Kundhistoria

Hur ett telehealth-företag slog ihop 9000+ duplicerade HubSpot-poster från sin samtalapp, formulär och integreringar med Dedupely

  • HubSpot
  • Integration eller synkronisering
  • Formulärfyllningar och registreringar
  • Hälsovård
  • 9,000+ duplicerade poster slagna samman
  • 4,600+ matchningar sammanfogade
  • 23,082 poster synkade till Dedupely

En matchning är en uppsättning dubblettsposter sammanslutna till en enda post. Varje matchning innehåller minst två poster, så antalet sammanslutna poster är minst två gånger antalet matchningar.

Varifrån dubletter kom

Många vägar in till en HubSpot

Företaget är en amerikansk telemediciverksamhet som säljer direkt till konsumenter. Det arbetar endast med kontakter, utan företag eller affärer, och kontakter når HubSpot från många ställen:

  • Integrationer som matchar på e-post. När samma person kom in med en annan e-postadress skapade integrationen en ny kontakt, även med samma telefonnummer.
  • Två patientplattformar. Varje plattform skickar kontakter till HubSpot. En för in personer genom ett inledningsformulär. Den andra genom landningssidor, demos, konsultationer och en chatbot, så en person kunde hamna med två eller tre kontakter.
  • En samtalapp. Inkommande samtal skapade generiska kontakter med ett tillfälligt namn, t.ex. New Call App Contact, för personer som redan var leads.
Ett telehälsoteam på jobbet

Vad dupliceringar orsakade

Marknadslistor som inte stämde

Innan ett e-postutskick visade marknadsföringslistan omkring 7 000 leads utan e-post, mer än det borde vara. Många av dessa kontakter var bara telefon-poster som anringsappen hade skapat för människor som teamet redan känner.

En person, spridd på flera poster

En post kunde innehålla en persons mejl medan en annan innehöll senaste aktivitet. HubSpots eget dubblettverktyg flaggade dem, men sammanslåning krävde att varje par granskades manuellt. Målet var att föra all information om en person till ett ställe utan att en post skrev över den andra.

Hur dubbletter löstes

  1. 1. Håll de två patientplattformarna åtskilda

    De två patientplattformarna måste förbli separata, så en kontakt från den ena kunde aldrig slås samman med en från den andra. Med Dedupelys kundsuccessteam hämtade de det anpassade fältet som registrerar varje kontakts plattform in i Dedupely och lade till ett filter som exkluderade en plattforms kontakter från sökningarna. På det sättet fokuserades rensningen på plattformen med många inmatningspunkter.

  2. 2. Matcha på telefonnummer, inte namn

    Två personer kan dela ett namn, men sällan ett telefonnummer. En sökning på förnamn och efternamn ensamt fann över 1 400 matchningar, men ett delat namn bevisar inte att det är samma person. Genom att lägga till telefonnumret begränsades det. Huvudsökningen matchade endast på telefonnummer, inställd på Similar, så landskoder, mellanslag och streck döljer inte matchningar, medan förnamn och efternamn ignorerades.

    Dedupely Contacts sökning matchad på telefonnummer med liknande,

  3. 3. Gör att platshållarnamn förloras

    Samtalappens placeholder-namn kunde ha ersatt ett riktigt namn i en sammanfogning. Två Lose Rules löser detta: när Förnamn eller Efternamn innehåller placeholder, förlorar det värdet så ett riktigt namn vinner. Tomma värden förlorar redan, och anteckningar, samtal och annan aktivitet från alla poster flyttas till den behållna posten.

  4. 4. Slå ihop i bulk

    När reglerna väl var på plats startade medgrundaren som driver företagets HubSpot en Bulk Merge av alla 1 129 matchningar i telefonssökningen, som kördes i bakgrunden.

Vad deduplicering förändrade

9 000+ dubblettoster sammanslagna

Företaget har slitit mer än 4 600 matchningar, kombinerat minst 9 000 dubblettuppgifter. Idag synkroniserar Dedupely 23 082 poster för företaget.

En person, en post

Direkt efter Bulk Merge var leadlistan redan mindre. Medgrundaren sa att så länge varje persons information fanns på ett ställe skulle allt bli lättare, och att Dedupely var det verktyg de ville ha för att hålla sin data ren.

Relaterat

Rensa dina HubSpot-kontakter idag

Prova gratis Prata med sälj
Hoppa till innehåll