TL;DR
- CRM-dubbletter kommer från många ställen: migrationer, importer, webbformulär och prospekteringsverktyg.
- Nya dubbletter fortsätter att komma eftersom processerna som skapar dem fortsätter att köras.
- En CRM:s inbyggda deduplicering baseras på fasta regler, så nästan-träffar passerar igenom.
- Rensa dubbletterna du har först, slå sedan automatiskt samman nya när de anländer.
- Dedupely hittar nästan perfekta matchningar som stavfel och smeknamn, och slår automatiskt samman nya dubbletter.
De flesta CRM-system med några års historia har duplikatkontakter, företag eller konton. De kommer från många håll samtidigt: migrering, importeringar, webbformulär, prospektverktyg och nästan-träffar som CRM-systemets inbyggda deduplicering missar. Varje teams kombination är unik, så det finns ingen enda lösning som fungerar överallt. Även team som känner sina kilder väl hittar nya duplikat. I det här inlägget ser du de källor jag ser oftast, varför de fortsätter att komma och hur du hittar dina innan du sammanfogar.
En dubblettpost är två eller fler poster i ditt CRM som beskriver samma person, företag eller affär. Att hitta källan innebär att spåra vilket verktyg eller vilken process som skapade dem, så du kan bestämma vad som ska rensas och vad som ska ändras.
Dubbletter kommer från många håll, och blandningen skiljer sig mellan CRM:er
När team frågar mig varför deras CRM har så många dubbletter är svaret nästan alltid en lista. Den kan innehålla en migrering från för tre år sedan, ett webbformulär och en säljares veckovisa import.
Källorna beror också på hur varje team arbetar. Två företag på samma CRM, med samma plan, kan ha helt olika dubletproblem.
Att känna till orsakerna hjälper vid planeringen, men kommer fortfarande inte att göra dubbletter försvinna. Team som kan identifiera varje källa har fortfarande dubbletter, eftersom processerna bakom dem fortsätter att köra.
De vanligaste källorna i samtal
De här är de vanligaste frågorna vi får. Det finns många fler också.
CRM-migreringar och förvärv
En migrering förflyttar års samling poster på en gång, ofta från system som aldrig checkade mot varandra. Ett förvärv gör detsamma, med en andra kundlista som överlappar din.
Båda skapar ett stort antal dubbletter på ett känt datum, vilket gör dem enklare att spåra än andra källor.
25% av teamen spårade sina dubbletter till en CRM-migrering eller ett förvärv.
CRM:ns inbyggda deduplicering missar vissa
De flesta CRM:er har inbyggd dubbletthantering och den löser en del av problemet. Var och en har sina egna regler för vad som räknas som en matchning.
Vissa CRM-system matchar bara exakt namn eller telefonnummer internt, och för att jämföra något annat fält måste du kontakta deras support. Andra varnar eller blockerar vid inmatning, och några kontrollerar inte poster som skapats via integreringar eller API.
Poster som faller utanför dessa regler passerar genom. Ett stavfel i ett namn, ett smeknamn eller "Inc." på ett företag men inte på det andra räcker.
Anslutna verktyg
Webbformulär, mobilappar, kassasystem och bokningsverktyg skriver in poster i CRM:en automatiskt. En kund som skriver en annan e-post eller felstaverar sitt namn kan bli en andra kontakt.
Varje verktyg har sitt eget sätt att avgöra om en person redan finns, och du kan vanligtvis inte ändra det.
En felkonfigurerad integrering har snabbare effekt. Ett synkroniseringsfel eller felaktig fältmappning kan orsaka en plötslig ökning av nya poster.
Nästan 40% av teamen upplever plötsliga dublett-toppar från dåligt konfigurerade integrationer, API-fel eller betalningsimporter.
Försäljnings- och prospekteringsverktyg
Prospekterings- och berikningsverktyg lägger till kontakter när säljare arbetar. Några kontrollerar CRM innan de lägger till en post, andra gör det inte.
Importer
Kalkylblad från event, partner och köpta listor kommer med egen formatering. Om ingen kontrollerar dem mot CRM:et först får personer som redan finns en dublett.
Utöver dessa ser jag manuell inmatning, API-skript, leadroutning och data från supportverktyg. Din lista kommer att vara din egen.
Varför dubbletter fortsätter att komma även när du vet källan
De flesta teamen kör processer på en daglig, veckovis, månatlig och kvartalsvis rytm. Tänk på dagliga lead-importer, veckovisa kampanjsynkningar och kvartalsslut-uppladdningar.
Dessa processer fortsätter att köra även när de skapar dålig data. Var och en har en ägare med sina egna mål, och ett formulär som genererar leads körs vidare, dubbletter eller inte.
Ledning och intressenter bryr sig vanligtvis mer om resultat och ROI än om rena data, och det är en rimlig prioritering. Ingen här gör något fel. Jobbet för den som hanterar CRM är att hålla data användbar medan verksamheten fortsätter framåt.
