TL;DR
- Leadsfördelning körs ofta på varje ny post, så dubbletter fördelas som nya leads.
- Round-robin-tilldelning kan göra att en person hamnar hos olika säljare vid varje ny registrering.
- Säljare som inte kan se poster som ägs av andra kan i stället skapa en ny post.
- Att kontrollera efter en befintlig post innan routing hjälper till att hålla en person med en ägare.
- Dedupely hittar de dubbletter som routing redan har spridit och slår samman dem med den ägare du väljer.
Leadsfördelning ska snabbt få varje nytt lead till rätt säljare. Det gör det bra, så länge varje ny post är en ny person.
När den inte är det skickar routingen samma person till teamet gång på gång. Ägarregler förstärker problemet: en säljare som inte hittar den befintliga posten skapar en ny. Dubbletterna kan börja någon annanstans, men routingen gör varje dubblett till extra arbete för säljarna.
I det här inlägget går jag igenom hur routing- och ägarregler skapar och sprider dubbletter. Jag delar ett fall från ett team jag arbetat med, och vad jag skulle ändra.
Routing behandlar varje ny post som en ny person
Routingflöden startar ofta när en post skapas. De läser några fält, väljer en säljare och tilldelar posten. Om flödet inte är byggt för att kontrollera frågar det inte om personen redan finns.
Så en dublett behandlas på samma sätt som ett riktigt nytt lead. Den hamnar i kön, en säljare får ett meddelande och någon börjar arbeta med en person teamet redan känner.
Det jag ser: Ett team jag arbetade med hade ett registreringsflöde där inloggningssidan lätt gick att tappa bort. Säljteamet kunde inte ändra den sidan. Folk registrerade sig nästan direkt igen, om och om igen, tills de köpte något.
Ett arbetsflöde placerade varje ny registrering direkt i en round robin för onboarding och säljuppföljning. Någon som registrerade sig tio gånger på tre dagar hamnade tio gånger i round robin. Med ett ständigt flöde av registreringar och omregistreringar var kön full av personer som redan fanns i den.
Vad du gör: Titta på var återkommande poster kommer ifrån innan du ändrar routningen. I det fallet var orsaken en sida som säljarna inte kunde redigera, så åtgärden krävde den som ägde registreringsflödet.
Round-robin sprider en person över flera säljare
Round-robin tilldelar nästa post till nästa säljare i kön. Det är rättvist för nya leads, och det är just därför dubbletter blir dyra.
Varje dubblett går till nästa lediga person, så en person kan få flera ägare. Varje säljare ser ett nytt lead med sitt namn på, och var och en kontaktar.
Personen får flera e-postmeddelanden eller samtal om samma registrering. Säljare förlorar tid, och konverteringssiffrorna per säljare betyder ganska lite.
Vad du gör: Innan en post går in i round-robin, kontrollera om personen redan finns. Om en matchning finns, skicka posten till dess nuvarande ägare. Vilka fält som ska matchas beror på vad ditt registreringsflöde samlar in, ofta e-post först och sedan namn med företagets domän.
Ägarregler som döljer poster skapar nya
Vissa team begränsar vad säljare kan se till de poster de äger. Det skyddar ägarskapet, men det döljer också befintliga poster för säljaren som söker efter dem.
En säljare får ett samtal från en prospekt, söker i CRM:en, hittar inget och skapar en ny post. Prospekten fanns där hela tiden, men ägdes av någon annan.
Andra regler drar åt samma håll. Om en säljare bara får provision för poster de själva skapar, är det säkraste sättet att få betalt att skapa en ny.
Vad du gör: Låt säljare hitta alla poster, även sådana de inte kan redigera. Om posten tillhör någon annan ska säljaren enkelt kunna begära åtkomst.
Formulär och anmälningar matar routern
Routing sprider bara det som når fram. Formulär, registreringar, chattverktyg och leadimporter avgör hur många dubbletter som kommer så långt.
Ett formulärverktyg som skapar en ny kontakt vid varje inskickning skickar varje en till routing. Det gör även ett registreringsflöde som skapar en post innan det kontrollerar om en befintlig finns. Vi går igenom formulärdelen i varför webbformulär skapar dubbla kontakter, och registreringssidan i CRM-dubblettrensning för SaaS-företag.
