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TL;DR

  • Una coincidencia es una sugerencia; rechazarla significa que los registros no son duplicados.
  • Rechaza cuando los registros sean dos personas, empresas o negocios distintos que se parecen.
  • Rechazar deja el par fuera de las búsquedas futuras, así que no tienes que revisarlo otra vez.
  • Si hay que rechazar muchas coincidencias, la búsqueda es demasiado laxa, así que arréglala en su lugar.
  • En Dedupely, una coincidencia rechazada queda fuera de todas las búsquedas futuras de ese objeto hasta que la restaures.

Cualquier búsqueda de duplicados encuentra coincidencias que no son duplicados. Dos personas con el mismo nombre, una empresa matriz y su sucursal, dos negocios con el mismo título. Fusionarlos combinaría registros que deben seguir separados.

Tienes tres opciones para una coincidencia: fusionarla, dejarla para más tarde o rechazarla. Este artículo explica cuándo rechazar es la decisión correcta, qué hace y lo que dice de tu búsqueda un número alto de rechazos.

Fusionar, dejar o rechazar

Opción Qué significa Cuándo
Fusionar Los registros son el mismo, combínalos Estás seguro de que son duplicados
Dejar para revisar Todavía no estás seguro Necesitas la opinión de otra persona
Rechazar Los registros no son duplicados Estás seguro de que son distintos

Dejar una coincidencia sin resolver hace que aparezca de nuevo en cada limpieza. Rechazar registros es tu decisión, así que nadie tiene que tomarla dos veces.

Cuándo rechazar

Rechaza cuando las pruebas indiquen que los registros son distintos, aunque se parezcan:

  • Dos personas con el mismo nombre en la misma empresa, con correos o teléfonos distintos.
  • Familiares que comparten correo, cada una con sus propias compras o pólizas.
  • una empresa matriz y una filial, o dos sucursales, que llevas por separado.
  • Dos negocios reales con el mismo cargo, para productos o años distintos.
  • Una persona y una bandeja compartida, como sales@ junto al registro propio del comercial.
  • Coincidencias de relleno, donde los registros coinciden solo porque comparten «n/a» o un valor de prueba.

Cómo tratar los registros relacionados que parecen duplicados analiza con más detalle los casos relacionados pero separados.

Qué hace rechazar

Rechazar no cambia nada en tu CRM. Ambos registros se quedan exactamente como estaban. Solo cambia lo que muestra tu herramienta de deduplicación: ese par deja de aparecer como coincidencia.

Eso importa sobre todo en las limpiezas automatizadas. Un par rechazado no lo recogerá después una fusión programada, así que la decisión que tomó una persona se mantiene.

Si los registros cambian después, por ejemplo cuando uno recibe un correo nuevo que ahora coincide, pueden formar una coincidencia nueva. Merece una segunda mirada, porque la situación ha cambiado.

Algunos rechazos en una búsqueda son normales. Muchos indican que la búsqueda es demasiado laxa.

  • Muchos rechazos de mismo nombre: añade el correo o el teléfono a la búsqueda.
  • Muchos rechazos por datos de relleno: deja los valores de relleno fuera de la coincidencia.
  • Muchos rechazos de sucursales o filiales: añade un campo de dirección o de ubicación.
  • Muchas coincidencias muy grandes: un valor común, como el número de centralita de una empresa, agrupa registros sin relación.

Arreglar la búsqueda ahorra más tiempo que rechazar una y otra vez el mismo tipo de par.

Los rechazos se pueden deshacer

Rechazar es una decisión, y las decisiones pueden estar mal. Si rechazaste un par por error, restáuralo para que pueda volver a coincidir. Después fusiónalo o déjalo para revisión.

Cómo funciona el rechazo en Dedupely

En Dedupely, rechazar una coincidencia la quita de la búsqueda actual y la deja fuera de todas las búsquedas futuras de ese objeto, incluidas Auto Match y Auto Merge. No cambia tu CRM. Si los registros cambian y forman una coincidencia nueva, puede volver a aparecer. Las coincidencias rechazadas aparecen en su propia pestaña, y puedes restaurar una con «Quitar de rechazadas».

Las coincidencias que no tengas claras pueden pasar a Manual Review, para que decida otra persona.

Revisa tus coincidencias

Rechazar con seguridad

Rechazar es tan parte de la deduplicación como fusionar. Es la forma de registrar que dos registros son distintos, para que nadie los fusione después por error.

Rechaza las coincidencias de las que estés seguro de que son distintas, envía las dudosas a revisión y vigila el número de rechazos. Cuando suba, endurece la búsqueda.

Preguntas frecuentes

¿Qué hace rechazar una coincidencia de duplicados?

Marca el par como no duplicado, para que deje de aparecer en futuras búsquedas. No cambia ninguno de los dos registros de tu CRM.

¿Cuándo debo rechazar una coincidencia?

Cuando estés seguro de que los registros son distintos: dos personas con el mismo nombre, familiares que comparten correo, sucursales separadas o dos negocios reales con el mismo título.

¿Vuelve una coincidencia rechazada?

No en búsquedas futuras de ese objeto. Si los registros cambian y forman una nueva coincidencia, puede volver a aparecer para una decisión nueva.

¿Puedo deshacer un rechazo?

Sí. Restaura el par y podrá volver a coincidir.

¿Qué pasa si rechazo muchas coincidencias?

Tu búsqueda probablemente es demasiado laxa. Añade un campo como el correo, el teléfono o la dirección para que se emparejen menos registros sin relación.