Dedupely Intelligence
TL;DR
- Las formas abreviadas crean contactos con un correo y poco más.
- Muchas de esas personas ya existen en el CRM con otro correo o con más datos.
- Empareja primero los registros incompletos por correo, y después por dominio de correo más nombre cuando tengan uno.
- Al fusionar, conserva el registro completo como principal para que se mantengan sus datos y su propietario.
- En Dedupely, los valores vacíos nunca sobrescriben los datos rellenados, así que el registro completo conserva sus datos.
Un formulario de boletín pide una sola cosa: una dirección de correo. Una descarga de contenido pide correo y nombre de pila. Cada alta crea un contacto con casi nada dentro.
Muchas de esas personas ya están en tu CRM. Un cliente se suscribe con su correo personal. Un prospecto que lleva un comercial descarga una guía. El resultado es un registro incompleto junto a uno completo, y dos versiones de la misma persona en tus informes y listas.
Este artículo explica cómo encontrar los duplicados de esos registros incompletos y cómo fusionarlos sin perder nada.
Por qué se duplican los registros solo con correo
Un formulario suele comprobar si el correo ya existe. Si existe, actualiza ese contacto. Si no, crea uno nuevo. Los duplicados solo por correo aparecen cuando:
- La persona usa otro correo. Una dirección personal para el boletín, una dirección de trabajo para las conversaciones de venta.
- El correo se escribió de forma distinta. Una errata o una diferencia de mayúsculas que el formulario trata como nuevo.
- El formulario no comprueba nada. Algunas herramientas de formularios e integraciones siempre crean un contacto nuevo.
Por qué los formularios web crean contactos duplicados en tu CRM explica cómo se comporta cada configuración de formulario.
Cómo encontrar el registro completo
Los registros solo con correo ofrecen muy poco por lo que emparejar, así que trabaja desde la señal más fuerte hacia abajo:
| Lo que tiene el registro incompleto | Emparejar por | Confianza |
|---|---|---|
| Mismo correo que un registro completo | Alta; suelen ser diferencias de erratas o de mayúsculas | |
| Correo de trabajo en una empresa conocida | Dominio del correo más nombre de pila | Media; revisar |
| Correo personal más nombre y apellidos | Nombre más teléfono o empresa, si el registro completo los tiene | Baja a media; revisar |
| Solo correo personal | Normalmente no se puede emparejar con seguridad | Déjalo |
Un correo personal sin otros datos no puede vincularse de forma fiable a un registro de trabajo. Déjalos como están hasta que la persona aporte más datos, como un nombre o una empresa en un formulario posterior.
Fusionar en el registro completo
Cuando encuentres el par, el registro completo debe ser el principal:
- Tiene el propietario, así que el comercial que trabaja el contacto lo conserva.
- Tiene el historial, como llamadas, negocios y notas.
- Tiene los detalles, como empresa, teléfono y cargo.
El registro incompleto aporta lo que tiene: la suscripción al boletín, el envío del formulario y, quizá, una segunda dirección de correo. Si tu CRM tiene un campo de correo adicional, guardar ahí la dirección personal hace que el siguiente formulario de boletín encuentre el contacto correcto.
Asegúrate de que los campos vacíos del registro incompleto no sobrescriban los datos del registro completo, y de que el estado de suscripción y de consentimiento del registro incompleto se traslade.
Reducir los nuevos duplicados solo con correo
- Pide un nombre en los formularios donde no frene los registros.
- Rellena previamente los formularios de contactos conocidos, para que no escriban una dirección distinta.
- Usa una herramienta de formularios que actualice por correo, en lugar de varias que creen cada una contactos.
Cómo Dedupely fusiona registros incompletos en registros completos
En Dedupely, cada campo tiene su propia opción de coincidencia, así que puedes emparejar por correo, o por dominio de correo con Domain Root más nombre de pila para las direcciones de trabajo. Al fusionar, los valores vacíos nunca sobrescriben los rellenos, así que el registro completo conserva su empresa, su teléfono y el resto de datos. El ajuste Primary Record decide qué registro sobrevive, y «Más datos en los campos» elige el registro con más información.
Las actividades y las asociaciones pasan al registro superviviente, y Append conserva cada valor único en los campos de varios valores de tu CRM, como las direcciones de correo adicionales.
Los registros incompletos van con los completos
Los registros solo con correo son útiles: son personas que decidieron recibir noticias tuyas. Solo que no deberían vivir aparte del registro completo de la misma persona.
Empareja primero por correo y después por dominio y nombre, y deja en paz los registros que solo tienen correo personal hasta que aporten más datos. Al fusionar, conserva el registro completo como principal y traslada la suscripción.
Preguntas frecuentes
¿Por qué los formularios de boletín crean contactos duplicados?
La persona se registra con un correo distinto al de tu CRM, o el formulario no comprueba si el contacto ya existe. En cualquier caso, se crea un contacto nuevo.
¿Qué registro debe sobrevivir a la fusión?
El completo. Tiene el propietario, el historial y los detalles. El registro incompleto aporta su suscripción y cualquier correo adicional.
¿Puedo emparejar un correo personal con un registro de trabajo?
Solo con otro campo compartido, como nombre más teléfono. Un correo personal por sí solo no puede vincularse con seguridad a un registro de trabajo.
¿La fusión elimina la suscripción al boletín?
No debería, pero revisa cómo gestiona tu CRM el consentimiento al fusionar antes de fusionar en masa.
¿Cómo evito los duplicados solo con correo?
Pide un nombre, rellena previamente los formularios de contactos conocidos y usa herramientas de formularios que actualicen los contactos existentes por correo.
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