Vad du gör: Låt formulär och registreringar uppdatera en befintlig post när e-postadressen matchar. Bestäm sedan om en upprepad registrering ska trigga routing alls, eller bara uppdatera den befintliga ägaren.
Bestäm vilken ägare som gäller innan du slår ihop
När en dubblett har dirigerats kan posterna ha olika ägare. Att slå ihop dem innebär att man väljer en.
Vad som räknas som dubblett, och vem som behåller den, avgörs från fall till fall. Vissa team behåller den första ägaren, eftersom de tog första kontakten. Andra behåller säljaren med senaste aktivitet, eftersom det är den prospekten känner.
Leads gör detta svårare, eftersom de kommer in snabbt och ofta dirigeras innan någon hinner titta. Dubblettleads uppstår snabbare än kontakter av den anledningen.
Vad du gör: Skriv ner ägarregeln och använd den varje gång. Börja med de uppenbara dubbletterna, som en e-postadress som dirigerats till två säljare. Avvisa en matchning först när du är säker på att den inte är en dubblett.
Vad jag skulle ändra, i ordning
- Ta reda på var upprepade poster kommer ifrån, även om lösningen ligger utanför försäljningen.
- Kontrollera om en befintlig post finns innan något går in i round-robin-fördelningen.
- Skicka träffar till den nuvarande ägaren i stället för nästa säljare i kön.
- Låt säljare söka i alla poster, även dem de inte kan redigera.
- Låt formulär och registreringar uppdatera poster när e-postadressen matchar.
- Dokumentera vilken ägare som gäller när dubbletter slås ihop.
Så städar Dedupely upp efter att routing har delat upp ägarskapet
Dedupely hittar möjliga dubbletter av leads och kontakter i stödda CRM. Ange en ägarregel, till exempel att behålla den överenskomna kontoägaren, och förhandsgranska sedan varje sammanslagning. Kontrollera stödda aktiviteter och kopplingar så att säljaren som behåller posten kan följa kundens historik.
Dirigera varje person en gång
Routing gör det den är tänkt att göra: varje ny post får en ägare. När samma person kommer in som flera poster delar routing ut dem flera gånger. Ägarregler kan lägga till fler genom att dölja det som redan finns.
Åtgärderna finns på båda sidor om routern. Minska inkommande upprepade poster, kontrollera om en person redan finns innan tilldelning och kom överens om vem som behåller en kund när dubletter slås ihop.
Vanliga frågor
Varför skapar leadroutning dubbla leads?
Routning sprider ofta dubbletter som startar på andra ställen, till exempel formulär och registreringar. Routingflöden kan köras på varje ny post utan att kontrollera om personen redan finns. En upprepad registrering dirigeras som en ny lead, ofta till en annan säljare, så att en person hamnar med flera ägare.
Hur förhindrar du att round robin tilldelar samma lead till två säljare?
Kontrollera om det finns en befintlig post innan leaden går in i round robin. Matcha först på e-post, sedan på namn med företagsdomän. Om personen redan finns, skicka posten till dess nuvarande ägare i stället för nästa säljare i tur, och uppdatera den befintliga posten.
Kan ägarregler orsaka dubblerade poster?
Ja, när säljare bara ser de poster de äger. En säljare som söker och inte hittar något skapar en ny post, trots att personen finns under en annan ägare. Om säljare kan hitta alla poster, med ett tydligt sätt att begära åtkomst, minskar detta.
Vem ska äga ett lead när dubbletterna dirigerats till olika säljare?
Det beror på teamets regel. Vissa team behåller den första ägaren, som tog första kontakten, medan andra behåller säljaren med senaste aktiviteten. Skriv ner regeln, tillämpa den vid varje sammanslagning och kom överens om den med försäljningsledningen innan rensningen.
Ska en upprepad registrering återigen utlösa leadroutning?
Vanligtvis inte: en ny registrering från någon som redan finns i CRM bör uppdatera den befintliga posten och meddela dess ägare. Om den dirigeras på nytt skickas en känd person till en ny säljare. Bestäm vilka händelser som räknas som nytt intresse, till exempel en demobegäran, och dirigera bara dem.
Eller registrera dig med Google
Pipedrive Marketplace 
