Förhindra dubbla kontakter i snabbt växande försäljningsteam

Snabbt växande säljteam vill ha ett CRM där varje kontakt finns en gång. I praktiken lägger de till verktyg, importer och personer snabbare än någon kan granska vad som kommer in. Från vad jag sett är fullständig förebyggande sällan möjligt, eftersom CRM:er och integrationer gör saker du inte kan ändra. Det du kan göra är att stoppa dubletter från att sprida sig och från att stanna. I det här inlägget lär du dig vilka förebyggande steg som fungerar i ett snabbt team och vilka som inte gör det.

Varför du inte kan förhindra alla dubbletter redan från början

Alla CRM, verktyg och integrationer har inbyggt beteende som du inte kan stänga av. Några av dem skapar poster själva, med regler du inte kontrollerar.

Ett exempel är när HubSpot skapar övergivna företag: det skapar ett företag från en e-postdomän utan någon kopplad kontakt. Det är ett känt problem som ännu inte är löst.

Snabba team löper också på resultat. Representanter lägger till verktyg som hjälper dem att sälja, marknadsföring lägger till formulär och evenemang, och ingen vill sakta ner för att kontrollera data.

I en idealvärld förhindrar du varje dublett. I verkligheten kommer dålig data in, och målet är att hindra den från att sprida sig och fastna.

Vad inbyggd deduplicering fångar och var den stannar

Inbyggd deduplicering fungerar, i viss mån. Jag har sett Pipedrive, Salesforce och Nimble fånga några dubbletter när en post anländer och fråga om du vill lägga till den.

Varje kontroll har också sina egna begränsningar. I vissa CRM:er skapar till exempel importer utan e-post, domän eller post-ID nya poster, och poster som skapats via API kan hoppa över kontrollen.

Den större gränsen är tid. I ett snabbt team slutar användare inte läsa en varning, så de klickar igenom den.

I många team kan fler än CRM-administratören importera och ladda upp när de behöver. Även med ett protokoll på plats hoppar de över det, och dubletterna blir administratörens problem.

Inbyggda verktyg kämpar också när duplikat redan finns. Många team som försöker rensa med dem stannar halvvägs.

Hur realistisk förebyggande ser ut

Förebyggande i ett snabbt team fungerar som flera lager. Varje lager fångar en del av problemet, och det sista fångar det som de andra missar.

Bestäm vem som importerar och hur

Begränsa importer till en liten grupp, eller åtminstone kom överens om ett sätt att göra dem. Bestäm vilka fält som måste fyllas, hur namn och e-post formateras och vilket objekt varje lista går in i.

Skriv ned det där representanter kan se det, och håll det kort. Ett protokoll som tar för lång tid är något folk hoppar över.

Namnge en person som äger protokollet och besvarar frågor om det. När ett nytt verktyg eller en listkälla dyker upp, beslutar den personen hur data kommer in.

Kontrollera kalkylblad för dubbletter innan de går in

Eventlistor, partnerlistor och representantspreadsheets är några av de enklaste dubbletten att stoppa. Kontrollera varje fil för dubbletter i sig själv och mot det som redan finns i CRM:en innan du importerar det.

Använd samma matchning som du skulle använda i CRM:et. Tillåt stavfel, smeknamn och företagssuffix, så att nästan matchningar inte glider in som nya personer.

Använd din CRM:s inbyggda deduplering för det den fångar

Slå på den inbyggda dedupiceringen som din CRM erbjuder och justera dess inbyggda matchning efter dina data. Varje dubblett den stoppar är en mindre att slå samman senare.

Kontrollera dem då och då också. Om representanter klickar igenom samma varning varje dag kan regeln vara för bred. Det kan också peka på en källa värd att åtgärda.

Slå samman nya dubbletter i en kontinuerlig cykel

För allt som fortfarande slår igenom, schemalägg automatisk sammanfogning. Verktyget söker, matchar och sammanfogar genast, sedan börjar det om när det är klart. Nya duplikat hittas och sammanfogas inom minuter efter ankomsten.

De minuterna spelar roll. En dubblett som slås samman tidigt når inte rapporter, e-postsekvenser eller ägarskapsregler, där den skapar dubbla samtal och tvister om provision.

Slå automatiskt samman de matcher du är mest säker på, såsom samma e-post, eller samma namn och företag. Skicka kantfall till granskning.

Börja här

Rensa de duplikat du redan har innan du aktiverar någon automatisk sammanfogning. En loop ovanpå en rörig efterström spenderar sin tid på gamla problem.

Lägg sedan till lagren en i taget, börjande med vem som importerar. Observera vilka dubbletter som fortfarande kommer igenom och justera lagret som lät dem in.

Förebygg på flera nivåer

Du kan inte stoppa varje duplikat i ett snabbrörligt team, och du behöver inte heller. Förebyggning fungerar i lager: en överenskommelse om vem som importerar, en kontroll av varje kalkylark innan det läggs in, och den inbyggda deduplicering din CRM redan har.

Varje skikt fångar en del av problemet, men ingen av dem fångar allt. Vad som kommer igenom slås samman inom minuter, innan det når rapporter, sekvenser och ägarskap, så att teamet kan fortsätta arbeta utan att sprida dålig data.

Vanliga frågor