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Résumé

  • Une correspondance est une suggestion ; la rejeter signifie que les fiches ne sont pas des doublons.
  • Rejetez lorsque les fiches sont deux personnes, deux entreprises ou deux deals différents qui se ressemblent.
  • Rejeter écarte la paire des recherches futures, si bien que vous ne la vérifiez plus.
  • Si beaucoup de correspondances doivent être rejetées, la recherche est trop souple : corrigez-la plutôt.
  • Dans Dedupely, une correspondance rejetée reste hors de toutes les recherches futures pour cet objet, jusqu'à ce que vous la restauriez.

Chaque recherche de doublons trouve des correspondances qui n'en sont pas. Deux personnes du même nom, une entreprise mère et sa filiale, deux deals au même intitulé. Les fusionner reviendrait à combiner des fiches qui doivent rester séparées.

Pour une correspondance, vous avez trois choix : la fusionner, la laisser pour plus tard ou la rejeter. Cet article explique quand rejeter est le bon choix, ce que cela fait et ce qu'un grand nombre de rejets révèle sur votre recherche.

Fusionner, laisser ou rejeter

Choix Ce que cela signifie Quand
Fusionner Les fiches sont les mêmes, combinez-les Vous êtes sûr qu'il s'agit de doublons
Laisser pour vérification Vous n'êtes pas encore sûr Vous avez besoin de l'avis de quelqu'un d'autre
Rejeter Les fiches ne sont pas des doublons Vous êtes sûr qu'elles sont différentes

Laisser une correspondance en suspens la fait réapparaître à chaque nettoyage. Rejeter enregistre votre décision, pour que personne n'ait à la prendre deux fois.

Quand rejeter

Rejetez lorsque les éléments montrent que les fiches sont différentes, même si elles se ressemblent :

  • Deux personnes portant le même nom dans la même entreprise, avec des e-mails ou des numéros de téléphone différents.
  • Des membres d'une même famille partageant un e-mail, chacun avec ses propres achats ou contrats.
  • une entreprise mère et une filiale, ou deux agences, que vous suivez séparément.
  • Deux vrais deals avec le même intitulé, pour des produits ou des années différents.
  • Une personne et une boîte partagée, comme sales@ à côté de la fiche propre au commercial.
  • Correspondances de substituts, où des fiches ne se rapprochent que parce qu'elles partagent « n/a » ou une valeur de test.

Comment traiter les dossiers liés qui ressemblent à des doublons aborde plus en détail les cas voisins mais distincts.

Ce que fait le rejet

Rejeter ne modifie rien dans votre CRM. Les deux fiches restent exactement comme elles étaient. Cela change seulement ce que votre outil de dédoublonnage vous montre : cette paire n'apparaît plus comme correspondance.

Cela compte surtout pour les nettoyages automatisés. Une paire rejetée ne sera pas reprise plus tard par une fusion planifiée, si bien que la décision d'une personne tient.

Si les fiches changent ensuite, par exemple si l'une reçoit une nouvelle adresse qui correspond désormais, elles peuvent former une nouvelle correspondance. Cela mérite un second regard, car la situation a changé.

Quelques rejets dans une recherche sont normaux. Beaucoup indiquent que la recherche est trop souple.

  • Beaucoup de rejets pour même nom : ajoutez l'e-mail ou le téléphone à la recherche.
  • Beaucoup de rejets de substituts : excluez les valeurs substituts de la correspondance.
  • Beaucoup de rejets d'agences ou de filiales : ajoutez un champ adresse ou lieu.
  • Beaucoup de très grandes correspondances : une valeur commune, comme le standard téléphonique d'une entreprise, regroupe des fiches sans rapport.

Corriger la recherche fait gagner plus de temps que rejeter encore et encore le même type de paire.

Les rejets peuvent être annulés

Un rejet est une décision, et les décisions peuvent être erronées. Si vous avez rejeté une paire par erreur, restaurez-la pour qu'elle puisse de nouveau correspondre. Puis fusionnez-la, ou laissez-la pour vérification.

Comment le rejet fonctionne dans Dedupely

Dans Dedupely, rejeter une correspondance la retire de la recherche en cours et la tient à l'écart de toutes les recherches futures pour cet objet, y compris Auto Match et Auto Merge. Votre CRM n'est pas modifié. Si les fiches changent et forment une nouvelle correspondance, elle peut réapparaître. Les correspondances rejetées figurent dans leur propre onglet, et vous pouvez en restaurer une avec « Remove from Rejected ».

Les correspondances dont vous doutez peuvent passer dans Manual Review, pour qu'une autre personne décide.

Vérifiez vos correspondances

Rejeter en toute confiance

Rejeter fait autant partie du dédoublonnage que fusionner. C'est ainsi que vous consignez que deux fiches sont différentes, pour que personne ne les fusionne plus tard par erreur.

Rejetez les correspondances dont vous êtes sûr qu'elles sont distinctes, envoyez les cas flous à vérifier et surveillez le nombre de rejets. Lorsqu'il augmente, resserrez la recherche.

Questions fréquentes

Que fait le rejet d'une correspondance de doublons ?

Elle marque la paire comme non-doublon, pour qu'elle n'apparaisse plus dans les recherches futures. Elle ne modifie aucune des deux fiches de votre CRM.

Quand dois-je rejeter une correspondance ?

Quand vous êtes sûr que les fiches sont différentes : deux personnes portant le même nom, des membres d'une famille partageant une adresse, des agences distinctes ou deux vrais deals au même intitulé.

Une correspondance rejetée peut-elle revenir ?

Pas dans les recherches futures pour cet objet. Si les fiches changent et forment une nouvelle correspondance, elle peut réapparaître pour une nouvelle décision.

Puis-je annuler un rejet ?

Oui. Restaurez la paire, et elle pourra de nouveau correspondre.

Que faire si je rejette beaucoup de correspondances ?

Votre recherche est probablement trop souple. Ajoutez un champ comme l'e-mail, le téléphone ou l'adresse pour que moins de fiches sans rapport se rapprochent.