TL;DR
- Dubbletter kvar i ett CRM förvrider rapporter och startar tvister mellan team.
- Dubbletter kan öka CRM-kostnaderna när de räknas mot kontakt- eller postgränser.
- Den största kostnaden är förtroende: människor slutar lita på CRM:et och behåller sina egna kalkylblad.
- Att vänta gör inte en rensning omöjlig, bara större.
- Dedupely rensar befintliga dubbletter och slår automatiskt samman nya efteråt.
De flesta team vet att deras CRM har dubbletter långt innan de gör något åt det. Rensning hamnar på listan för nästa kvartal, efter en lansering eller efter anställningsperioden. Under tiden kostar dublettterna dig, mestadels på sätt som inte syns direkt i budgeten. Rapporter driver, team argumenterar om vem som äger en post, och människor slutar tyst att lita på CRM:en. I det här inlägget ser du vad väntan kostar, varför det aldrig är för sent att börja, och i vilken ordning jag skulle rensa.
Varje vecka du väntar ökar mängden som behöver rengöras
Dubbletter väntar inte på att du ska vara redo. Formulär, importer, integreringar och försäljare skapar poster varje dag, och några av dem finns redan.
Så saneringen du skjuter upp blir större, eftersläpningen du lämnar i år är större nästa år, med mer historia och fler länkade affärer på varje post.
Det jag ser: Team som skjuter upp en rensning i ett år hittar sällan samma problem de lämnade. De hittar fler dubbletter, äldre sådana, och fler människor som byggt vanor omkring dem.
Vad du gör: Räkna dina dubbletter på ett objekt, till exempel HubSpot Contacts, Salesforce Accounts eller Pipedrive People. Kontrollera igen om en månad så du ser hur snabbt de växer.
Rapporter stämmer inte längre
Rapportering är ofta en av de första platserna där dubbletter dyker upp. En kund på två poster räknas som två kunder, två leads eller två öppna möjligheter.
Konverteringsgrader, pipelinesummor och kampanjresultat ärver alla felet. Ledningen fattar sedan beslut baserat på tal som är lite felaktiga, och ingen kan säga hur mycket.
Det jag ser: Någon märker att en rapport inte matchar en annan. Sedan går timmar åt att stämma av dem manuellt, och problemet återkommer med nästa rapport.
Vad du gör: Välj en rapport som ditt team förlitar sig på varje vecka. Spåra några av dess poster tillbaka till CRM:et och kontrollera hur många som har en dublett.
Team börjar tvista om poster
Duplikat skapar tvister mellan människor. När samma konto finns på två poster kan två representanter äga det och båda kan göra anspråk på affären.
Provisionstvister är mest synliga. Försäljning och marknadsföring är också oeniga om vilken kampanj som genererade ett leads när samma person kom in två gånger från olika källor.
Det jag ser: Dessa tvister tar tid från chefer som inte kan lösa dem, eftersom CRM:et visar två olika svar.
Vad du gör: När en oenighet uppstår, titta på posterna bakom den innan du avgör vem som har rätt. Dubbletter är ofta en del av historien.
Ungefär 20 % av teamen har rapporterat att dubbletter orsakade affärsproblem: högre CRM-kostnad, territoritvister eller blockerad lansering.
Du betalar för poster du inte behöver
Vissa CRM:er debiterar efter antalet lagrade kontakter eller poster. Varje dublett räknas mot denna gräns, precis som en verklig kundspost gör.
Med tiden kan duplikat tvinga dig att uppgradera eller betala extra för marknadsföringskontakter. Det är en kostnad du kan mäta, vilket gör det lättare att få godkännande för budgeten.
Det jag ser: Team börjar ofta en rensning när de är nära en gräns. Vid det laget har de betalat för de extra posterna i flera månader.
Vad du gör: Kontrollera hur din CRM och marknadsföringsverktyg räknar poster för fakturering. Jämför det antalet med hur många av dessa poster som är dubbletter.
Den största kostnaden: människor slutar lita på CRM:n
Av alla kostnaderna är förlorat förtroende det jag oroar mig för mest. När människor slutar lita på CRM:n, håller de sina egna kalkylblad istället.
Varje kalkylblad blir en annan version av sanningen. Uppdateringar går dit först, eller bara dit, och CRM:et hamnar längre efter.
Att vinna tillbaka det förtroendet tar längre tid än rengöringen själv.
Det jag ser: När representanter säger "Jag litar inte på vad CRM:en säger" har de vanligtvis redan arbetat runt det ett tag.
Vad du gör: Fråga ditt team var de sparar information utanför CRM:et. Om svaret är ett kalkylblad, fråga vad det innehåller som CRM:et inte har.
| Vad som väntan kostar | Där det visas | Vem påverkas |
|---|---|---|
| Felaktig rapportering | Pipeline-, konverterings- och kampanjsiffror | Ledning, marknadsföring, drift |
| Tvister mellan team | Provisioner, territorier, lead-tilldelning | Representanter, försäljningsansvariga, marknadsföring |
| Högre CRM-kostnader | Kontakt- och postgränser samt prenumerationsnivåer | Den som äger budgeten |
| Förlorat förtroende | Privata kalkylark, CRM-uppdateringar hoppade över | Alla som använder CRM:en |
Det är aldrig för sent att börja
Du kan starta en rensning när som helst. Att vänta innebär bara mer arbete: fler dubbletter att granska, mer historik att slå samman och fler undantag att ta ställning till.
