TL;DR
- I vissa CRM lämnar inaktivering av en användare den användaren kvar som ägare av sina poster.
- En sammanslagning kan flytta en kund till en tidigare anställd om den postens ägare vinner.
- Tilldela om poster som ägs av tidigare anställda innan du slår samman deras dubbletter.
- Ägarregler vid en sammanslagning ska hindra inaktiva eller platshållande ägare från att vinna.
- Dedupely låter dig ange regler för vilken ägare som vinner och förhandsgranska varje sammanslagning innan den körs.
När en säljare slutar finns deras poster oftast kvar. Konton, kontakter och affärer bär fortfarande deras namn, och ingen hinner tilldela om allt under den sista veckan.
Några månader senare hittar en rensning dubbletter. Den ena posten tillhör en aktiv säljare som pratar med kunden varje vecka. Den andra tillhör någon som har slutat, och det kan vara den som blir kvar efter sammanslagningen.
I det här inlägget ser du hur tidigare anställdas poster blir dubbletter och varför det är riskabelt att slå ihop dem. Du ser också vad du ska omfördela först, hur du sätter ägarregler för sammanslagningen och hur du förhindrar att det händer igen.
Så hamnar dubbletter hos tidigare anställda
Inaktiverade användare behåller sina poster
I vissa CRM flyttar inte deaktivering av en användare dess poster. HubSpots hjälpsida säger att en deaktiverad användare "kommer att förbli tilldelad sina poster". Salesforces admin-blogg säger att "Deaktivering ändrar inte ägarskap" för en användares poster.
Att ta bort en användare kan i stället lämna en platshållare. I HubSpot visas "Deactivated/Removed" tillsammans med användarens e-postadress som ägare till deras kontakter, företag, affärer och ärenden.
Kollegor skapar posten på nytt
När en kund ringer och deras post ligger under en tidigare säljare kanske en kollega inte hittar den eller inte känner att den är deras. Att skapa en ny post är det snabbaste sättet att logga samtalet.
Routing kan göra detsamma. Ett nytt formulärsvar går till en aktiv säljare, medan den ursprungliga posten fortfarande ligger hos personen som slutat. Vårt inlägg om hur routing av leads och ägarregler skapar dubbletter behandlar den delen.
Platshållare som ägare döljer problemet
Vissa team flyttar poster från personer som slutat till en generisk ägare, till exempel en admin- eller integrationsanvändare. Det tar bort namnet, men kunden får ingen riktig ägare, och platshållaren kan fortfarande vinna en sammanslagning.
Varför det är riskabelt att slå ihop dessa dubbletter
En sammanslagen post behåller en ägare. Om regeln behåller den äldsta postens ägare kan posten från den tidigare anställde vinna, eftersom den ofta skapades först.
Affärerna, uppgifterna och historiken från den aktiva säljarens post flyttas sedan till en post som ägs av någon som har slutat. Säljaren tappar kontakten med sin kund, rapporterna tillskriver fel person och uppföljningarna går ingenstans.
Ägarskapstvister mellan två aktiva säljare är ett separat problem, som vi tar upp i dubbletter av poster ur en försäljningschefs perspektiv.
Tilldela om innan du slår samman
Den säkraste ordningen är att åtgärda ägarskap först och slå ihop sedan. När varje post har en aktiv ägare behöver sammanslagningen bara välja mellan personer som fortfarande arbetar där.
Lista ägarna som har lämnat
Jämför CRM:ets användare med ditt nuvarande team. Leta efter inaktiverade användare, borttagna användare och generiska ägare som en admin, en importanvändare eller "Ej tilldelad".
Bestäm vem som får posterna
Ägarskap är ett säljbeslut, och svaret avgörs från fall till fall. Vanliga val är områdesansvarig, kundansvarig eller säljaren som tog över efter den som lämnade. Stäm av detta med säljledningen innan du ändrar något.
Omfördela, sök sedan efter dubbletter
Kör dina dublettsökningar igen efter omtilldelning. Vissa uppsättningar som såg ut som ägarkonflikter delar nu en ägare, och andra behöver den vanliga ägarregeln för aktiva säljare.
