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TL;DR

  • Formas abreviadas criam contatos com um email e pouco mais.
  • Muitas dessas pessoas já existem no CRM com outro email ou com mais detalhes.
  • Faça a correspondência dos registros incompletos primeiro por email, depois por domínio de email mais nome, onde tiverem um.
  • Ao mesclar, mantenha o registro completo como principal para que os dados e o responsável dele continuem.
  • Na Dedupely, valores vazios nunca sobrescrevem valores preenchidos, então o registro completo mantém os seus dados.

Um formulário de newsletter pede uma coisa: um endereço de email. Um download de conteúdo pede um email e um primeiro nome. Cada inscrição cria um contato com quase nada dentro.

Muitas dessas pessoas já estão no seu CRM. Um cliente se inscreve com o email pessoal. Um prospect que um representante atende baixa um guia. O resultado é um registro incompleto ao lado de um completo, e duas versões da mesma pessoa nos seus relatórios e listas.

Este post explica como encontrar os duplicados desses registros incompletos e como mesclá-los sem perder nada.

Por que os registros só com email se duplicam

Um formulário costuma verificar se o email já existe. Se existir, atualiza esse contato. Se não existir, cria um novo. Duplicados só por email acontecem quando:

  • A pessoa usa outro email. Um endereço pessoal para a newsletter, um endereço de trabalho para as conversas de vendas.
  • O email foi digitado de outro jeito. Um erro de digitação ou uma capitalização diferente que o formulário trata como novo.
  • O formulário não verifica nada. Algumas ferramentas de formulário e integrações sempre criam um contato novo.

Porque é que os formulários web criam contatos duplicados no CRM explica como cada configuração de formulário se comporta.

Como encontrar o registro completo

Registros só com email dão muito pouco para casar, então trabalhe do sinal mais forte para o mais fraco:

O que o registro incompleto tem Correspondência por Confiança
Mesmo email de um registro completo Email Alta; geralmente são erros de digitação ou de maiúsculas e minúsculas
Email de trabalho em uma empresa conhecida Domínio do email mais primeiro nome Médio; revise
Email pessoal mais primeiro e último nome Nome mais telefone ou empresa, se o registro completo tiver esses dados Baixo a médio; revise
Só email pessoal Em geral não dá para casar com segurança Deixe

Um email pessoal sem nenhum outro dado não pode ser ligado com segurança a um registro de trabalho. Deixe esses registros como estão até que a pessoa informe mais, como um nome ou uma empresa em um formulário posterior.

Mescle no registro completo

Ao encontrar o par, o registro completo deve ser o principal:

  • Ele tem o responsável, então o representante que trabalha o contato o mantém.
  • Ele tem o histórico, como ligações, negócios e notas.
  • Ele tem os detalhes, como empresa, telefone e cargo.

O registro incompleto acrescenta o que tem: a inscrição na newsletter, o envio do formulário e, possivelmente, um segundo email. Se o seu CRM tiver um campo de email adicional, manter ali o endereço pessoal faz o próximo formulário da newsletter encontrar o contato certo.

Garanta que os campos vazios do registro incompleto não sobrescrevam os dados do registro completo, e que a inscrição e o status de consentimento do registro incompleto sejam levados junto.

Reduza duplicados novos só com email

  • Peça um nome em formulários onde isso não atrapalhe os cadastros.
  • Preencha previamente os formulários para contatos conhecidos, para que não digitem um endereço diferente.
  • Use uma ferramenta de formulário que atualize por email, em vez de várias que criam contatos cada uma.

Como a Dedupely mescla registros incompletos em completos

Na Dedupely, cada campo recebe a sua própria opção de correspondência, então você pode fazer a correspondência por email, ou por domínio de email com Domain Root mais primeiro nome para endereços de trabalho. Quando os registros se mesclam, valores vazios nunca sobrescrevem os preenchidos, então o registro completo mantém a empresa, o telefone e os demais dados. A configuração Primary Record decide qual registro sobrevive, e "Most Field Data" escolhe o registro com mais informações.

Atividades e associações passam para o registro sobrevivente, e Append mantém cada valor único nos campos com vários valores do seu CRM, como endereços de email adicionais.

Incorpore os seus registros incompletos aos completos

Registros incompletos devem ficar com os completos

Os cadastros só com email são úteis: são pessoas que escolheram receber as suas mensagens. Só não devem ficar separados do registro completo da mesma pessoa.

Faça a correspondência pelo email primeiro, depois por domínio e nome, e deixe os registros só com email pessoal de lado até que tragam mais dados. Ao mesclar, mantenha o registro completo como principal e leve a inscrição junto.

Perguntas frequentes

Por que os formulários de newsletter criam contatos duplicados?

A pessoa se cadastra com um email diferente do que está no seu CRM, ou o formulário não verifica contatos existentes. De qualquer forma, um contato novo é criado.

Qual registro deve sobreviver à mesclagem?

O completo. Ele tem o responsável, o histórico e os detalhes. O registro incompleto contribui com a sua inscrição e qualquer endereço de email extra.

Posso casar um email pessoal com um registro de trabalho?

Só com outro campo compartilhado, como nome mais telefone. Um email pessoal sozinho não pode ser ligado com segurança a um registro de trabalho.

A mesclagem vai remover a inscrição na newsletter?

Não deveria, mas confira como o seu CRM trata o consentimento na mesclagem antes de mesclar em massa.

Como impedir duplicados só por email?

Peça um nome, preencha previamente os formulários para contatos conhecidos e use ferramentas de formulário que atualizam contatos existentes por email.