciales o contactos creados por proveedores de datos que generan duplicados exactos
• Cuentas con el mismo nombre + sitio web idéntico y sin Oportunidades abiertas
• Contactos con el mismo nombre y correo electrónico y sin actividad en los últimos 6 meses

Evita auto merge cuando:

• Algún registro en el grupo de coincidencia tenga Oportunidades, Casos o actividades abiertas
• Los registros pertenezcan a diferentes unidades de negocio o territorios
• Los registros tengan diferentes tipos de registro (ej. Partner vs. Customer Accounts)
• El registro sea parte de una campaña, integración o proceso activo

Qué debe cumplirse antes de habilitar auto merge en Salesforce

Antes de activar auto merge, es importante tener una configuración clara para que tu automatización funcione como esperas y produzca resultados consistentes.

En Dedupely, un Search Pad es un conjunto guardado de reglas de match y filtros que definen qué cuenta como duplicado en tus datos de Salesforce. Puedes ejecutarlo manualmente para validar resultados antes de activar la automatización.

Requisitos básicos:

• Lógica de coincidencia confiable: Usa identificadores únicos y configuraciones que no dependan solo de Fuzzy match.
• Filtros: Omite registros con Oportunidades abiertas, Casos o que se hayan modificado en los últimos 14 días.
• Validación manual: Ejecuta tu Search Pad manualmente al menos una vez y revisa 5-10 coincidencias de duplicados antes de habilitar auto merge.

Cómo funciona auto merge en Dedupely (para tus datos de Salesforce)

Auto merge en Dedupely corre a través de Search Pads, pero el proceso de combinación sucede en Salesforce vía API, siguiendo la lógica nativa de merge de Salesforce para Leads, Contactos y Cuentas.

Cómo funciona:

1. Dedupely se conecta a tu Salesforce a través de una integración.
2. Creas un Search Pad para definir qué es un duplicado.
3. Ejecutas el Search Pad y confirmas resultados.
4. Habilitas auto merge para ese Search Pad.
5. Dedupely identifica continuamente nuevos duplicados que cumplen tu lógica y los combina automáticamente.

Importante saber:

• Dedupely sigue la funcionalidad nativa de merge de Salesforce. Los registros relacionados, actividades e historial se preservan según el comportamiento de Salesforce.
• Tú decides qué valores “ganan” o “pierden” en el merge configurando reglas dentro de Dedupely.
• Las reglas de deduplicación, alertas de combinación y flows de Salesforce no se disparan con estos merges, así que no bloquean la automatización.

Cómo configurar un Search Pad para activar auto merge en Dedupely

Imagina este escenario: Leads de una integración de marketing que crea duplicados constantemente. Combinarlos manualmente puede limpiar por un tiempo, pero los duplicados siguen entrando, por lo que auto merge es la opción más eficiente.

Configuración de pasos:

1. Ve a Search Pads y haz clic en New Search Pad
2. Selecciona el objeto: Leads
3. Match options:
   • First Name: Exact match
   • Last Name: Exact match
   • Email: Exact match
4. Filtro: Created Date - más de 14 días atrás
5. Abre Merge Rules y define prioridades:
   • Conservar el Lead Owner más reciente
   • Conservar el campo Latest Lead Status
   • Conservar los valores más actualizados para otros campos
6. Ejecuta el Search Pad y revisa 5–10 coindidencias
7. Habilita Auto Merge y elige la frecuencia: ASAP, diaria, semanal o personalizada
8. Revisa los logs regularmente para confirmar resultados

Ejemplos de buena y mala lógica de auto merge en Salesforce

En Dedupely, auto merge sigue la lógica de coincidencia y filtros que definiste, lo que significa que la calidad de tu configuración determina directamente si los resultados son confiables.

Buenos candidatos para auto merge:

• Leads importados desde una integración donde First Name + Last Name + Email coinciden exactamente.
• Contactos con el mismo correo electrónico + misma Cuenta, sin Oportunidades abiertas.
• Cuentas con el mismo nombre de empresa + sitio web idéntico y sin Oportunidades abiertas ni Cotizaciones activas.
• Leads creados por herramientas de marketing con lógica duplicada.

Revisión manual mejor cuando:

• La lógica depende de un solo campo (ej. First Name o Company Name).
• Los registros tienen diferentes tipos de registro (ej. Customer vs. Partner).
• Los registros provienen de diferentes unidades de negocio o territorios.
• Uno de los registros en el grupo de coincidencia forma parte de una campaña o integración activa (ej. MAP, CDP, ERP).

Preven duplicados con tu proceso de auto merge en Salesforce

Salesforce cambia con frecuencia: nuevos campos, procesos y herramientas de integración.

Mejores prácticas para mantener la automatización confiable:

• Mantén tus reglas de coincidencia claras: Apóyate en identificadores de alta confianza.
• Documenta cada Search Pad: Anota el objeto, lógica de coincidencia, filtros, reglas de combinación y campos incluidos.
• Usa condiciones claras: Evita condiciones ambiguas haz explícito el propósito.
• Valida resultados regularmente: Ejecuta manualmente el Search Pad cada pocas semanas para verificar si aparecen duplicados inesperados.
• Ajusta cuando cambie tu negocio: Si una integración empieza a crear registros de forma diferente, revisa la lógica antes de reactivar auto merge.
• Evita depender de “catch all”: En Salesforce, cada lógica debe ser precisa para minimizar falsos positivos.

Auto merge en Salesforce como proceso confiable

Auto merge puede ser un componente estable de tu estrategia de gestión de datos en Salesforce si se construye sobre lógica de match clara y programada para correr en tus términos. Dedupely te deja definir la lógica, escoger el momento y mantener visibilidad sobre qué se combina.

Puntos clave:

• Tú defines la lógica de coincidencia, exclusiones y reglas de combinación.
• Empieza con un Search Pad enfocado, revisa los resultados, luego expande según lo necesites.
• Revisa resultados de forma periódica para mantenerlos alineados con tus procesos.
• Usa una clara documentación para que cualquier admin pueda entender tu setup.

Notas de auto merge para Salesforce de parte de Dedupely:

• Primary record: Dedupely sigue el comportamiento nativo de Salesforce.
• Reglas de combinación: Define reglas de “win” o “lose” por campo (ej. conservar el Lead Owner más reciente o Created Date más reciente).
• Asociaciones: Actividades, historial de campaña y otros registros vinculados se mueven al registro primario automáticamente.

Con tus reglas listas y probadas, Dedupely puede mantener tu Salesforce limpio de forma automática, sin trabajo manual extra ni código personalizado que mantener.