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TL;DR

  • Esporta il CRM, rimuovi i duplicati in un foglio di calcolo e reimporta i dati: è uno dei piani di pulizia più diffusi.
  • Un foglio di calcolo non unisce i record: decide solo quali righe conservare.
  • Se importi il file pulito, il CRM potrebbe creare nuovi record, aggiornarne di sbagliati o lasciare i vecchi duplicati.
  • Attività, trattative, responsabili e collegamenti restano sui record che intendevi rimuovere.
  • Dedupely unisce i duplicati nel CRM, così storico e collegamenti passano al record da mantenere.

Sembra la pulizia più semplice che esista. Esporti tutti i contatti in un foglio di calcolo, ordini per email, elimini le righe ripetute, poi reimporti il file pulito. Nessuno strumento nuovo, e i fogli di calcolo sono noti a tutti.

Molti team lo provano una volta. La maggior parte finisce con più duplicati di prima o con record che hanno perso lo storico. Questo articolo spiega perché il percorso di andata e ritorno va storto e cosa fare invece.

Cosa può e non può fare un foglio di calcolo

Un foglio di calcolo può trovare righe simili ed eliminarne alcune. Non può toccare nulla che non sia nell'esportazione:

  • Attività: chiamate, email, note e riunioni restano nei record del CRM.
  • Link: trattative, ticket e aziende collegati a un record restano collegati a quel record.
  • Cronologia: le compilazioni dei moduli, l'interazione con le email e le modifiche nel tempo non sono nel file.
  • ID e regole di proprietà: il file contiene i valori, non il modo in cui il CRM li usa.

Eliminare una riga nel foglio di calcolo non elimina né unisce nulla nel CRM. Serve solo a decidere cosa importare.

Cosa succede al ritorno dei dati

Cosa importi Cosa può succedere
Il file pulito, come nuovi record Il CRM crea un nuovo record per ogni riga, accanto a quelli vecchi
Il file ripulito, abbinato per email Le righe aggiornano i record esistenti, ma i duplicati rimossi dal file sono ancora nel CRM
Il file pulito, abbinato per ID record Si aggiornano solo i record conservati; i duplicati rimossi restano invariati
Un file con colonne mappate in modo diverso I valori finiscono nei campi sbagliati, o sovrascrivono i dati corretti con celle vuote

In ogni caso, i duplicati eliminati nel foglio di calcolo restano nel CRM, a meno che qualcuno non li elimini anche lì. Eliminarli anche lì fa perdere le loro attività e i collegamenti.

Perché può peggiorare le cose

Nuovi record invece di aggiornamenti. Se l'importazione non corrisponde a un campo riconosciuto dal CRM, ogni riga diventa un nuovo record. Il CRM ha ora i duplicati originali più un nuovo gruppo.

I campi vuoti sovrascrivono i dati validi. Se il file pulito ha una cella vuota dove il CRM aveva un valore, alcune importazioni sovrascrivono il dato con il vuoto.

Resta il record sbagliato. Ordinare ed eliminare le righe mantiene quella che viene prima, non quella con più cronologia o il proprietario giusto.

Non dura. Il prossimo invio del modulo o la prossima sincronizzazione creano nuovi duplicati, e il ciclo va ripetuto.

Quando i fogli di calcolo sono la soluzione giusta

Alcune liste non vivono nel CRM: una lista di eventi, una lista acquistata, un file di un partner. Vanno puliti prima dell'importazione, così i duplicati non arrivano mai al CRM. Per i dati già nel CRM, vanno uniti dove si trovano.

Come lo gestisce Dedupely

Dedupely unisce i duplicati all'interno del CRM, quindi attività e associazioni, come aziende collegate, trattative e contatti, passano al record che si mantiene. Merge Rules decidono quale valore prevale in ogni campo: i valori vuoti non prevalgono mai, e l'impostazione Record principale decide quale record sopravvive. Per le liste che non sono ancora in un CRM, si possono caricare fogli di calcolo su Dedupely e deduplicarli prima dell'importazione; i fogli di calcolo non contano nel limite di record.

Unisci i duplicati dove si trovano

Unisci sul posto

Un foglio di calcolo decide quali righe tenere, ma non può unire i record. Il doppio passaggio lascia i vecchi duplicati nel CRM, rischia di crearne di nuovi e lascia senza cronologia i record eliminati. Pulire le liste esterne prima dell'importazione, e unire tutto il resto direttamente nel CRM.

Domande frequenti

Posso esportare il mio CRM, rimuovere i duplicati in un foglio di calcolo e reimportarlo?

Puoi farlo, ma non unisce nulla. I duplicati restano nel CRM e, eliminandoli lì, perdi attività e collegamenti.

Perché la mia nuova importazione ha creato altri duplicati?

L'importazione ha probabilmente creato nuovi record invece di aggiornare quelli esistenti, perché non ha abbinato le righe ai record riconosciuti dal CRM.

Eliminare le righe duplicate in un foglio di calcolo le elimina anche nel CRM?

No. Il foglio di calcolo è un file separato. I record restano nel CRM finché non li unisce o elimina lì.

Cosa perdo se elimino i duplicati invece di unirli?

Attività, trattative, note e link presenti nei record eliminati.

Quando pulire i dati in un foglio di calcolo?

Prima di importare una lista, come quella di un evento o di un partner, così i suoi duplicati non arrivano mai al CRM.