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TL;DR

  • Una corrispondenza è un suggerimento; rifiutarla indica che i record non sono duplicati.
  • Rifiuta quando i record sono due persone, aziende o trattative diverse che si assomigliano.
  • Rifiutare tiene la coppia fuori dalle ricerche future, così non la verifichi di nuovo.
  • Se molte corrispondenze vanno rifiutate, la ricerca è troppo larga: correggila invece.
  • In Dedupely, una corrispondenza rifiutata resta fuori da ogni ricerca futura per quell'oggetto finché non la ripristini.

Ogni ricerca di duplicati trova alcune corrispondenze che non sono duplicati. Due persone con lo stesso nome, una società madre e la sua filiale, due trattative con lo stesso titolo. Unirle significherebbe combinare record che dovrebbero restare separati.

Per una corrispondenza hai tre scelte: unirla, lasciarla per dopo o rifiutarla. Questo articolo spiega quando rifiutare è la scelta giusta, cosa comporta e cosa ti dicono molti rifiuti sulla tua ricerca.

Unisci, lascia o rifiuta

Scelta Cosa significa Quando
Unisci I record sono gli stessi, uniscili Sei sicuro che siano duplicati
Lascia in revisione Non sei ancora sicuro Ti serve il parere di qualcun altro
Rifiuta I record non sono duplicati Sei sicuro che siano diverse

Lasciare una corrispondenza irrisolta significa che ricompare in ogni pulizia. Rifiutare registra la tua decisione, così nessuno deve prenderla due volte.

Quando rifiutare

Rifiuta quando le prove dicono che i record sono diversi, anche se si assomigliano:

  • Due persone con lo stesso nome nella stessa azienda, con email o numeri di telefono diversi.
  • Familiari che condividono un'email, ciascuno con i propri acquisti o polizze.
  • una società madre e una controllata, oppure due filiali, che tieni traccia separatamente.
  • Due trattative reali con lo stesso titolo, per prodotti o anni diversi.
  • Una persona e una casella condivisa, come sales@ accanto al record del singolo venditore.
  • Corrispondenze segnaposto, in cui i record coincidono solo perché condividono «n/a» o un valore di test.

Come gestire i record collegati che sembrano duplicati approfondisce i casi correlati ma distinti.

Cosa fa il rifiuto

Rifiutare non modifica nulla nel tuo CRM. Entrambi i record restano esattamente come erano. Cambia solo ciò che lo strumento di deduplica ti mostra: quella coppia smette di comparire come corrispondenza.

È importante soprattutto per le pulizie automatiche. Una coppia rifiutata non verrà più presa in carico da un'unione pianificata, così la decisione presa da una persona resta valida.

Se i record cambiano in seguito, per esempio se uno riceve una nuova email che ora corrisponde, possono formare una nuova corrispondenza. Vale la pena ricontrollarla, perché la situazione è cambiata.

Qualche rifiuto in una ricerca è normale. Molti indicano che la ricerca è troppo larga.

  • Molti rifiuti di stesso nome: aggiungi email o telefono alla ricerca.
  • Molti rifiuti per segnaposto: escludi i valori segnaposto dalla corrispondenza.
  • Molti rifiuti di filiali o controllate: aggiungi un campo indirizzo o sede.
  • Molte corrispondenze molto grandi: un valore comune, come il numero centralino di un'azienda, raggruppa record non collegati.

Correggere la ricerca fa risparmiare più tempo che rifiutare di nuovo lo stesso tipo di coppia.

I rifiuti si possono annullare

Un rifiuto è una decisione, e le decisioni possono essere sbagliate. Se hai rifiutato una coppia per errore, ripristinala perché possa tornare a corrispondere. Poi uniscila, oppure lasciala in revisione.

Come funziona il rifiuto in Dedupely

In Dedupely, rifiutare una corrispondenza la toglie dalla ricerca attuale e la tiene fuori da ogni ricerca futura per quell'oggetto, incluse Auto Match e Auto Merge. Non modifica il tuo CRM. Se i record cambiano e formano una nuova corrispondenza, può ricomparire. Le corrispondenze rifiutate sono elencate in una scheda a parte, e puoi ripristinarne una con «Remove from Rejected».

Le corrispondenze incerte possono invece andare in Manual Review, così qualcun altro può decidere.

Verifica le corrispondenze

Rifiuta con sicurezza

Rifiutare è parte della deduplica tanto quanto unire. Serve a registrare che due record sono diversi, così nessuno li unisce per errore in seguito.

Rifiuta le corrispondenze che sei sicuro siano separate, manda le incerte in revisione e tieni d'occhio il numero di rifiuti. Quando sale, restringi la ricerca.

Domande frequenti

Cosa fa rifiutare una corrispondenza di duplicati?

Segna la coppia come non duplicata, così smette di comparire nelle ricerche future. Non modifica nessuno dei due record nel tuo CRM.

Quando devo rifiutare una corrispondenza?

Quando sei sicuro che i record siano diversi: due persone con lo stesso nome, familiari che condividono un'email, filiali separate o due trattative reali con lo stesso titolo.

Una corrispondenza rifiutata torna?

Non nelle ricerche future per quell'oggetto. Se i record cambiano e formano una nuova corrispondenza, può ricomparire per una nuova decisione.

Posso annullare un rifiuto?

Sì. Ripristina la coppia, e potrà tornare a corrispondere.

E se rifiuto molte corrispondenze?

La tua ricerca è probabilmente troppo larga. Aggiungi un campo come email, telefono o indirizzo, così si abbinano meno record non collegati.