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TL;DR

  • Exportieren Sie das CRM, entfernen Sie Duplikate in einer Tabelle und importieren Sie die Datei zurück: einer der häufigsten Bereinigungspläne.
  • Eine Tabelle führt keine Datensätze zusammen, sie entscheidet nur, welche Zeilen bleiben.
  • Importieren Sie die bereinigte Datei, kann das CRM neue Datensätze anlegen, die falschen aktualisieren oder die alten Duplikate stehen lassen.
  • Aktivitäten, Deals, Eigentümer und Verknüpfungen bleiben an den Datensätzen, die Sie entfernen wollten.
  • Dedupely führt Dubletten im CRM zusammen. Historie und Verknüpfungen wandern in den Datensatz, den Sie behalten.

Das klingt nach der einfachsten Bereinigung überhaupt. Exportieren Sie alle Kontakte in eine Tabelle, sortieren Sie nach E-Mail, löschen Sie die doppelten Zeilen und importieren Sie die bereinigte Datei wieder. Kein neues Tool, und mit Tabellen kennt sich jeder aus.

Viele Teams probieren es einmal aus. Die meisten landen am Ende mit mehr Dubletten als zuvor oder mit Datensätzen, die ihre Historie verloren haben. Dieser Beitrag erklärt, warum der Weg hin und zurück schiefgeht und was Sie stattdessen tun sollten.

Was eine Tabelle leisten kann und was nicht

Eine Tabellenkalkulation findet Zeilen, die gleich aussehen, und kann einige davon löschen. Alles, was nicht im Export enthalten ist, bleibt unangetastet:

  • Aktivitäten: Anrufe, E-Mails, Notizen und Termine bleiben an den CRM-Datensätzen erhalten.
  • Links: Deals, Tickets und Unternehmen, die mit einem Datensatz verknüpft sind, bleiben mit diesem verknüpft.
  • Historie: Formulareingaben, E-Mail-Interaktionen und Änderungsverläufe fehlen in der Datei.
  • IDs und Owner-Regeln: die Datei enthält die Werte, nicht, wie das CRM sie verwendet.

Das Löschen einer Zeile in der Tabelle löscht oder führt im CRM nichts zusammen. Es legt nur fest, was importiert wird.

Was beim Zurückspielen passiert

Was Sie importieren Was passieren kann
Die bereinigte Datei als neue Datensätze Das CRM legt für jede Zeile einen neuen Datensatz an, neben den alten
Die bereinigte Datei, abgeglichen per E-Mail Zeilen aktualisieren bestehende Datensätze, aber die Dubletten, die Sie aus der Datei entfernt haben, sind weiterhin im CRM
Die bereinigte Datei, abgeglichen über die Datensatz-ID Nur der behaltene Datensatz wird aktualisiert, die entfernten Duplikate bleiben unverändert
Eine Datei mit unterschiedlich zugeordneten Spalten Werte landen in den falschen Feldern oder überschreiben gute Daten mit leeren Werten

In jedem Fall bleiben die Duplikate, die Sie in der Tabelle gelöscht haben, im CRM bestehen, sofern sie dort nicht ebenfalls gelöscht werden. Löscht man sie dort, gehen Aktivitäten und Verknüpfungen verloren.

Warum es die Lage verschlimmern kann

Neue Datensätze statt Aktualisierungen. Wenn der Import über ein Feld abgleicht, das das CRM nicht erkennt, wird jede Zeile zu einem neuen Datensatz. Das CRM hat dann die ursprünglichen Duplikate plus einen neuen Satz.

Leere Felder überschreiben gute Daten. Wenn die bereinigte Datei eine leere Zelle enthält, wo das CRM einen Wert hatte, überschreiben manche Importe den Wert mit dem leeren Feld.

Der falsche Datensatz bleibt erhalten. Beim Sortieren und Löschen bleibt die oberste Zeile erhalten, nicht die mit der meisten Historie oder dem richtigen Owner.

Das hält nicht lange. Die nächste Formularübermittlung oder Synchronisation erzeugt neue Dubletten, und der Kreislauf beginnt von vorn.

Wann Tabellenkalkulationen die richtige Lösung sind

Manche Listen liegen nicht im CRM: eine Veranstaltungsliste, eine gekaufte Liste oder eine Datei von einem Partner. Bereinigen Sie sie vor dem Import, damit Dubletten gar nicht erst ins CRM gelangen. Für Daten, die bereits im CRM liegen, führen Sie sie dort zusammen.

So geht Dedupely damit um

Dedupely führt Duplikate direkt im CRM zusammen. Aktivitäten und Verknüpfungen wie Unternehmen, Deals und Kontakte wandern in den Datensatz, den Sie behalten. Merge Rules legen fest, welcher Wert in jedem Feld gilt. Leerwerte gewinnen nie, und die Einstellung Hauptdatensatz bestimmt, welcher Datensatz bleibt. Listen, die noch nicht im CRM sind, können Sie vor dem Import in Dedupely hochladen und bereinigen. Tabellen zählen nicht zu Ihrem Datensatzlimit.

Dubletten dort zusammenführen, wo sie liegen

Direkt zusammenführen

Eine Tabelle entscheidet, welche Zeilen bleiben, kann Datensätze aber nicht zusammenführen. Dieser Umweg lässt die alten Dubletten im CRM stehen, birgt das Risiko neuer und lässt Historie an gelöschten Datensätzen zurück. Bereinigen Sie externe Listen, bevor sie importiert werden, und führen Sie alles Übrige im CRM zusammen.

Häufige Fragen

Kann ich mein CRM exportieren, Duplikate in einer Tabelle entfernen und wieder importieren?

Das ist möglich, führt aber nichts zusammen. Die Dubletten bleiben im CRM, und wenn Sie sie dort löschen, gehen ihre Aktivitäten und Verknüpfungen verloren.

Warum hat mein erneuter Import noch mehr Duplikate erzeugt?

Der Import hat vermutlich neue Datensätze angelegt, statt bestehende zu aktualisieren, weil die Zeilen keinen Datensätzen im CRM zugeordnet werden konnten.

Werden im CRM auch Dubletten gelöscht, wenn Sie doppelte Zeilen in einer Tabelle entfernen?

Nein. Die Tabelle ist eine separate Datei. Die Datensätze bleiben im CRM, bis Sie sie dort zusammenführen oder löschen.

Was verliere ich, wenn ich Dubletten lösche, statt sie zusammenzuführen?

Die Aktivitäten, Deals, Notizen und Verknüpfungen an den gelöschten Datensätzen.

Wann sollten Sie Daten in einer Tabelle bereinigen?

Bevor eine Liste importiert wird, etwa eine Veranstaltungs- oder Partnerliste, damit ihre Duplikate nie ins CRM gelangen.