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TL;DR

  • Le forme abbreviate creano contatti con un'email e poco altro.
  • Molte di quelle persone esistono già nel CRM con un'altra email o con più dettagli.
  • Abbina prima i record sottili per email, poi per dominio dell'email più nome dove ne hanno uno.
  • Nell'unione, tieni il record completo come principale, così restano i suoi dettagli e il proprietario.
  • In Dedupely, i valori vuoti non sovrascrivono mai quelli compilati, così il record completo conserva i suoi dati.

Un modulo di newsletter chiede una sola cosa: un indirizzo email. Un download di contenuti chiede email e nome di battesimo. Ogni iscrizione crea un contatto con quasi nulla dentro.

Molte di quelle persone sono già nel tuo CRM. Un cliente si iscrive con la sua email personale. Un prospect seguito da un rappresentante scarica una guida. Il risultato è un record sottile accanto a uno completo, e due versioni della stessa persona nei report e nelle liste.

Questo articolo spiega come trovare i duplicati di quei record sottili e come unirli senza perdere nulla.

Perché i record con sola email si duplicano

Un modulo di solito verifica se l'email esiste già. Se esiste, aggiorna quel contatto. Se no, ne crea uno nuovo. I duplicati solo per email nascono quando:

  • La persona usa un'altra email. Un indirizzo personale per la newsletter, un indirizzo di lavoro per le conversazioni commerciali.
  • L'email è stata scritta in modo diverso. Un refuso o una maiuscola diversa che il modulo tratta come nuovo.
  • Il modulo non controlla affatto. Alcuni strumenti per moduli e alcune integrazioni creano sempre un nuovo contatto.

Perché i moduli web creano contatti duplicati nel CRM spiega come si comporta ogni configurazione dei moduli.

Come trovare il record completo

I record con solo email offrono pochissimo su cui abbinare, quindi parti dal segnale più forte:

Cosa ha il record sottile Abbina su Fiducia
Stessa email di un record completo Email Alta; di solito sono differenze di refuso o di maiuscole
Email di lavoro di un'azienda nota Dominio dell'email più nome di battesimo Media; da verificare
Email personale più nome e cognome Nome più telefono o azienda, se il record completo li ha Da bassa a media; da verificare
Solo email personale Di solito non si possono abbinare in sicurezza Lascialo

Un'email personale senza altri dati non si può collegare in modo affidabile a un record di lavoro. Lasciali così finché la persona non ti fornisce di più, come un nome o un'azienda in un modulo successivo.

Unisci nel record completo

Quando trovi la coppia, il record completo deve essere quello principale:

  • Ha il proprietario, così il rappresentante che segue il contatto lo tiene.
  • Ha la cronologia, come chiamate, trattative e note.
  • Ha i dettagli, come azienda, telefono e qualifica.

Il record sottile aggiunge ciò che ha: l'iscrizione alla newsletter, l'invio del modulo ed eventualmente un secondo indirizzo email. Se il CRM ha un campo email aggiuntivo, tenere lì l'indirizzo personale fa sì che il prossimo modulo di newsletter trovi il contatto giusto.

Verifica che i campi vuoti del record sottile non sovrascrivano i dati del record completo, e che lo stato di iscrizione e di consenso del record sottile venga portato con sé.

Riduci i nuovi duplicati solo email

  • Chiedi un nome nei moduli dove non frena le iscrizioni.
  • Precompila i moduli per i contatti noti, così non digitano un indirizzo diverso.
  • Usa uno strumento per i moduli che aggiorna per email, invece di più strumenti che creano ciascuno nuovi contatti.

Come Dedupely unisce i record sottili in quelli completi

In Dedupely, ogni campo ha la sua opzione di corrispondenza, quindi puoi abbinare su email, oppure sul dominio dell'email con Domain Root più nome di battesimo per gli indirizzi di lavoro. Quando i record si uniscono, i valori vuoti non sovrascrivono mai quelli compilati, così il record completo conserva azienda, telefono e gli altri dettagli. L'impostazione Primary Record decide quale record sopravvive, e «Most Field Data» sceglie il record con più informazioni.

Attività e associazioni passano al record superstite, e Append conserva ogni valore unico nei campi a più valori del tuo CRM, come gli indirizzi email aggiuntivi.

Unisci i record sottili in quelli completi

I record sottili vanno con quelli completi

Le iscrizioni solo email sono utili: sono persone che hanno scelto di ricevere i tuoi messaggi. Solo non dovrebbero vivere separate dal record completo della stessa persona.

Abbinali prima per email, poi per dominio e nome, e lascia in pace i record con solo l'email personale finché non ne forniscono altri. Quando unisci, tieni il record completo come principale e porta con te l'iscrizione.

Domande frequenti

Perché i moduli di newsletter creano contatti duplicati?

La persona si iscrive con un'email diversa da quella del tuo CRM, oppure il modulo non controlla i contatti esistenti. In entrambi i casi viene creato un nuovo contatto.

Quale record deve sopravvivere all'unione?

Quello completo. Ha il proprietario, la cronologia e i dettagli. Il record sottile apporta la sua iscrizione e un eventuale indirizzo email aggiuntivo.

Posso abbinare un'email personale a un record di lavoro?

Solo con un altro campo condiviso, come nome più telefono. Una email personale da sola non si può collegare in modo sicuro a un record di lavoro.

L'unione eliminerà l'iscrizione alla newsletter?

Non dovrebbe, ma verifica come il tuo CRM gestisce il consenso nell'unione prima di unire in blocco.

Come evito i duplicati solo email?

Chiedi un nome, precompila i moduli per i contatti noti e usa strumenti per moduli che aggiornano i contatti esistenti tramite email.