TL;DR
- En månatlig CRM-kontroll granskar vad som kommit in i CRM sedan den senaste kontrollen.
- En kvartalsvis CRM-kontroll frågar om dina dublettsökningar fortfarande stämmer med ditt teams definition.
- Slå först samman de uppenbara dubbletterna, som exakta träffar på e-post eller domän.
- Avvisa en matchning endast när du är säker på att posterna inte är dubbletter.
- För månatliga och kvartalsvisa kontroller hittar Dedupely dubbletter, visar förhandsgranskningar av sammanslagningar och skickar veckorapporter.
En första rensning får ett CRM i form igen. Att hålla det så kräver rutiner, eftersom formulär, importer och integrationer hela tiden lägger till poster, och en del av dem är dubbletter.
Rutiner tenderar att glida när ingen vet vad som ska kontrolleras. En kort lista för varje månad och kvartal gör kontrollen upprepningsbar och enkel att överlämna till någon annan.
Det här inlägget är just den listan. Du får en månatlig checklista för vad som är nytt, en kvartalsvis checklista för vad som har ändrats och en sammanfattningstabell du kan kopiera. Hur ofta ditt team bör kontrollera beror på dina källor, vilket vårt inlägg om hur ofta du bör rensa dubbletter i ditt CRM täcker.
Innan du börjar: kom överens om vad en dubblett är
En checklista fungerar bara om alla letar efter samma sak. Vad som räknas som dubblett varierar från fall till fall: det ett team ser som dubblett kanske inte ett annat gör.
Skriv ner din definition per objekt, tillsammans med fältet som identifierar varje post, till exempel e-post för kontakter och domän för företag. Ge checklistan en ägare. Den personen slår inte ihop allt ensam, men ser till att kontrollen görs och lämnar oklara fall till rätt team.
Om du arbetar i Salesforce, vår Salesforces guide för datastyrning täcker den bredare policyn kring standarder, ägarskap och roller. Den här checklistan är rutinen som körs inom den.
Månatlig checklista för underhåll av CRM-poster
Den månatliga kontrollen handlar om det som är nytt, och den är kortare av de två.
1. Titta på nya dubbletter per källa
Hitta dubbletter som skapats sedan din senaste kontroll och notera varifrån de kommer: ett formulär, en import, en integration eller manuell inmatning. En grupp på samma datum pekar ofta på en enda import.
Skriv ner antalet. Månad för månad visar det om en källa blir bättre eller sämre.
2. Slå ihop de uppenbara dubbletterna
Börja med exakta matchningar på det fält som identifierar varje post, till exempel e-post eller domän. Dessa är de dubletter ert team minst sannolikt diskuterar.
Om du slår ihop vissa dubbletter automatiskt, öppna ett urval av förra månadens sammanslagningar. Kontrollera att varje sammanslagning är en du hade gjort manuellt.
3. Kontrollera månadens importer
Eventlistor, köpta listor och kalkylblad från andra team kommer i omgångar. Leta efter dubbletter från varje import medan källan fortfarande är färsk i allas minne. Vårt inlägg om hur evenemangs- och köpta listor skapar dubbletter förklarar varför de är en vanlig källa.
4. Gå igenom matchningarna i granskning
Osäkra matchningar väntar på granskning tills någon avgör. Slå ihop de matchningar du bekräftat. Avvisa en matchning först när du är säker på att den inte är en dubblett, eftersom en avvisad matchning inte återkommer i dina sökningar.
Lämna resten till de som känner posterna, till exempel kontoägaren.
5. Leta efter poster som inte går att matcha
Kontrollera nya poster som saknar fältet som identifierar dem, till exempel en kontakt utan e-post. Leta också efter platshållarvärden som test@test.com eller "John Doe". Båda gör framtida dubbletter svårare att hitta, och platshållare kan gruppera ihop orelaterade poster.
6. Notera allt nytt som skriver till CRM:et
Fråga om något formulär, någon integration eller något verktyg har börjat skriva till CRM:et den här månaden. Lägg till det i en löpande lista med datum. När ett nytt dubblettmönster dyker upp senare visar listan var det kom ifrån.
Kvartalsvis checklista för underhåll av CRM-poster
Den kvartalsvisa kontrollen handlar om vad som har förändrats: era källor, era regler och ert team. Den tar längre tid, och det är värt att involvera de team som använder posterna.
1. Leta efter dubblettmönster som ingen sökning täcker
Dina sökningar hittar de dubbletter du redan känner till. Testa en ny kombination varje kvartal, till exempel namn med företag eller namn med land. Du kan också tillåta små stavfel i ett fält.
Ändra en sak i taget. Om antalet ökar, öppna ett urval och kontrollera om de nya matchningarna verkligen är dubbletter.
2. Kontrollera att din definition fortfarande gäller
Team ändrar hur de använder poster. Försäljning kanske börjar följa filialer separat, eller marknadsföring kan byta till kontobaserade kampanjer. Fråga varje team om det de anser vara en dubblett har ändrats.
Om den har det ska du uppdatera dina sökningar och all automatisk sammanslagning innan nästa månadskontroll.
3. Granska vilka värden som gäller vid sammanslagning
Titta på sammanslagna poster från kvartalet. Kontrollera fälten som ofta orsakar problem när de är fel: ägare, livscykelsteg och e-postavanmälan.
Om en sammanslagen post behöll ett värde som ditt team inte ville ha, justera regeln för fältet.
4. Granska varje verktyg som skriver till CRM:en
Gå igenom din löpande lista över formulär, integrationer och importer och kontrollera fältmappningarna. Bekräfta att varje källa matchar på det fält ditt team kommit överens om, eftersom en ändrad mappning kan orsaka en ökning av dubbletter. Vårt inlägg om återkommande duplikat från CRM-integrationer går djupare in på detta.
