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Résumé

  • Exportez le CRM, supprimez les doublons dans un tableur, puis réimportez-le : c'est l'un des plans de nettoyage les plus courants.
  • Un tableur ne fusionne pas les fiches : il décide seulement quelles lignes garder.
  • Importez le fichier nettoyé, et le CRM risque de créer de nouvelles fiches, de mettre à jour les mauvaises ou de laisser les anciens doublons.
  • Activités, affaires, propriétaires et liens restent sur les fiches que vous vouliez supprimer.
  • Dedupely fusionne les doublons dans le CRM : l'historique et les liens sont transférés vers la fiche conservée.

C'est sans doute le nettoyage le plus simple. Exportez tous les contacts dans un tableur, triez-les par e-mail, supprimez les lignes en double, puis réimportez le fichier nettoyé. Pas d'outil supplémentaire, et les tableurs sont familiers.

Beaucoup d'équipes essaient une fois. La plupart finissent avec plus de doublons qu'au départ, ou avec des fiches ayant perdu leur historique. Cet article explique pourquoi l'aller-retour échoue et que faire à la place.

Ce qu'un tableur permet et ne permet pas

Un tableur peut repérer des lignes semblables et en supprimer certaines. Il ne peut rien toucher de ce qui ne figure pas dans l'export :

  • Activités : appels, e-mails, notes et réunions restent sur les fiches CRM.
  • Liens : les opportunités, tickets et entreprises liés à une fiche restent liés à cette fiche.
  • Historique : les soumissions de formulaires, l'engagement par e-mail et l'historique des modifications ne figurent pas dans le fichier.
  • Identifiants et règles de propriété : le fichier contient les valeurs, pas la manière dont le CRM les utilise.

Supprimer une ligne du tableur ne supprime ni ne fusionne rien dans le CRM. Cela détermine seulement ce que vous importerez.

Ce qui se passe au retour

Ce que vous importez Ce qui peut se produire
Le fichier nettoyé, sous forme de nouvelles fiches Le CRM crée une nouvelle fiche pour chaque ligne, à côté des anciennes
Le fichier nettoyé, rapproché par e-mail Les lignes mettent à jour les fiches existantes, mais les doublons que vous avez supprimés du fichier sont toujours dans le CRM
Le fichier nettoyé, rapproché sur l'identifiant de fiche Seuls les enregistrements conservés sont mis à jour ; les doublons supprimés restent intacts
Un fichier dont les colonnes sont mappées différemment Les valeurs atterrissent dans les mauvais champs, ou écrasent de bonnes données par des champs vides

Dans tous les cas, les doublons supprimés dans le tableur restent dans le CRM, sauf si quelqu'un les supprime aussi là-bas. Et les supprimer dans le CRM efface leurs activités et leurs liens.

Pourquoi cela peut aggraver le problème

De nouvelles fiches au lieu de mises à jour. Si l'import ne correspond à aucun champ reconnu par le CRM, chaque ligne devient une nouvelle fiche. Le CRM contient alors les doublons d'origine et un nouveau jeu de fiches.

Les champs vides écrasent les bonnes données. Si le fichier nettoyé contient une cellule vide là où le CRM avait une valeur, certains imports écrasent la valeur par du vide.

La mauvaise fiche est conservée. Trier et supprimer des lignes conserve la première ligne venue, et non celle qui a le plus d'historique ou le bon propriétaire.

Cela ne dure pas. La prochaine soumission de formulaire ou synchronisation créera de nouveaux doublons, et tout le cycle devra recommencer.

Quand les tableurs sont le bon choix

Certaines listes ne vivent pas dans un CRM : liste d'événement, liste achetée, fichier d'un partenaire. Nettoyez-les avant import pour que les doublons n'atteignent jamais le CRM. Pour les données déjà dans le CRM, fusionnez-les sur place.

Comment Dedupely le gère

Dedupely fusionne les doublons directement dans le CRM, si bien que les activités et les associations, comme les entreprises liées, les opportunités et les contacts, sont transférées vers la fiche conservée. Les Merge Rules déterminent la valeur retenue pour chaque champ, les valeurs vides ne l'emportent jamais, et le paramètre « Fiche principale » détermine la fiche qui survit. Pour les listes qui ne sont pas encore dans un CRM, vous pouvez importer des tableurs dans Dedupely et les dédoublonner avant l'import. Les tableurs ne comptent pas dans votre limite de fiches.

Fusionnez les doublons là où ils se trouvent

Fusion sur place

Un tableur décide quelles lignes garder, mais il ne peut pas fusionner les fiches. Ce va-et-vient laisse les anciens doublons dans le CRM, risque d'en créer de nouveaux et fait perdre l'historique des fiches supprimées. Nettoyez les listes externes avant leur import, et fusionnez tout le reste directement dans le CRM.

Questions fréquentes

Puis-je exporter mon CRM, supprimer les doublons dans un tableur et le réimporter ?

Vous pouvez le faire, mais cela ne fusionne rien. Les doublons restent dans le CRM, et les supprimer ferait perdre leurs activités et leurs liens.

Pourquoi ma réimportation a-t-elle créé plus de doublons ?

L'import a probablement créé de nouvelles fiches au lieu de mettre à jour les existantes, car il n'a pas pu associer les lignes aux fiches reconnues par le CRM.

La suppression de doublons dans un tableur les supprime-t-elle dans le CRM ?

Non. Le tableur est un fichier distinct. Les fiches restent dans le CRM tant que vous ne les fusionnez pas ou ne les supprimez pas.

Que perd-on si l'on supprime les doublons au lieu de les fusionner ?

Les activités, opportunités, notes et liens rattachés aux fiches supprimées.

Quand faut-il nettoyer les données d'un tableur ?

Avant l'import d'une liste, comme celle d'un événement ou d'un partenaire, afin que ses doublons n'atteignent jamais le CRM.