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Résumé

  • Les formes courtes créent des contacts avec un e-mail et presque rien d'autre.
  • Beaucoup de ces personnes existent déjà dans le CRM sous une autre adresse ou avec plus de détails.
  • Rapprochez d'abord les fiches incomplètes sur l'e-mail, puis sur le domaine de l'e-mail plus le nom lorsqu'elles en ont un.
  • Lors d'une fusion, gardez la fiche complète comme principale pour que ses informations et son propriétaire restent.
  • Dans Dedupely, les valeurs vides n'écrasent jamais les valeurs renseignées, si bien que la fiche complète conserve ses données.

Un formulaire de newsletter ne demande qu'une chose : une adresse e-mail. Un téléchargement de contenu demande un e-mail et un prénom. Chaque inscription crée un contact presque vide.

Beaucoup de ces personnes sont déjà dans votre CRM. Un client s'abonne avec son e-mail personnel. Un prospect suivi par un commercial télécharge un guide. Il en résulte une fiche incomplète à côté d'une fiche complète, et deux versions de la même personne dans vos rapports et vos listes.

Cet article explique comment trouver les doublons de ces fiches incomplètes et les fusionner sans rien perdre.

Pourquoi les fiches avec seulement un e-mail se dupliquent

Un formulaire vérifie en général si l'e-mail existe déjà. Si oui, il met à jour ce contact. Sinon, il en crée un nouveau. Les doublons ne portant que sur l'e-mail apparaissent lorsque :

  • La personne utilise une autre adresse e-mail. Une adresse personnelle pour la newsletter, une adresse professionnelle pour les échanges commerciaux.
  • L'e-mail a été tapé différemment. Une faute de frappe ou une casse différente que le formulaire traite comme une nouvelle fiche.
  • Le formulaire ne vérifie rien du tout. Certains outils de formulaire et certaines intégrations créent toujours un nouveau contact.

Pourquoi les formulaires web créent des contacts en double dans votre CRM explique le fonctionnement de chaque configuration de formulaire.

Comment trouver la fiche complète

Les fiches avec seulement un e-mail offrent très peu de prise pour la correspondance. Partez du signal le plus fort vers le plus faible :

Ce que contient la fiche incomplète Rapprocher sur Confiance
Même e-mail qu'une fiche complète E-mail Élevée ; il s'agit généralement de fautes de frappe ou de différences de casse
Adresse professionnelle dans une entreprise connue Domaine de l'e-mail plus prénom Moyen ; à vérifier
E-mail personnel plus prénom et nom de famille Nom plus téléphone ou entreprise, si la fiche complète les possède Faible à moyen ; à vérifier
E-mail personnel uniquement En général, impossible à rapprocher en toute sécurité Laisser tel quel

Une adresse personnelle sans autre donnée ne peut pas être reliée de façon fiable à une fiche professionnelle. Laissez-les en l'état jusqu'à ce que la personne vous donne davantage, comme un nom ou une entreprise dans un formulaire ultérieur.

Fusionnez dans la fiche complète

Quand vous trouvez la paire, la fiche la plus complète doit être la principale :

  • Elle a le propriétaire, pour que le commercial qui travaille le contact le conserve.
  • Elle a l'historique, comme les appels, les deals et les notes.
  • Elle a les détails, comme l'entreprise, le téléphone et l'intitulé du poste.

La fiche incomplète ajoute ce qu'elle a : l'abonnement à la newsletter, la soumission du formulaire et, peut-être, une seconde adresse e-mail. Si votre CRM a un champ e-mail supplémentaire, conserver l'adresse personnelle à cet endroit permet au prochain formulaire de newsletter de trouver le bon contact.

Vérifiez que les champs vides de la fiche incomplète n'écrasent pas les données de la fiche complète, et que l'abonnement et le statut de consentement de la fiche incomplète sont repris.

Réduire les nouveaux doublons ne portant que sur l'e-mail

  • Demandez un nom sur les formulaires lorsque cela ne freine pas les inscriptions.
  • Préremplissez les formulaires pour les contacts connus, pour qu'ils ne tapent pas une autre adresse.
  • Utilisez un seul outil de formulaire qui met à jour par e-mail, au lieu de plusieurs qui créent chacun des contacts.

Comment Dedupely fusionne les fiches incomplètes dans les fiches complètes

Dans Dedupely, chaque champ a sa propre option de correspondance, vous pouvez donc rapprocher sur l'e-mail, ou sur le domaine de l'e-mail avec Domain Root plus le prénom pour les adresses professionnelles. Lors d'une fusion, les valeurs vides n'écrasent jamais les valeurs renseignées, si bien que la fiche complète conserve son entreprise, son téléphone et ses autres informations. Le réglage Primary Record détermine quelle fiche survit, et « Most Field Data » choisit la fiche qui contient le plus d'informations.

Les activités et les associations passent sur la fiche survivante, et Append conserve chaque valeur unique dans les champs à valeurs multiples de votre CRM, comme les adresses e-mail supplémentaires.

Intégrez vos fiches incomplètes dans les complètes

Les fiches incomplètes vont avec les complètes

Les inscriptions à e-mail seul sont utiles : ce sont des personnes qui ont choisi de recevoir vos messages. Elles ne doivent simplement pas vivre à part de la fiche complète de la même personne.

Rapprochez-les d'abord sur l'e-mail, puis sur le domaine et le nom, et laissez de côté les fiches qui n'ont qu'un e-mail personnel tant qu'elles ne livrent pas davantage d'informations. Lors d'une fusion, gardez la fiche complète comme principale et reprenez l'abonnement.

Questions fréquentes

Pourquoi les formulaires de newsletter créent-ils des contacts en double ?

La personne s'inscrit avec une adresse différente de celle de votre CRM, ou le formulaire ne vérifie pas les contacts existants. Dans les deux cas, un nouveau contact est créé.

Quelle fiche doit survivre à la fusion ?

La complète. Elle a le propriétaire, l'historique et les détails. La fiche incomplète apporte son abonnement et toute adresse e-mail supplémentaire.

Puis-je rapprocher un e-mail personnel d'une fiche professionnelle ?

Seulement avec un autre champ commun, comme le nom plus le téléphone. Un e-mail personnel seul ne peut pas être relié à une fiche professionnelle en toute sécurité.

La fusion supprimera-t-elle l'abonnement à la newsletter ?

Ça ne devrait pas, mais vérifiez comment votre CRM gère le consentement lors d'une fusion avant de fusionner en masse.

Comment empêcher les doublons ne portant que sur l'e-mail ?

Demandez un nom, préremplissez les formulaires pour les contacts connus et utilisez des outils de formulaire qui mettent à jour les contacts existants par e-mail.