Stesso nome, indirizzo diverso: come tenere separati i record

Abbinare per nome è uno dei modi più comuni per trovare i duplicati. È anche uno dei modi più semplici per unire i record sbagliati. Quando due record condividono un nome ma indicano indirizzi diversi, possono essere la stessa persona che si è trasferita, due persone con lo stesso nome o due filiali della stessa azienda.

È l'indirizzo a dire quale delle due. Questo articolo spiega come leggerlo, come escludere dalle unioni le coppie con indirizzi diversi e quando unirle comunque.

Che cosa significa di solito un indirizzo diverso

Leggi l'indirizzo insieme al tipo di record.

• Due aziende, stesso nome, città diverse. Spesso si tratta di due filiali, due sedi in franchising o due aziende non collegate con un nome comune. Molti team le tengono separate.
• Due contatti, stesso nome, città diverse. Due persone diverse, oppure una persona che si è trasferita. Le date e l'email lo chiariscono.
• Stessa città, via leggermente diversa. Spesso lo stesso indirizzo scritto in due modi («Suite 200» e «Ste. 200»), quindi probabilmente lo stesso record.
• Un indirizzo compilato, uno vuoto. Il vuoto non dice nulla. Decidi in base ad altri campi.

Quando tenerli separati

Tieni i record separati quando l'indirizzo è l'unico elemento che li distingue e punta a due luoghi che contano entrambi.

Per le aziende, di solito è una decisione sulla struttura. Se ogni sede acquista separatamente, ha propri contatti o proprie trattative, due record riflettono come vendi. Unirli mette tutto sotto un solo indirizzo. Come tenere in ordine gli account globali nel CRM spiega come decidere tra un record per sede e uno per azienda.

Per le persone, tienile separate anche quando altri campi non concordano: email diverse, telefoni diversi, datori di lavoro diversi.

Quando unirli comunque

Unisci quando le prove dicono che si tratta di una sola persona o di un'azienda che ha cambiato sede. Segnali:

• La stessa email o lo stesso telefono su entrambi i record.
• Un record è più vecchio e non viene più usato, mentre quello più recente è attivo.
• Il vecchio indirizzo corrisponde a dove si trovava l'azienda, il nuovo a dove si trova ora.

Quando unisci, assicurati che vinca l'indirizzo attuale, e che via, città e CAP provengano dallo stesso record. Mescolare la via di un record con la città dell'altro crea un indirizzo che non esiste.

Come tenere fuori dalle unioni le coppie con indirizzi diversi

Hai due opzioni, e molti team usano entrambe.

Abbina anche sull'indirizzo

Aggiungi alla ricerca l'indirizzo, oppure la città e il CAP. Così si abbinano solo record con lo stesso nome e la stessa località. È la ricerca più sicura da cui unire, ma non trova chi si è trasferito.

Filtra invece di abbinare

Abbina sul nome e aggiungi un filtro sul campo indirizzo, così la ricerca include solo i record senza indirizzo. I record con dati mancanti passano comunque, mentre le coppie con due indirizzi compilati restano fuori, quindi due sedi non si abbinano mai in quella ricerca.

Tutto ciò che lasci fuori, verificalo a mano in una ricerca separata. Sono le coppie più probabilmente da valutare caso per caso.

Lascia decidere l'indirizzo

Un nome condiviso porta due record nella stessa corrispondenza. È l'indirizzo a decidere cosa farne. Stesso indirizzo, unisci. Indirizzo diverso, cerca un'email o un telefono in comune prima di unire, e tieni separate le sedi diverse quando vengono vendute separatamente.

Costruisci una ricerca rigorosa da cui unire e una più ampia da verificare: le coppie con indirizzi diversi non si uniscono mai senza che qualcuno le controlli.

Domande frequenti