Ange ägarregler för sammanslagningen
Att tilldela om allt först är inte alltid möjligt, särskilt i ett stort CRM. När några tidigare ägare finns kvar behöver sammanslagningen en regel som hindrar dem från att vinna.
Skriv regeln per objekt och förhandsgranska några uppsättningar med blandade ägare innan du slår ihop i bulk.
| Ägare i dubblettgruppen | Vad du ska göra |
|---|---|
| Båda aktiva | Följ er ägarregel, till exempel säljaren med senaste aktiviteten |
| En aktiv, en som slutat | Den aktiva ägaren vinner |
| En aktiv, en platshållare | Den aktiva ägaren vinner, och platshållaren vinner aldrig |
| Båda lämnade | Tilldela först, slå sedan ihop |
| Ägaren är en del av en provisions- eller områdestvist | Skicka uppsättningen för granskning |
Vissa team har en regel att platshållarägare alltid förlorar. Om ägaren till den andra posten är en verklig person behåller den personen kunden.
Förhindra att det händer igen
Lägg till ett steg i din avvecklingsprocess: flytta över en persons poster före eller på hens sista dag. Kontrollera sedan dubbletter som skapats kring varje avgång, eftersom kollegor kan skapa nya poster.
En regelbunden kontroll av poster som ägs av personer som har slutat är en del av vår Checklista för underhåll av CRM-poster.
Så förhindrar Dedupely att tidigare anställda vinner en sammanslagning
I Dedupely filtrerar du sökningar efter ägare och väljer regler som föredrar den behöriga aktiva ägaren framför en inaktiv eller platshållarägare. Förhandsgranska resultatet innan sammanslagning och testa de aktiviteter och kopplingar som stöds. Omtilldelning är ett affärsbeslut: bekräfta vem som äger relationen innan du kör en bulkregel.
Ge varje kund en ägare som fortfarande jobbar där
Poster som ägs av tidigare anställda glöms lätt tills en sammanslagning gör dem ansvariga för en kund igen. Inaktiverade användare kan behålla sina poster, och platshållarägare kan lika lätt vinna en sammanslagning.
Att byta ägare innan du slår ihop, och en regel så att inaktiva eller platshållande ägare förlorar, behåller kunderna hos de personer som betjänar dem. Ett offboardingsteg hindrar nästa avgång från att starta cykeln igen.
Källor: HubSpot: Inaktivera och ta bort användare; Salesforce: Användare kommer och går, men deras poster måste leva vidare.
Vanliga frågor
Vad händer med CRM-poster när en anställd slutar?
Det beror på CRM:et, men ofta händer inget av sig självt. I HubSpot och Salesforce förblir en inaktiverad användare ägare av sina poster tills någon tilldelar om dem. Om en HubSpot-användare tas bort visas platshållaren "Deactivated/Removed" som ägare, vilket man undviker genom att tilldela om poster vid offboarding.
Ska jag tilldela om poster innan jag slår ihop dubbletter?
Ja, där det går: när varje post har en aktiv ägare väljer sammanslagningen bara mellan personer som fortfarande arbetar där. Om vissa inte kan tilldelas om först, ställ in en Merge Rule så att inaktiva eller platshållarägare aldrig vinner. Förhandsgranska grupper med blandade ägare innan du slår ihop.
Vilken ägare behålls när du slår samman dubbla poster?
Det beror på CRM:et och dina sammanslagningsinställningar. Ofta behålls ägaren på huvudposten, och huvudposten kan vara den äldsta. Det kan ge en kund till en tidigare anställd, så bestäm ägarregeln innan du slår ihop och kontrollera den i förhandsgranskningen.
Hur hittar jag poster som ägs av inaktiva användare?
Jämför listan över CRM-användare med ditt nuvarande team och filtrera sedan poster på ägare för varje person som har slutat. Ta med generiska ägare som admin, import eller integrationsanvändare. Många CRM låter dig filtrera eller rapportera poster per ägare, vilket ger dig en lista att omfördela.
Vad är en platshållarägare i ett CRM?
En platshållarägare är en generisk användare som håller poster utan att någon verklig person står bakom, till exempel en admin-, import- eller integrationsanvändare. Vissa CRM visar också en borttagen användare som platshållare. Dessa ägare ska aldrig vinna en sammanslagning, eftersom ingen följer upp deras kunder.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
