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TL;DR

  • El mismo nombre con direcciones distintas puede significar dos personas, dos ubicaciones o una persona que se mudó.
  • En empresas, las direcciones distintas suelen ser sucursales que deben seguir separadas.
  • En personas, una dirección nueva en un registro suele significar que la persona se ha mudado.
  • Aparta de las fusiones automáticas los registros con direcciones distintas y revísalos.
  • En Dedupely, un filtro de dirección deja estos pares fuera de la búsqueda desde la que fusionas.

La coincidencia por nombre es una de las formas más habituales de encontrar duplicados. También es una de las más fáciles de fusionar mal. Cuando dos registros comparten nombre pero tienen direcciones distintas, pueden ser la misma persona que se mudó, dos personas con el mismo nombre o dos sucursales de la misma empresa.

La dirección es el campo que te dice cuál es. Este artículo explica cómo leerla, cómo dejar fuera de tus fusiones los pares con direcciones distintas y cuándo fusionarlos igualmente.

Qué suele significar una dirección distinta

Lee la dirección junto con el tipo de registro.

  • Dos empresas, mismo nombre, ciudades distintas. Suelen ser dos sucursales, dos franquicias o dos empresas sin relación con un nombre común. Muchos equipos las mantienen separadas.
  • Dos contactos, mismo nombre, ciudades distintas. O son dos personas, o una persona que se mudó. Las fechas y el correo lo resuelven.
  • Misma ciudad, calle ligeramente distinta. A menudo la misma dirección escrita de dos formas («Suite 200» y «Ste. 200»), así que probablemente es el mismo registro.
  • Una dirección rellenada, otra vacía. El vacío no dice nada. Decide por otros campos.

Cuándo mantenerlos separados

Mantén los registros separados cuando la dirección es lo único que los distingue y apunta a dos lugares que importan.

En empresas, normalmente es una decisión sobre la estructura. Si cada ubicación compra por separado, tiene sus propios contactos o sus propios negocios, dos registros reflejan cómo vendes. Fusionarlos pone todo bajo una sola dirección. Cómo mantener en orden las cuentas globales en tu CRM explica cómo decidir entre un registro por ubicación y uno por empresa.

En personas, sepáralas también cuando otros campos no coincidan: correos distintos, teléfonos distintos, empleadores distintos.

Cuándo fusionarlos igualmente

Fusiona cuando las pruebas indiquen que es una misma persona o una misma empresa que se ha trasladado. Señales:

  • El mismo correo o teléfono en ambos registros.
  • Uno de los registros es más antiguo y ha dejado de tener actividad, mientras que el más reciente está activo.
  • La dirección antigua coincide con donde estaba la empresa, y la nueva con donde está ahora.

Al fusionar, asegúrate de que gane la dirección actual y de que su calle, ciudad y código postal vengan del mismo registro. Mezclar la calle de un registro con la ciudad del otro crea una dirección que no existe.

Cómo mantener fuera de tus fusiones los pares con direcciones distintas

Tienes dos opciones, y muchos equipos usan ambas.

Empareja también por dirección

Añade la dirección, o la ciudad y el código postal, a la búsqueda. Así solo se emparejan los registros con el mismo nombre y la misma ubicación. Es la búsqueda más segura para fusionar, pero no detecta a las personas que se han mudado.

Filtrar en lugar de emparejar

Empareja por nombre y añade un filtro sobre el campo de dirección, para que la búsqueda solo incluya registros sin dirección. Los registros con datos que faltan siguen apareciendo, mientras que los pares con dos direcciones rellenas quedan fuera, así que dos ubicaciones nunca se emparejan en esa búsqueda.

Lo que dejes fuera, revísalo a mano en una búsqueda aparte. Esos son los pares con más probabilidad de requerir criterio.

Situación Qué hacer
Mismo nombre, misma dirección Fusiona con confianza
Mismo nombre, un correo vacío Fusionar después de comprobar el correo o el teléfono
Mismo nombre, distinta dirección, mismo correo o teléfono Probablemente una persona o empresa que se ha trasladado; revisa y después fusiona
Mismo nombre, distinta dirección, nada más en común Mantener separados, o revisar a mano

Cómo mantener separados en Dedupely los registros con direcciones distintas

En Dedupely, los filtros funcionan sobre cualquier campo sincronizado, así que puedes emparejar por nombre y filtrar por el campo de dirección para controlar qué pares aparecen. El ajuste «Se aplica a» de un filtro permite exigir que todos, uno o más, o solo uno de los registros de una coincidencia cumpla la condición. Un filtro no puede usar «está vacío» en un campo que la búsqueda ya empareja, así que filtra por la dirección solo cuando no la estés emparejando.

Al fusionar, una Merge Rule sugerida puede tomar todas las partes de la dirección del mismo registro, para que la calle, la ciudad y el código postal se mantengan juntos. Los pares que resulten ser dos ubicaciones se pueden rechazar, y quedan fuera de las búsquedas futuras.

Encuentra duplicados sin fusionar ubicaciones

Deja que la dirección decida

Un nombre compartido hace que dos registros coincidan. La dirección decide qué hacer con ellos. Misma dirección, fusionar. Dirección distinta, busca un correo o un teléfono compartidos antes de fusionar, y mantén separadas las sedes que venden por separado.

Crea una búsqueda estricta para fusionar y otra más laxa para revisar, y los pares con direcciones distintas nunca se fusionan sin que alguien los mire.

Preguntas frecuentes

¿Debo fusionar contactos con el mismo nombre pero direcciones distintas?

Solo si otro campo, como el correo o el teléfono, demuestra que son la misma persona. Sin eso, es igual de probable que sean dos personas que una persona que se mudó.

¿Son duplicados dos empresas con el mismo nombre en ciudades distintas?

A veces. Pueden ser una empresa que se trasladó, dos sucursales o dos negocios sin relación. Si cada ubicación compra por separado, muchos equipos mantienen un registro por ubicación.

¿Cómo evito que direcciones distintas se fusionen automáticamente?

Empareja también por dirección, o empareja por nombre y filtra la búsqueda a registros sin dirección. Revisa aparte los pares que dejaste fuera.

¿Y si un registro tiene dirección y el otro no?

Una dirección vacía no dice nada. Decide por correo, teléfono y actividad. Si coinciden, fusiona y conserva la dirección rellenada.

¿Cómo conservo la dirección correcta al fusionar?

Haz que gane la dirección actual y toma todas sus partes, calle, ciudad, región y código postal, del mismo registro. Si no, el registro fusionado puede acabar con una dirección que no existe.