Hur en CRM-konsult hjälpte ett bemanningsföretag att slå ihop över 16 000 duplicerade HubSpot-poster från dess lansering, med Dedupely

03

Hur dubbletter löstes

1. 1

   1. Testa först, med klientens godkännande

   Företaget hade sitt eget Dedupely-konto och konsulten arbetade i det som gästanvändare, så verktyget fanns kvar för företaget även efter att arbetet avslutades. Hon testade först sökningar på gamla, opåverkade poster och körde ingenting över hela databasen förrän företagets CIO var bekväm med det.

2. 2

   2. Bestäm vilka värden som vinner, fält för fält

   Före sammanslagning enades konsulten och firman om vad som skulle överleva varje sammanslagning fält för fält, och firman godkände Merge Rules:

   • Primär post: den äldsta posten.
   • E-post och telefon: posten med senaste aktivitet vinner, eftersom det är mest troligt den innehåller mejl och nummer som personen använder nu.
   • Dåliga e-postadresser förlorar: Lose Rules eliminerar e-post från kontakter vars status är Inaktiv, e-postadresser med hård studs och testadresser som innehåller ord som dummy, fake eller example.
   • ATS-ID: ID:t från den senast skapade posten vinner, eftersom den senaste uppladdningen från ATS innehåller rätt ID.
   • Tidigare anställda poster förlorar: för e-post, telefon, ägare och kontaktstatus förlorar värden från poster ägda av tidigare anställda, så det aktiva teamets uppgifter överlever.
   • Lead-status och livscykelstadium: behålls från den primära posten.

   Tomma värden skriver aldrig över befintlig data.

   

3. 3

   3. Slå samman i lager, från enkelt till svårt

   Den första företagssökningen matchade på fyra saker samtidigt: liknande företagsnamn, gatuadress (Similar Words, valfri ordning), företagsägare och ATS ID. Matchningar som överensstämmer på alla fyra är bra kandidater för Bulk Merge. Senare sökningar luckrade upp ett fält i taget, så de uppenbara dubbletter kunde slås ihop först och de svårare fallen fick mer uppmärksamhet.

4. 4

   4. Håll företagsgrenar åtskilda

   Många företag har flera kontor med samma namn. För att hindra grenar från att sammanslås med varandra arbetade konsulten igenom en sökning själv: ett liknande företagsnamn och det exakta ATS ID:t, med ett filter så minst en post i varje matchning inte hade adress. Under denna sökning var säkerhetsinställningarna för Företag var inställda på två poster per matchning, så större matchningar hölls tillbaka i Excluded istället för sammanslagning. Eftersom Safety Settings gäller för varje Companies-sökning hanterades denna separat. På så sätt sammanfördes en post utan adress med den som har adress, och två kontor med adress kombineras inte. Konsulten körde dessa matchningar som Bulk Merge. Vid sidan av sammanslagningarna tog konsulten och bolagets CIO bort ungefär 7 200 tomma företagsposter som inte hade någon aktivitet.