5. Kontrollera poster som ägs av personer som har slutat
När en posts ägare slutar kan någon som inte hittar posten skapa den på nytt. Tilldela om de posterna och kontrollera dubbletter som skapats kring varje avgång.
6. Jämför varje kvartal med det föregående
Ställ de månatliga siffrorna bredvid varandra. Titta på nya dubbletter per källa, gjorda sammanslagningar och matchningar som fortfarande granskas. Ta med siffrorna till teamen som använder posterna, så de ser vad som har förändrats.
7. Planera varje stor sammanslagning
Om den kvartalsvisa kontrollen hittar ett nytt, stort mönster, planera sammanslagningen separat. Avgör om du behöver en export först. Vår guide om att säkerhetskopiera ditt CRM före en stor sammanslagning hjälper dig att välja.
CRM-checklista för underhåll av poster i korthet
| När | Uppgift | Vad du letar efter |
|---|---|---|
| Månadsvis | Nya dubletter per källa | Vilken källa som lagt till dubbletter sedan senaste kontrollen |
| Månadsvis | Slå ihop de självklara dubbletterna | Exakta matchningar på e-post eller domän; ett urval av automatiska sammanslagningar |
| Månadsvis | Denna månads importer | Dubbletter från eventlistor, köpta listor och kalkylblad |
| Månadsvis | Matchningar i granskning | Slå ihop det som är bekräftat; avvisa endast det som är säkert |
| Månadsvis | Poster som inte kan matchas | Saknade e-postadresser eller domäner; platshållarvärden |
| Månadsvis | Nya verktyg som skriver till CRM:et | Allt som läggs till i den löpande listan |
| Kvartalsvis | Nya dubblettmönster | Kombinationer som ingen sökning täcker än |
| Kvartalsvis | Din definition av en dubblett | Förändringar i hur team använder poster |
| Kvartalsvis | Vilka värden som vinner | Ägare, livscykelstadie och avregistrering efter sammanslagningar |
| Kvartalsvis | Verktyg som skriver till CRM:et | Fältmappningar och vilket fält varje källa matchar på |
| Kvartalsvis | Poster för personer som har slutat | Poster utan ägare och dubbletter som skapats kring en avgång |
| Kvartalsvis | Kvartal för kvartal | Trender för nya dubbletter, sammanslagningar och granskning |
| Kvartalsvis | Stora sammanslagningar | Om ett nytt mönster behöver en egen plan och en export |
Så stödjer Dedupely dina månatliga och kvartalsvisa kontroller
I Dedupely skapar du dubblettsökningar för varje mönster på din checklista, skickar oklara set till granskning och förhandsgranskar varje sammanslagning innan den körs. Som standard får du en dubblettrapport varje vecka, och varje sammanslagning registreras med sina ursprungliga värden. När du är säker på att en matchning inte är en dubblett avvisar du den en gång, och den hamnar inte i dina sökningar.
En rutin ditt team kan upprepa
Underhåll av CRM-poster fungerar bäst som en rutin med en ägare. Den månatliga kontrollen hanterar det nya: dubbletter per källa, senaste importerna, granskningslistan och poster som inte kan matchas.
Den kvartalsvisa kontrollen hanterar det som förändrats: nya mönster, teamets definition av en dubblett, beslut om sammanslagning och verktygen som skriver till CRM:et. Kör båda, jämför siffrorna över tid, så lämnar varje kontroll lite mindre att hitta.
Vanliga frågor
Vad bör en checklista för underhåll av CRM-poster innehålla?
En månatlig del för vad som är nytt och en kvartalsvis del för vad som ändrats. Varje månad kontrollerar du nya dubbletter per källa, senaste importerna, matchningar i granskning och poster som saknar viktiga fält. Varje kvartal letar du efter nya mönster för dubbletter, bekräftar din definition av dubblett, granskar beslut om sammanslagning och kontrollerar varje verktyg som skriver till CRM:et.
Vad bör en månatlig datakontroll i CRM innehålla?
En månatlig kontroll täcker det som kommit in i CRM:et sedan förra gången. Granska nya dubbletter per källa, kontrollera senaste importerna, gå igenom matchningar i granskning och leta efter poster som saknar e-post eller domän. Notera också formulär, integrationer eller verktyg som börjat skriva till CRM:et, så att senare mönster är lätta att spåra.
Vad är underhåll av CRM-poster?
Underhåll av CRM-poster är det löpande arbete som håller posterna korrekta och användbara. Det inkluderar att hitta och slå samman dubbletter, fylla i eller rätta nyckelfält som e-post och domän och ta bort platshållardata. Det omfattar också kontroll av formulär, importer och integrationer som lägger till poster, så att problem upptäcks tidigt.
Vem bör ansvara för underhållet av CRM-poster?
En namngiven person, ofta inom RevOps eller teamet som administrerar CRM:et. Ägaren ser till att varje kontroll görs enligt schema och noterar vad den hittade. Oklara matchningar går till personerna som känner till posterna, och en eller två reserver täcker när ägaren är borta.
Vad bör en kvartalsvis CRM-granskning omfatta?
Leta efter dublettmönster som inga sökningar täcker än, och kontrollera att varje teams definition av dubblett fortfarande gäller. Granska vilka värden som vann vid senaste sammanslagningarna, särskilt ägare och livscykelstadium. Kontrollera fältmappningarna i varje kopplat verktyg och jämför kvartalets antal dubbletter med föregående.
Eller registrera dig med Google
HubSpot Marketplace 
