TL;DR
- Datanedbrytning är när CRM-data blir föråldrad i takt med att personer och företag förändras.
- En dubblett är en andra post för samma person eller företag.
- Föråldrade poster finns ofta kvar medan nya poster för samma personer skapas.
- Dubbletter döljer vilken post som är aktuell, så uppdateringar hamnar på en post och missar en annan.
- Dedupely hittar poster som har splittrats isär över tid och slår ihop dem, och behåller de senaste värdena.
CRM-data åldras: människor byter jobb, e-post och telefonnummer, och företag flyttar, byter namn och ändrar sina webbplatser. Posterna som beskrev dem för ett år sedan slutar gradvis att stämma.
Föråldrad data och dubblettdata behandlas ofta som två separata problem, med separata rensningar. I praktiken gör varje det andra värre. Gamla poster ligger kvar, nya skapas bredvid dem, och ingen kan avgöra vilken som är aktuell.
I det här inlägget ser du vad dataförfall är, hur det skiljer sig från dubbletter och hur de två försvårar varandra. Du ser också i vilken ordning som gör båda lättare att åtgärda.
Vad är CRM-datanedbrytning?
CRM-datans förfall innebär att lagrade värden inte längre beskriver personen eller företaget. Människor byter jobb och telefonnummer, och företag flyttar eller byter namn, medan deras gamla uppgifter finns kvar i CRM:et.
Dubbletter och inaktuella poster är olika problem
En dublett är en andra post för samma person eller företag. En föråldrad post är en enda post med värden som inte längre stämmer. Den ena handlar om hur många poster som finns, den andra om huruvida deras värden är aktuella.
| Dubblettpost | Föråldrad post | |
|---|---|---|
| Vad är fel | Samma person eller företag finns mer än en gång | Postens värden stämmer inte längre med verkligheten |
| Så här börjar det | Formulär, importer, synkningar och manuell inmatning skapar en ny post | Tiden går och ingen uppdaterar posten |
| Så märker du det | Två säljare ringer samma person; rapporterna räknar kunden två gånger | E-post studsar; samtal når fel person |
| Så åtgärdas det | Slå ihop posterna och bestäm vilka värden som ska gälla | Uppdatera, arkivera eller radera posten |
De två förekommer ofta tillsammans, och där börjar problemen.
Så skapar föråldrad data dubbletter
När en person eller ett företag ändras förändras sällan den gamla posten med dem. Nästa gång de kontaktar ditt CRM kommer de med nya uppgifter, och de nya uppgifterna matchar inte den gamla posten.
En ny e-postadress
Någon byter jobb eller börjar använda en annan adress. Deras nästa formulär eller registrering kommer in med en e-postadress som CRM:et inte har sett, så det skapas en ny kontakt. Den gamla finns kvar där den var.
Ett nytt företagsnamn eller en ny webbplats
Ett företag byter varumärke eller flyttar till en ny domän. Poster som kommer in med nytt namn eller ny webbplats matchar inte den gamla företagsposten, så ett andra företag dyker upp.
Ett nytt telefonnummer eller en ny adress
En säljare kan inte hitta en kund på dennes aktuella nummer eller kontor, så hen lägger till en ny post manuellt. Kunden fanns där hela tiden, under uppgifter som blivit inaktuella.
Gamla listor som kommer tillbaka
En gammal export, en eventlista eller en köpt lista kan ta med tillbaka värden som redan ersatts. Om de importeras utan matchning skapar de poster bredvid de aktuella.
Dessa är vanliga orsaker, och det finns fler. Varför ett CRM fortsätter skapa dubbletter avgörs från fall till fall, vilket vi går igenom i varför ditt CRM fortsätter skapa dubbletter.
Så döljer dubbletter att data förfaller
När en person eller ett företag har två poster är det svårt att se vilken som är aktuell. Det gör förfall svårare att upptäcka och åtgärda.
Uppdateringar hamnar på en post
En säljare uppdaterar telefonnumret i posten de hittade. Marknadsföring uppdaterar e-postadressen i posten de hittade. Varje post får då en del av den aktuella sanningen, och ingen av dem är komplett.
Gamla värden fortsätter användas
Arbetsflöden, sekvenser och rapporter körs på den post de hittar. Om det är den föråldrade studsar mejl, samtal går till fel nummer och ägaren kan vara någon som har slutat.
Fel post kan vinna en sammanslagning
När posterna slutligen slås ihop beror resultatet på vilka värden som vinner. En sammanslagning som behåller de äldsta värdena kan föra tillbaka inaktuella data över de aktuella uppgifterna.
