Kundhistoria

Hemrenoverings företag sammanfogade 1 600+ HubSpot-dubbletter från samtalsspårning med Dedupely

  • HubSpot
  • Integration eller synkronisering
  • År av äldre data
  • Fastigheter
  • 1,600+ duplicerade poster slagna samman
  • 800 matchningar sammanfogade
  • 26,162 poster synkade till Dedupely

En matchning är en uppsättning dubblettsposter sammanslutna till en enda post. Varje matchning innehåller minst två poster, så antalet sammanslutna poster är minst två gånger antalet matchningar.

Varifrån dubletter kom

En ny kontakt för varje telefonsamtal

Företaget renoverar bostäders exteriör: tak, väggar och fönster. Det säljer från dörr till dörr och över telefon, och kör allt genom HubSpot, inklusive ett anpassat deal-objekt. Dess marknadsförings- och kommunikationschef ansvarar för HubSpot.

Duplikaten kom från några få platser:

  • En samtalsspårning-integration. Konfigurerat av en extern byrå skapade systemet en ny kontakt vid varje inkommande samtal, oavsett om anroparen redan fanns i HubSpot eller inte. Tusentals kontakter fick namn som Unavailable eller N/A.
  • Återbesök enligt design. Samma hushål kan besökas flera år senare, och varje besök registrerar det på nytt.
  • År av historik. Teamet konfigurerade HubSpot på sitt eget sätt tidigt, och äldre poster saknar ofta telefonnummer.

För att skydda data hade chefen inte tillåtit sammanslagning på ungefär ett år, så dubletterna fortsatte att hopa sig.

Försäljnings- och bekräftelseteam på headset i ett kontor

Vad dupliceringar orsakade

Daglig kalkylark-kontroll före varje samtal

Innan de ringde en ny inkommande kontakt kontrollerade bekräftelseteamet om personen hade varit i kontakt tidigare. För att göra det exporterade de HubSpot till ett kalkylblad varje dag och letade upp personer där. Chefen ville ha ett snabbt sätt att se en möjlig match utan att lämna sitt arbete.

Platshållarnamn vinner sammanslagningar

Som standard behåller en sammanslutning det senaste värdet, så en platshållare som Otillgänglig kunde ersätta det riktiga förnamnet. Chefen fixade dem en i taget, tog bort platshållartexten för hand, och sa att det inte var så det skulle fungera. Hon kunde inte bara ta bort dessa platshållar-kontakter heller, för de kunde innehålla samtal och anteckningar.

Hur dubbletter löstes

  1. 1. Rensa de enkla först

    Hon började själv med matchningar hon var säker på och sammanfogade exakta träffar sökning för sökning. Med Dedupelyss kundsuccésgrupp använde hon en filtrerad sökning för poster med telefonnummer men ingen adress för att identifiera samtalsspårningskontakterna.

  2. 2. Gör att platshållarnamn förloras

    Lose Rules gör att ett förnamn som innehåller Unavailable eller 0, eller ett efternamn som innehåller N/A, förlorar vid en sammanfogning, så det riktiga namnet överlevar. Den primära posten är den äldsta posten. Ett filter inställt för att matcha en eller flera poster identifierar matchningar där endast en post har platshållaren.

    Dedupely Merge Rules med First Name Lose-regel för Unavailable och 0

  3. 3. Matcha på adress när telefonnumret skiljer sig

    En verklig dubblett visades inte upp i telefonbaserade sökningar eftersom de två posterna hade olika telefonnummer. En sökning på adressen hittade den: efternamn (Similar), husnummer, de två första orden på gatan och postnummer.

  4. 4. Automatisera de säkra matchningarna, kontrollera resten

    Den adresssökningen, med telefonnumret tillagt, körs nu på Auto Merge, genomsökning och sammanslagning i en loop. En delvis ifylld kontakt sammanslås inte om inte alla fem fält matchar. När det var påslaget sammanslogs dess första matchningar direkt. En separat sökning förblir manuell, och bekräftelseteamet kontrollerar den nu före samtal istället för det dagliga kalkylbladet.

Vad deduplicering förändrade

1 600+ dubblettsposter sammanfogade

Företaget har slitit 800 matchningar, kombinerat minst 1 600 dubblettuppgifter. Idag synkroniserar Dedupely 26 162 poster för företaget.

Inga fler dagliga kalkylblad

Bekräftelseteamet kontrollerar nu för dubbletter i Dedupely istället för ett dagligt kalkylblad. Efter ett år utan sammanslagningar har chefen börjat släppa in teamet igen och tränar dem på manuella och automatiska sökningar. När hon såg Auto Merge-resultaten sa hon att det inte fanns något som fick henne att tvivla på sammanslagningen.

Relaterat

Rensa dina HubSpot-kontakter idag

Prova gratis Prata med sälj
Hoppa till innehåll