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TL;DR

  • Mesmo nome e endereço diferente podem ser duas pessoas, dois locais ou uma pessoa que se mudou.
  • Para empresas, endereços diferentes costumam significar filiais separadas, que devem continuar separadas.
  • Para pessoas, um endereço mais novo em um registro geralmente significa que a mesma pessoa mudou.
  • Mantenha registros com endereços diferentes fora das mesclagens automáticas e revise-os.
  • Na Dedupely, um filtro de endereço mantém esses pares fora de uma pesquisa a partir da qual você mescla.

A correspondência por nome é uma das formas mais comuns de encontrar duplicados. Também é uma das formas mais fáceis de mesclar registros errados. Quando dois registros compartilham um nome, mas trazem endereços diferentes, podem ser a mesma pessoa que se mudou, duas pessoas com o mesmo nome ou duas filiais da mesma empresa.

O endereço é o campo que diz qual é qual. Este post explica como lê-lo, como impedir que pares com endereços diferentes entrem nas mesclagens e quando mesclá-los mesmo assim.

O que um endereço diferente costuma significar

Leia o endereço junto com o tipo de registro.

  • Duas empresas, mesmo nome, cidades diferentes. Muitas vezes são duas filiais, dois franqueados ou duas empresas sem relação com nome parecido. Muitas equipes mantêm esses registros separados.
  • Dois contatos, mesmo nome, cidades diferentes. Ou são duas pessoas, ou uma pessoa que se mudou. As datas e o email resolvem a questão.
  • Mesma cidade, rua um pouco diferente. Muitas vezes é o mesmo endereço escrito de dois jeitos ("Suite 200" ou "Ste. 200"), então provavelmente é o mesmo registro.
  • Um endereço preenchido, um vazio. O vazio não diz nada. Decida com base em outros campos.

Quando manter separados

Mantenha os registros separados quando o endereço for a única coisa que os diferencia e ele apontar para dois lugares que importam.

Para empresas, isso costuma ser uma decisão sobre a estrutura. Se cada local compra separadamente, tem os seus próprios contatos ou os seus próprios negócios, dois registros refletem a forma como você vende. Mesclá-los coloca tudo sob um endereço só. Como manter em ordem as contas globais no seu CRM explica como decidir entre um registro por local e um por empresa.

Para pessoas, mantenha-as separadas também quando outros campos discordarem: emails diferentes, telefones diferentes, empregadores diferentes.

Quando mesclar mesmo assim

Mescle quando as evidências indicarem que é a mesma pessoa ou a mesma empresa que se mudou. Sinais:

  • O mesmo email ou telefone nos dois registros.
  • Um registro é mais antigo e ficou parado, enquanto o mais novo está ativo.
  • O endereço antigo corresponde ao lugar onde a empresa estava, e o novo, ao lugar onde ela está agora.

Ao mesclar, garanta que o endereço atual vença, e que a rua, a cidade e o CEP venham do mesmo registro. Misturar a rua de um registro com a cidade do outro cria um endereço que não existe.

Como impedir que pares com endereços diferentes entrem nas mesclagens

Você tem duas opções, e muitas equipes usam as duas.

Faça a correspondência também pelo endereço

Inclua o endereço, ou a cidade e o CEP, na pesquisa. Assim só formam par registros com o mesmo nome e o mesmo local. É a pesquisa mais segura para mesclar, mas deixa de fora pessoas que se mudaram.

Filtro em vez de correspondência

Faça a correspondência pelo nome e adicione um filtro no campo de endereço, para que a pesquisa inclua só registros sem endereço. Registros com dados faltando continuam aparecendo, enquanto pares com dois endereços preenchidos ficam de fora, então dois locais nunca formam par nessa pesquisa.

O que você deixar de fora, revise à mão em uma pesquisa separada. São os pares com mais chance de exigir julgamento.

Situação O que fazer
Mesmo nome, mesmo endereço Mescle com confiança
Mesmo nome, um endereço vazio Mesclar depois de conferir email ou telefone
Mesmo nome, endereço diferente, mesmo email ou telefone Provavelmente uma pessoa ou empresa que se mudou; revise e depois mescle
Mesmo nome, endereço diferente, nada mais em comum Mantenha separados, ou revise à mão

Como manter registros com endereços diferentes separados na Dedupely

Na Dedupely, os filtros funcionam em qualquer campo sincronizado, então você pode fazer a correspondência por nome e filtrar pelo campo de endereço para controlar quais pares aparecem. A opção "Applies to" do filtro permite exigir que todos, um ou mais, ou apenas um registro de um par atenda à condição. Um filtro não pode usar "is blank" em um campo que a pesquisa já usa para casar, então filtre pelo endereço só quando não o usar na correspondência.

Ao mesclar, uma Merge Rule sugerida pode pegar todas as partes do endereço do mesmo registro, para que rua, cidade e CEP fiquem juntos. Os pares que se revelarem dois lugares podem ser rejeitados, e eles ficam fora das pesquisas futuras.

Encontre duplicados sem mesclar locais

Deixe o endereço decidir

Um nome em comum junta dois registros na mesma correspondência. O endereço decide o que fazer com eles. Mesmo endereço, mescle. Endereço diferente, procure um email ou telefone em comum antes de mesclar, e mantenha separados os locais que vendem separadamente.

Monte uma pesquisa rigorosa para mesclar e uma mais ampla para revisar, e os pares com endereços diferentes nunca são mesclados sem que alguém olhe.

Perguntas frequentes

Devo mesclar contatos com o mesmo nome, mas endereços diferentes?

Só se outro campo, como email ou telefone, mostrar que são a mesma pessoa. Sem isso, é tão provável que sejam duas pessoas quanto uma pessoa que se mudou.

Duas empresas com o mesmo nome em cidades diferentes são duplicados?

Às vezes. Podem ser uma empresa que se mudou, duas filiais ou duas empresas sem relação. Se cada local compra separadamente, muitas equipes mantêm um registro por local.

Como impedir que endereços diferentes sejam mesclados automaticamente?

Ou faça a correspondência também pelo endereço, ou pelo nome e filtre a pesquisa para registros sem endereço. Revise os pares que ficaram de fora em uma pesquisa separada.

E se um registro tiver endereço e o outro não?

Um endereço vazio não diz nada. Decida com base em email, telefone e atividade. Se eles concordarem, mescle e mantenha o endereço preenchido.

Como mantenho o endereço certo ao mesclar?

Faça o endereço atual prevalecer e pegue todas as partes dele, rua, cidade, estado e CEP, do mesmo registro. Caso contrário, o registro mesclado pode acabar com um endereço que não existe.