Varför CRM-deduplicering slutar fungera när säljteam växer

När ett försäljningsteam växer snabbt är det första som bryts förtroendet för CRM, och det är data som bryter det. Team rör sig snabbt, och många kör verktyg som tar in nya leads varje dag. Data kommer in utan att någon granskar det.

Representanter slutar lita på det delade systemet, börjar hålla sina egna kalkylark och ringer samma personer två gånger. I det här inlägget förklarar jag varför det händer och vad jag skulle åtgärda först, i ordning.

Data kommer in snabbare än vad någon kan granska det

Snabbväxande team lägger till leadkällor innan granskning. Formulär, anrikningsverktyg, prospekteringsverktyg och importer skriver till CRM:en, och vart och ett skapar poster på sina egna villkor.

Ingen beslutar att släppa in dubbletter, de kommer för att ingen kontrollerar vad varje ny källa lägger till. När volymen växer, växer också gapet mellan vad som kommer in och vad någon tittar på.

Det jag ser: Team märker vanligtvis problemet genom ett symptom, som en rapport som inte stämmer eller en återförsäljare som klagar. Vid det laget har dubbletter kommit in i månader.

Vad du gör: Lista alla verktyg som skapar poster i din CRM. För vart och ett, notera om det kontrollerar en befintlig post innan det skapar en ny.

Förtroendet brister innan någon räknar dubblettorna

Det första som brister är teamets förtroende för det delade systemet. När representanter tvivlar på vad CRM säger, skapar de workarounds och varje workaround lägger till mer data som inte matchar.

Det dyker upp på tre ställen. Representanter behåller sina egna kalkylark med sin egen version av sanningen.

Provisionsslitningar börjar när två säljare har samma konto på två poster. Företagets rykte tar också skada när någon ringer en betalande kund utan varning, eller två säljare ringer samma person under en vecka.

Det jag ser: Vid det laget har problemet lämnat CRM. Det påverkar nu försäljning, ekonomi och kunder, och allt börjar falla isär.

Vad du gör: Fråga dina representanter var de håller information utanför CRM:et och varför. Deras svar visar dig vilka data de slutat lita på.

Åtgärda kommunikationen innan du åtgärdar posterna

Den första lösningen är kommunikation mellan de som använder CRM:et och den som kör det. Det finns ofta ett glapp mellan hur saker borde fungera och hur de faktiskt fungerar, och ingen ansvarar för att stänga det.

I många företag hanterar försäljningen inte CRM. Representanter skickar klagomål till administratören.

Ett klagomål säger att något är fel. Feedback säger vad som är fel, var och hur ofta, vilket är vad en administratör behöver för att åtgärda det.

Det jag ser: När försäljning och CRM-administratören talar regelbundet hör administratören om en ny leadkälla innan den lägger till dubbletter i CRM:en.

Vad du gör: Ordna regelbundna möten mellan säljledning och CRM-administratör. Ta med exempel: posten, vad som var fel och vad representanten förväntade sig se.

Rensa gamla data innan du automatiserar nya

Gamla data måste hanteras innan du kan automatisera nya. Automatisering byggd ovanpå rörigt data fortsätter att fatta beslut på basis av felaktig information.

Ordningen spelar roll. Rensa först äldre data, sedan ny data, sedan ställ in kontroller som håller framtida data ren. Det är trepunktssystemet i vår guide till planering av ett CRM-dedupliceringsprojekt.

Det jag ser: Team som automatiserar först spenderar månader på att justera regler för undantag som bara finns på grund av gamla data.

Vad du gör: Välj ett objekt, såsom HubSpot Contacts, Salesforce Accounts eller Pipedrive People. Rensa dess eftersläpning innan du aktiverar någon automatisk sammanslutning.

Deduplicering är löpande arbete

Rensningar är sällan ett engångsprojekt. Så länge ditt team lägger till leadkällor, fortsätter dubbletter att komma.

En rensning åtgärdar eftersläpningen. En rutin håller CRM:et rent efteråt: regelbundna granskningar, regler för vilka värden som vinner vid sammanslagning och automatisering för mönster du känner igen.

Det jag ser: De team som förblir rena behandlar deduplicering som vilken annan återkommande driftsuppgift som helst, med en ägare och ett schema.

Vad du gör: Efter din första rensning bestämmer du vem som ansvarar för dubblettgranskningar och hur ofta de inträffar. Ställ sedan in automatisk sammanslagning för de mönster du ser varje gång.

Vad du gör härnäst, steg för steg

Oavsett när du läser det här, skulle jag följa dessa steg direkt:

1. Kartlägg alla verktyg som skapar poster i din CRM och notera vilka som söker efter dubbletter först.
2. Fråga dina säljare vilken data de sparar utanför CRM:en och varför.
3. Starta ett återkommande möte mellan försäljningsledning och CRM-administratören med verkliga exempel.
4. Rensa efterstöden från ett objekt innan du automatiserar något.
5. Namnge en ägare för dubblettgranskningar, ange ett schema och automatisera mönster som upprepas.

Börja med samtal, sedan med data

Tillväxt för med sig mer data än vad någon kan granska för hand, och förtroende för CRM är ofta det första som försvinner. Vägen tillbaka börjar med människor: ett regelbundet samtal mellan försäljning och CRM-administratör, byggt på verkliga exempel.

Därefter spelar ordningen roll. Gammal data rensas innan något automatiseras, och dedublering blir löpande arbete med en ansvarig person, som alla andra delar av CRM-drift.

Vanliga frågor