Åtgärda dubbletter först, sedan föråldrade data
Ordningen spelar roll. Om du uppdaterar inaktuella poster innan du tar bort dubbletter kan du uppdatera en post och lämna kvar dess dubblett. Om du slår samman först får varje person eller företag en post att hålla uppdaterad.
Börja med de uppenbara dubbletterna
Börja med exakta matchningar på fältet som identifierar varje post, som e-post för personer eller domän för företag. Dessa är minst riskabla att slå ihop, och varje grupp tar bort brus inför nästa steg.
Behåll de värden du kan verifiera
En nyligen uppdaterad post kan fortfarande innehålla en gammal adress eller en platshållare. Välj den källa du litar på för varje fält, bekräfta kontaktuppgifter när det är möjligt och hantera fält för ursprungskälla och samtycke enligt egna regler. Ett uppdateringsdatum för en post är inget bevis på att alla värden i den är aktuella.
Bestäm sedan vad du ska göra med föråldrade poster
När varje person eller företag har en post kollar du vad som fortfarande är inaktuellt. Vissa poster kan uppdateras. Andra, till exempel kontakter som slutat utan vidarebefordringsuppgifter, kan vara bättre att arkivera eller radera enligt er egen datapolicy.
Upprepa enligt schema
Dataförfall slutar inte, och det gör inte nya dubbletter heller. En regelbunden rensning håller båda nere. Vi tar upp tidpunkten i hur ofta du bör rensa dubbletter i ditt CRM.
Varför väntan gör båda sämre
Varje månad av förfall lägger till föråldrade värden, och varje föråldrat värde gör nästa nya post mindre sannolik att matcha. Dubbletterna växer, och posterna som borde innehålla den aktuella sanningen glider längre isär.
Kostnaden syns i studsade e-postmeddelanden, fel ägare och rapporter som ingen litar på. Det är därför vi argumenterar mot skjuta upp dubblettrensningen.
Så håller Dedupely aktuella data när dubbletter slås ihop
I Dedupely skapar du sökningar för bekräftade dubbletter och anger regler för vilket värde som gäller fält för fält. Välj en pålitlig källa för aktuella kontaktuppgifter och separata regler för ursprunglig källa och preferenser. Granska resultatet: en nyligen uppdaterad post betyder inte att alla dess värden är nyare.
Två problem, en städordning
Dataförfall och dubbletter börjar på olika sätt, men de matar varandra. Föråldrade poster ligger kvar medan nya skapas bredvid dem, och dubbletter döljer vilken post som innehåller den aktuella sanningen.
Slå ihop bekräftade dubbletter med de värden du kan verifiera och uppdatera eller ta bort det som är föråldrat. Om tillgänglig data inte kan fastställa identiteten, reda ut osäkerheten innan du slår ihop.
Vanliga frågor
Vad är dataförfall i ett CRM?
Datanedgång innebär att CRM-data blir inaktuella när personer byter jobb, e-postadresser och telefonnummer, och när företag flyttar, byter varumärke eller byter webbplats. Posterna finns kvar, men vissa värden beskriver inte längre rätt person eller företag. Det sker med alla databaser över tid.
Vad är skillnaden mellan dubblettdata och föråldrad data?
En dubblett är en andra post för samma person eller företag. Föråldrad data är en enda post med värden som inte längre stämmer. Dubbletter åtgärdas genom sammanslagning, där man avgör vilka värden som ska gälla, medan föråldrade poster uppdateras, arkiveras eller raderas.
Orsakar datanedbrytning dubblettposter?
Det kan det. När en person eller ett företag ändrar e-postadress, namn eller webbplats matchar kanske nästa formulär, import eller registrering inte den gamla posten. CRM:et skapar då en ny post, och den inaktuella finns kvar bredvid den.
Ska du ta bort föråldrade poster eller slå ihop dem?
Slå ihop en inaktuell post först när du har bekräftat att den tillhör samma person eller företag som den aktuella posten. Välj verifierade värden fält för fält och kontrollera vilken historik ditt CRM bevarar. Uppdatera, arkivera eller radera andra inaktuella poster enligt er dataprincip.
Hur förhindrar man att CRM-data blir inaktuella?
Personer och företag förändras hela tiden. Granska bekräftade dubletter regelbundet, uppdatera verifierade kontaktuppgifter och avveckla oåtkomliga poster enligt er datapolicy. Välj sammanslagningsvärden per fält och betrodd källa i stället för att anta att den senaste posten alltid är rätt.
Eller registrera dig med Google
Pipedrive Marketplace 
