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TL;DR

  • Ein Treffer ist ein Vorschlag; ihn abzulehnen heißt, dass die Datensätze keine Duplikate sind.
  • Ablehnen, wenn die Datensätze zwei verschiedene Personen, Firmen oder Deals sind, die sich ähnlich sehen.
  • Ablehnen hält das Paar aus künftigen Suchen fern, sodass Sie es nicht erneut prüfen müssen.
  • Müssen viele Treffer abgelehnt werden, ist die Suche zu locker. Beheben Sie dann die Suche.
  • In Dedupely bleibt ein abgelehnter Treffer aus jeder künftigen Suche für dieses Objekt heraus, bis Sie ihn wiederherstellen.

Jede Duplikatsuche findet einige Treffer, die keine Duplikate sind. Zwei Personen mit demselben Namen, eine Muttergesellschaft und ihre Niederlassung, zwei Deals mit demselben Titel. Sie zusammenzuführen würde Datensätze verbinden, die getrennt bleiben sollten.

Für einen Treffer haben Sie drei Möglichkeiten: zusammenführen, für später lassen oder ablehnen. Dieser Beitrag zeigt, wann Ablehnen die richtige Wahl ist, was es bewirkt und was viele Ablehnungen über Ihre Suche verraten.

Zusammenführen, lassen oder ablehnen

Auswahl Was es bedeutet Wann
Zusammenführen Die Datensätze sind gleich, führen Sie sie zusammen Sie sind sicher, dass es Duplikate sind
Zur Prüfung lassen Sie sind sich noch nicht sicher Sie brauchen die Meinung eines anderen
Ablehnen Die Datensätze sind keine Duplikate Sie sind sicher, dass sie verschieden sind

Ein offener Treffer taucht bei jeder Bereinigung wieder auf. Ablehnen hält Ihre Entscheidung fest, sodass niemand sie zweimal treffen muss.

Wann ablehnen

Lehnen Sie ab, wenn die Belege zeigen, dass die Datensätze verschieden sind, obwohl sie sich ähneln:

  • Zwei Personen mit demselben Namen bei derselben Firma, mit unterschiedlichen E-Mails oder Telefonnummern.
  • Familienmitglieder mit gemeinsamer E-Mail, jeweils mit eigenen Käufen oder Policen.
  • eine Muttergesellschaft und eine Tochter, oder zwei Niederlassungen, die Sie getrennt erfassen.
  • Zwei echte Deals mit demselben Titel, für verschiedene Produkte oder Jahre.
  • Eine Person und ein gemeinsames Postfach, wie sales@ neben dem eigenen Datensatz des Vertriebsmitarbeitenden.
  • Platzhalter-Treffer, wo Datensätze nur zusammenpassen, weil sie „n/a“ oder einen Testwert teilen.

Umgang mit verwandten Datensätzen, die wie Duplikate aussehen behandelt die verwandten, aber getrennten Fälle ausführlicher.

Was Ablehnen bewirkt

Ablehnen ändert nichts in Ihrem CRM. Beide Datensätze bleiben genau wie zuvor. Es ändert nur, was Ihr Deduplizierungstool zeigt: Dieses Paar erscheint nicht mehr als Treffer.

Das ist bei automatischen Bereinigungen am wichtigsten. Ein abgelehntes Paar wird von einem geplanten Merge später nicht aufgegriffen, sodass die Entscheidung eines Menschen bestehen bleibt.

Ändern sich die Datensätze später, etwa wenn einer davon eine neue E-Mail bekommt, die nun passt, können sie ein neues Paar bilden. Das lohnt einen zweiten Blick, weil sich die Lage geändert hat.

Ein paar Ablehnungen in einer Suche sind normal. Viele sind ein Zeichen dafür, dass die Suche zu locker ist.

  • Viele Ablehnungen bei gleichem Namen: Fügen Sie E-Mail oder Telefon zur Suche hinzu.
  • Viele Ablehnungen von Platzhaltern: Platzhalterwerte vom Abgleich ausschließen.
  • Viele Ablehnungen von Niederlassungen oder Tochtergesellschaften: ergänzen Sie ein Feld für Adresse oder Standort.
  • Viele sehr große Treffer: ein gemeinsamer Wert, etwa die Zentralnummer einer Firma, gruppiert nicht zusammengehörende Datensätze.

Die Suche zu korrigieren spart mehr Zeit, als dieselbe Art Paar immer wieder abzulehnen.

Ablehnungen lassen sich rückgängig machen

Eine Ablehnung ist eine Entscheidung, und Entscheidungen können falsch sein. Haben Sie ein Paar irrtümlich abgelehnt, stellen Sie es wieder her, damit es erneut passen kann. Dann führen Sie es zusammen oder lassen es zur Prüfung stehen.

So funktioniert Ablehnen in Dedupely

In Dedupely entfernt das Ablehnen eines Treffers ihn aus der aktuellen Suche und hält ihn aus jeder künftigen Suche für dieses Objekt fern, einschließlich Auto Match und Auto Merge. Ihr CRM ändert sich dabei nicht. Verändern sich die Datensätze und bilden ein neues Paar, kann es wieder erscheinen. Abgelehnte Treffer stehen in einem eigenen Reiter, und Sie können einen mit „Remove from Rejected“ wiederherstellen.

Unsichere Treffer können stattdessen in die Manual Review, damit jemand anderes entscheidet.

Prüfen Sie Ihre Treffer

Sicher ablehnen

Ablehnen ist ein ebenso großer Teil der Deduplizierung wie das Zusammenführen. So halten Sie fest, dass zwei Datensätze verschieden sind, damit niemand sie später aus Versehen zusammenführt.

Lehnen Sie die Treffer ab, bei denen Sie sicher sind, dass sie getrennt sind, schicken Sie die unklaren zur Prüfung und beobachten Sie die Zahl der Ablehnungen. Steigt sie, verschärfen Sie die Suche.

Häufige Fragen

Was bewirkt das Ablehnen eines Duplikattreffers?

Es markiert das Paar als kein Duplikat, sodass es in künftigen Suchen nicht mehr erscheint. Es ändert keinen der beiden Datensätze in Ihrem CRM.

Wann sollte ich einen Treffer ablehnen?

Wenn Sie sicher sind, dass die Datensätze verschieden sind: zwei Personen mit demselben Namen, Familienmitglieder mit einer gemeinsamen E-Mail, getrennte Niederlassungen oder zwei echte Deals mit demselben Titel.

Kehrt ein abgelehnter Treffer zurück?

Nicht in künftigen Suchen für dieses Objekt. Ändern sich die Datensätze und bilden ein neues Paar, kann es für eine neue Entscheidung wieder erscheinen.

Kann ich eine Zurückweisung rückgängig machen?

Ja. Stellen Sie das Paar wieder her, dann kann es erneut passen.

Was ist, wenn ich viele Treffer ablehne?

Ihre Suche ist wahrscheinlich zu locker. Ergänzen Sie ein Feld wie E-Mail, Telefon oder Adresse, damit weniger nicht zusammengehörende Datensätze paaren.