Många team väntar på en deadline för att tvinga beslutet, som en migration, ett nytt verktyg som går live eller en kontraktförnyelse. En deadline ger dig ett datum, och den ger dig också mindre tid att granska innan du slår samman.
Det jag ser: Team som måste rensa data under en deadline tenderar att korta granskingen. Team som startar tidigare kan kontrollera sina matcher lugnt och besluta om varje gränsfall.
Vad du gör: Om du vet att ett projekt kommer, börja städningen innan det startar. Ge dig själv tid att granska ett urval av matchningar innan något slås samman.
Rensa det du har först, sedan åtgärda källorna
Börja med dubletterna redan i din CRM. En ren databas gör nya dubbletter lätta att identifiera, och varje ny pekar tillbaka till verktyget eller processen som skapade den.
Gå sedan igenom dessa källor en åt gången och automatisera sammanslutningen för de mönster du är säker på. Vår guide till planering av ett CRM-dedupliceringsprojekt delar upp detta i tre faser: äldre data, aktuell data och framtida data.
Det jag ser: Team som försöker åtgärda alla källor innan de rensar väntar månader på att data ska förbättras. Säljare och rapporter fortsätter att arbeta från de röriga posterna under tiden.
Vad du gör: Rensa ett objekt först. När det är rent, lista de verktyg som skapar poster i det och bestäm vilka du ska åtgärda.
Planera för mer än en rensning
Rensningar är sällan ett engångsprojekt som är klart. Så länge ditt team lägger till poster från formulär, importer och integrationer kommer nya dubbletter att dyka upp.
Det är en anledning till att börja tidigare. Den första städningen är den största, och varje efterföljande blir mindre om du håller en rutin.
Det jag ser: Team som håller sig rena ger dubblett-granskningar en ägare och ett schema, precis som alla andra återkommande operationsuppgifter.
Vad du gör: Efter din första rensning, bestäm vem som granskar nya dupliceringar och hur ofta. Skriv ned vilka värden som ska gälla vid en sammanslagning, så att varje granskning följer samma regler.
Hur Dedupely hjälper dig att rensa eftersläpningen och hålla den ren
Dedupely städar dubbletter som redan finns i ditt CRM med regler som du anger för vilket värde som vinner vid en sammanfogning. Du förhandsgranskar resultatet av varje sammanfogning innan den körs, och nya dubbletter som matchar mönster du är säker på sammanfogas automatiskt. Vårt inlägg om hur man automatiserar CRM-deduplikering utan att förlora data förklarar hur du ställer in det på ett säkert sätt.
Börja rengöringen denna månad
Dubbletter kostar mer ju längre de stannar. Rapporter blir felaktiga, tvister mellan team ökar, och förtroendet för CRM:et minskar lite varje månad. Att vänta gör en städning aldrig omöjlig, bara större.
Att rensa det som redan finns i CRM:en först gör det enkelt att spåra nya dubbletter tillbaka till verktygen som skapar dem. Med en ägare och rutin på plats blir varje rensning efter den första mindre.
Vanliga frågor
När bör du deduplicera din CRM?
Deduplisera din CRM så snart du vet att den har dubbletter, sedan håll en regelbunden granskning igång. Varje vecka du väntar lägger formulär, importer och integrationer till fler. Att starta före en migrering, ett nytt verktyg eller en kontraktförnyelse ger tid att granska matchningar utan stress.
Lönar det sig att rensa CRM-dubletter nu?
Ja, för kostnaderna ökar medan du väntar. Dubbletter snedvrider rapporter, orsakar tvister om provisioner och leadtilldelning, och räknas mot de kontakt- eller postgränser som fastställer din CRM-kostnad. Framför allt undergräver de förtroendet, och människor som slutar lita på CRM:et överför sitt arbete till privata kalkylblad.
Är det någonsin för sent att rensa CRM-duplikat?
Nej, du kan starta en rensning när som helst. Att vänta gör jobbet större, för det blir fler dubbletter att granska, mer historik kopplad till varje post och fler undantag att ta ställning till. Att börja med ett objekt håller den första rensningen hanterbar, även i en stor, äldre databas.
Räcker en engångssanering av CRM?
Sällan, för nya dubbletter kommer in via formulär, importer och integreringar efter att rengöringen slutar. En engångsrengöring åtgärdar eftersläpningen. För att hålla det rent, tilldela en ägare och ett schema för dubblettgranskningar, kom överens om vilka värden som vinner, och automatisera de mönster du är säker på.
Bör jag åtgärda dubblettskällor innan jag rensar befintliga dubbletter?
I de flesta fall rensar du befintliga dubbletter först och åtgärdar sedan källorna. En ren databas gör det enkelt att se och spåra nya dubbletter tillbaka till verktyget som skapade dem. Om en integration skapar en plötslig ökning åtgärdar du det snarast parallellt med rensningen.
Eller registrera dig med Google
Salesforce AppExchange 