Vad dubbletter kostar, oavsett källa
Orsakerna varierar från team till team. Konsekvenserna ser ungefär likadana ut överallt.
| Där det visas | Vad som händer |
|---|---|
| Rapporter | Kontaktantal, pipeline och attribuering stämmer inte, så ingen litar på siffrorna. |
| Försäljning | Två representanter ringer samma kund, eller en representant ringer någon som redan är kund. |
| Provision | Två försäljningsrepresentanter äger samma konto på två olika poster, och båda kräver affären. |
| Marknadsföring | Samma person får ett mejl två gånger eller hamnar i fel segment. |
| CRM-kostnader | Dubbletter räknas mot kontakt- eller postgränser, vilket kan tvinga dig till en högre nivå. |
Hur du hittar källan innan du slår samman
Innan du slår samman något, använd lite tid på att förstå var dubletterna kom från. Tre kontroller berättar vanligtvis det mesta du behöver veta.
Lista varje verktyg och process som skapar poster
Skriv ned varje formulär, integration, import, app och person som kan lägga till en post. Inkludera processer som körs en gång per kvartal och sådana som bara en person känner till.
För varje en, notera vilket objekt det skriver till, som HubSpot Contacts, Salesforce Accounts eller Pipedrive People.
Sök efter mönster i de dubbletter du redan har
Gruppera dina dubbletter efter källa, skapandedatum och ägare. Ett kluster som skapades på en dag pekar ofta på en import eller synkronisering.
Dubbletter spridda över många datum pekar på en stabil källa, som ett formulär eller en representants rutin. Om din CRM lagrar en postkälla eller skapandedatum sorterar du efter det.
Separera engångsvågor från stadiga källor
De två behöver olika åtgärder, så sortera varje källa i en eller andra gruppen.
| Typ | Exempel | Vad det betyder för rensningen |
|---|---|---|
| Engångsvåg | En migrering, ett förvärv eller en stor dataimport | Rensa en gång. Källan har redan upphört. |
| Stabil källa | Webformulär, integrationer, prospekteringsverktyg, representanters importer | Rengör, håll sedan kontrollen, för nya dubbletter kommer alltid. |
Rensa det du har först, sedan åtgärda källorna
I de flesta fall skulle jag rensa befintliga dubbletter först. En ren CRM gör det enkelt att upptäcka nya dubbletter, och var och en pekar tillbaka till källan som skapade den.
Att åtgärda varje källa först kan ta månader, eftersom varje verktyg har sin egen ägare och inställningar. Under tiden arbetar rapporter och representanter med den röriga datan.
Det finns undantag. Om en felkonfigurerad integration skapar en plötslig ökning, stoppa eller åtgärda den först. Annars rengör du samma poster igen imorgon.
Hur Dedupely hittar dubbletter, oavsett vilket verktyg som skapade dem
I Dedupely skapar du dublettesökningar med matchning som tillåter stavfel, smeknamn och företagssuffix som Inc. eller LLC, så nära träffar visas också. Du ser varje träff och förhandsgranskar varje sammanslagning innan något ändras, sedan slår du samman de dubletter du har och sammanslår nya automatiskt när de anländer. Vår guide till hitta dubbletter förklarar hur matchningen fungerar.
Kartlägg dina källor, sedan rensa
Ditt CRM:s dubbletter kommer från flera håll, och blandningen beror på hur ditt team arbetar. Migreringar, importer, anslutna verktyg och prospekteringsverktyg lägger vardera till sin del, och processerna fortsätter att köra.
Att veta vilka verktyg som skapar poster och vilka duplikat som kom in som en engångsvåg talar om var du ska fokusera. När befintliga duplikat är rensade är det lättare att spåra varje nytt duplikat till dess källa, så att du kan arbeta igenom källorna en i taget.
Vanliga frågor
Varför slutar CRM:er upp med så många dubblerade kontakter?
CRM-system samlar dubbletter från många källor: migrering, förvärv, importer, webbformulär, prospekteringsverktyg och inbyggd deduplicering som missar närliggande träffar. Blandningen skiljer sig mellan team. Eftersom processerna körs dagligen, veckovis och kvartalsvis fortsätter nya dubbletter att anlända även efter en städning.
Hur tar jag reda på vad som skapar dubbletter i min CRM?
Börja med att lista alla verktyg och processer som skapar poster, sedan gruppera dina befintliga dubbletter efter källa, skapandedatum och ägare. Mönster visar var de kommer ifrån. Slutligen, separera engångsvågor, som en migrering, från stadiga källor som formulär och integrationer, eftersom var och en behöver ett annat svar.
Ska jag rengöra dubbletter först eller åtgärda källan först?
I de flesta fall rengör du befintliga dubbletter först och åtgärdar sedan källorna. En ren databas gör det lätt att upptäcka och spåra nya dubbletter. Undantaget är en plötslig topp från en felkonfigurerad integration eller import, där du stoppar den källan först och städar sedan upp efter den.
Varför fångar mitt CRM:s inbyggda dubbletthantering inte allt?
Inbyggd deduplikering matchar enligt fasta regler, så poster som skiljer sig något lätt kan passera. En stavfel, ett smeknamn, en andra e-postadress eller ett företagssuffix kan räcka. Några missar också poster skapade genom integrationer eller API, och importer utan e-post, domän eller Record ID skapar nya poster, så använd dem för vad de fångar.
Vilka problem orsakar dubblettade kontakter?
Dubblettade kontakter gör rapporter opålitliga och leder till att representanter ringer samma kund två gånger. De orsakar provisionsfel när två representanter äger samma konto på separata poster, och marknadsföring skickar upprepade e-postmeddelanden till en person. Dubbletter räknas också in i kontakt- eller postgränser, vilket kan tvinga dig till en högre CRM-nivå.
Eller registrera dig med Google
