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Résumé

  • Un même nom avec une adresse différente peut désigner deux personnes, deux sites ou une personne qui a déménagé.
  • Pour les entreprises, des adresses différentes signifient souvent des agences distinctes qui doivent rester séparées.
  • Pour les personnes, une adresse plus récente sur une fiche signifie en général que la personne a déménagé.
  • Gardez les fiches à adresses différentes hors des fusions automatiques et vérifiez-les.
  • Dans Dedupely, un filtre sur l'adresse écarte ces paires d'une recherche à partir de laquelle vous fusionnez.

La correspondance par nom est l'un des moyens les plus courants de trouver des doublons. C'est aussi l'un des moyens les plus faciles de fusionner les mauvaises fiches. Lorsque deux fiches partagent un nom mais indiquent des adresses différentes, il peut s'agir de la même personne qui a déménagé, de deux personnes portant le même nom, ou de deux agences de la même entreprise.

C'est l'adresse qui permet de le savoir. Cet article explique comment la lire, comment écarter les paires à adresses différentes de vos fusions et quand les fusionner malgré tout.

Ce que signifie en général une adresse différente

Lisez l'adresse avec le type de fiche.

  • Deux entreprises, même nom, villes différentes. Souvent deux agences, deux franchises ou deux entreprises sans rapport portant un nom commun. Beaucoup d'équipes les gardent séparées.
  • Deux contacts, même nom, villes différentes. Soit deux personnes, soit une seule personne qui a déménagé. Les dates et l'e-mail tranchent.
  • Même ville, rue légèrement différente. Souvent la même adresse écrite de deux façons (« Suite 200 » ou « Ste. 200 »), donc probablement la même fiche.
  • Une adresse renseignée, une vide. Le champ vide ne dit rien. Décidez à partir des autres champs.

Quand les garder séparées

Gardez les fiches séparées lorsque l'adresse est le seul élément qui les distingue et qu'elle renvoie à deux lieux qui comptent tous deux.

Pour les entreprises, il s'agit en général d'une décision de structure. Si chaque site achète séparément, a ses propres contacts ou ses propres deals, deux fiches reflètent la façon dont vous vendez. Les fusionner place tout sous une seule adresse. Garder vos comptes mondiaux en ordre dans votre CRM explique comment décider entre une fiche par site et une fiche par entreprise.

Pour les personnes, séparez-les lorsque d'autres champs divergent aussi : e-mails, téléphones ou employeurs différents.

Quand les fusionner malgré tout

Fusionnez quand les éléments montrent qu'il s'agit d'une seule personne ou d'une seule entreprise qui a changé. Signes :

  • Le même e-mail ou le même téléphone sur les deux fiches.
  • L'une est plus ancienne et ne bouge plus, tandis que l'autre, plus récente, est active.
  • L'ancienne adresse correspond à l'endroit où l'entreprise se trouvait, la nouvelle à l'endroit où elle est aujourd'hui.

Lors d'une fusion, assurez-vous que l'adresse actuelle l'emporte, et que sa rue, sa ville et son code postal viennent de la même fiche. Mélanger la rue d'une fiche avec la ville de l'autre crée une adresse qui n'existe pas.

Comment écarter les paires à adresses différentes de vos fusions

Vous avez deux options, et beaucoup d'équipes utilisent les deux.

Rapprochez aussi sur l'adresse

Ajoutez l'adresse, ou la ville et le code postal, à la recherche. Seules les fiches au même nom et au même lieu se rapprochent alors. C'est la recherche la plus sûre pour fusionner, mais elle ne voit pas les personnes qui ont déménagé.

Filtrer au lieu de rapprocher

Rapprochez sur le nom, et ajoutez un filtre sur le champ adresse pour que la recherche ne porte que sur les fiches sans adresse. Les fiches qui manquent de données apparaissent toujours, tandis que les paires dont les deux adresses sont renseignées restent à l'écart, si bien que deux sites ne se rapprochent jamais dans cette recherche.

Tout ce que vous laissez de côté, vérifiez-le à la main dans une recherche séparée. Ce sont les paires les plus susceptibles de demander un jugement.

Situation Que faire
Même nom, même adresse Fusionnez en toute confiance
Même nom, une adresse vide Fusionner après vérification de l'e-mail ou du téléphone
Même nom, adresse différente, même e-mail ou téléphone Probablement une personne ou une entreprise qui a déménagé : vérifiez, puis fusionnez
Même nom, adresse différente, rien d'autre en commun Garder séparé, ou vérifier à la main

Comment garder séparées les fiches à adresses différentes dans Dedupely

Dans Dedupely, les filtres fonctionnent sur n'importe quel champ synchronisé, vous pouvez donc rapprocher sur le nom et filtrer sur le champ adresse pour contrôler les paires qui apparaissent. Le réglage « Applies to » d'un filtre permet d'exiger que tous, un ou plusieurs, ou un seul enregistrement d'une correspondance remplisse la condition. Un filtre ne peut pas utiliser « is blank » sur un champ que la recherche rapproche déjà, filtrez donc sur l'adresse uniquement si vous ne rapprochez pas sur elle.

Lors d'une fusion, une Merge Rule suggérée peut prendre toutes les parties de l'adresse depuis la même fiche, pour que la rue, la ville et le code postal restent ensemble. Les paires qui s'avèrent être deux lieux peuvent être rejetées, et elles restent hors des recherches futures.

Trouver les doublons sans fusionner les sites

Laissez l'adresse trancher

Un nom commun fait entrer deux fiches dans la même correspondance. L'adresse détermine quoi en faire. Même adresse, fusion. Adresse différente, cherchez un e-mail ou un téléphone commun avant de fusionner, et gardez séparés les sites distincts lorsqu'ils vendent séparément.

Construisez une recherche stricte pour fusionner et une recherche plus souple pour vérifier : les paires à adresses différentes ne fusionnent jamais sans que quelqu'un les examine.

Questions fréquentes

Faut-il fusionner des contacts au même nom mais à adresses différentes ?

Seulement si un autre champ, comme l'e-mail ou le téléphone, montre qu'il s'agit de la même personne. Sans cela, il est tout aussi probable qu'il s'agisse de deux personnes que d'une seule qui a déménagé.

Deux entreprises au même nom dans des villes différentes sont-elles des doublons ?

Parfois. Il peut s'agir d'une seule entreprise qui a déménagé, de deux agences ou de deux entreprises sans rapport. Si chaque site achète séparément, de nombreuses équipes gardent une fiche par site.

Comment empêcher que des adresses différentes soient fusionnées automatiquement ?

Rapprochez aussi sur l'adresse, ou bien rapprochez sur le nom et filtrez la recherche sur les fiches sans adresse. Vérifiez à part les paires que vous avez laissées de côté.

Et si une fiche a une adresse et pas l'autre ?

Une adresse vide ne dit rien. Décidez à partir de l'e-mail, du téléphone et de l'activité. Si ces éléments concordent, fusionnez et gardez l'adresse renseignée.

Comment garder la bonne adresse lors d'une fusion ?

Faites gagner l'adresse actuelle et reprenez-en toutes les parties, rue, ville, région et code postal, depuis la même fiche. Sinon, la fiche fusionnée peut se retrouver avec une adresse qui n'existe pas.