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TL;DR

  • Uma correspondência é uma sugestão; rejeitá-la diz que os registros não são duplicados.
  • Rejeite quando os registros forem duas pessoas, empresas ou negócios diferentes que parecem iguais.
  • Rejeitar mantém o par fora das pesquisas futuras, então você não o revisa de novo.
  • Se muitas correspondências precisarem ser rejeitadas, a pesquisa está ampla demais, então corrija a pesquisa.
  • Na Dedupely, uma correspondência rejeitada fica fora de todas as pesquisas futuras desse objeto até que você a restaure.

Toda pesquisa de duplicados encontra algumas correspondências que não são duplicados. Duas pessoas com o mesmo nome, uma matriz e a sua filial, dois negócios com o mesmo título. Mesclá-los juntaria registros que deveriam continuar separados.

Você tem três opções para uma correspondência: mesclar, deixar para depois ou rejeitar. Este post explica quando rejeitar é a decisão certa, o que a rejeição faz e o que muitas rejeições dizem sobre a sua pesquisa.

Mesclar, deixar ou rejeitar

Escolha O que significa Quando
Mesclar Os registros são os mesmos, combine-os Você tem certeza de que são duplicados
Deixar para revisar Você ainda não tem certeza Você precisa da opinião de outra pessoa
Rejeitar Os registros não são duplicados Você tem certeza de que são diferentes

Deixar uma correspondência sem resolver faz ela aparecer em toda limpeza. Rejeitar os registros é a sua decisão, então ninguém precisa tomá-la duas vezes.

Quando rejeitar

Rejeite quando as evidências disserem que os registros são diferentes, mesmo que pareçam iguais:

  • Duas pessoas com o mesmo nome na mesma empresa, com emails ou números de telefone diferentes.
  • Familiares que compartilham um email, cada um com as próprias compras ou apólices.
  • uma empresa-mãe e uma subsidiária, ou duas filiais, que você acompanha separadamente.
  • Dois negócios reais com o mesmo cargo, para produtos ou anos diferentes.
  • Uma pessoa e uma caixa compartilhada, como sales@ ao lado do registro do próprio vendedor.
  • Correspondências de marcador, em que registros casam só porque compartilham "n/a" ou um valor de teste.

Como tratar registros relacionados que parecem duplicados trata dos casos relacionados, mas separados, com mais detalhes.

O que rejeitar faz

Rejeitar não altera nada no seu CRM. Os dois registros continuam exatamente como estavam. Muda apenas o que a sua ferramenta de deduplicação mostra: o par deixa de aparecer como correspondência.

Isso importa mais nas limpezas automáticas. Um par que foi rejeitado não será pego por uma mesclagem agendada depois, então a decisão tomada por uma pessoa se mantém.

Se os registros mudarem depois, por exemplo se um deles ganhar um novo email que agora casa, eles podem formar uma nova correspondência. Vale uma segunda olhada, porque a situação mudou.

Algumas rejeições em uma pesquisa são normais. Muitas indicam que a pesquisa está ampla demais.

  • Muitas rejeições de mesmo nome: adicione email ou telefone à pesquisa.
  • Muitas rejeições de marcadores: deixe os valores de marcador fora da correspondência.
  • Muitas rejeições de filial ou subsidiária: adicione um campo de endereço ou de localização.
  • Muitas correspondências muito grandes: um valor comum, como o número da central de uma empresa, está agrupando registros sem relação.

Corrigir a pesquisa economiza mais tempo do que rejeitar o mesmo tipo de par de novo e de novo.

Rejeições podem ser desfeitas

Uma rejeição é uma decisão, e decisões podem estar erradas. Se você rejeitou um par por engano, restaure-o para que possa casar de novo. Depois mescle, ou deixe para revisão.

Como a rejeição funciona na Dedupely

Na Dedupely, rejeitar uma correspondência a remove da pesquisa atual e a mantém fora de todas as pesquisas futuras desse objeto, inclusive do Auto Match e do Auto Merge. Não altera o seu CRM. Se os registros mudarem e formarem uma nova correspondência, ela pode aparecer de novo. As correspondências rejeitadas ficam em uma aba própria, e você pode restaurar uma delas com "Remove from Rejected".

As correspondências incertas podem ir para Manual Review, para que outra pessoa decida.

Revise as suas correspondências

Rejeite com segurança

Rejeitar é tão parte da deduplicação quanto mesclar. É assim que você registra que dois registros são diferentes, para que ninguém os mescle depois por engano.

Rejeite as correspondências que você tem certeza de que são separadas, envie as incertas para revisão e acompanhe o número de rejeições. Quando ele subir, aperte a pesquisa.

Perguntas frequentes

O que faz rejeitar uma correspondência de duplicados?

Isso marca o par como não duplicado, para que ele pare de aparecer nas pesquisas futuras. Não altera nenhum dos dois registros no seu CRM.

Quando devo rejeitar uma correspondência?

Quando você tem certeza de que os registros são diferentes: duas pessoas com o mesmo nome, familiares que dividem um email, filiais separadas ou dois negócios reais com o mesmo título.

Uma correspondência rejeitada volta?

Não nas pesquisas futuras desse objeto. Se os registros mudarem e formarem uma nova correspondência, ela pode aparecer de novo para uma nova decisão.

Posso desfazer uma rejeição?

Sim. Restaure o par, e ele pode casar de novo.

E se eu estiver rejeitando muitas correspondências?

Sua pesquisa provavelmente está ampla demais. Adicione um campo como email, telefone ou endereço para que menos registros sem relação formem par.