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TL;DR

  • Exporte el CRM, elimine duplicados en una hoja de cálculo e impórtelo de nuevo: uno de los planes de limpieza más habituales.
  • Una hoja de cálculo no fusiona registros: solo decide qué filas conservar.
  • Importar el archivo limpio puede hacer que el CRM cree registros nuevos, actualice los equivocados o deje los duplicados antiguos.
  • Actividades, negocios, propietarios y enlaces se quedan en los registros que querías eliminar.
  • Dedupely fusiona los duplicados dentro del CRM, de modo que el historial y los vínculos pasan al registro que se mantiene.

Parece la limpieza más sencilla que existe. Exportar todos los contactos a una hoja de cálculo, ordenar por correo, eliminar las filas repetidas e importar después el archivo limpio. No requiere ninguna herramienta nueva, y las hojas de cálculo son muy conocidas.

Muchos equipos lo prueban una vez. La mayoría acaba con más duplicados de los que tenía o con registros que han perdido su historial. Este artículo explica por qué el proceso de ida y vuelta falla y qué hacer en su lugar.

Lo que puede y no puede hacer una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo puede encontrar filas que parecen iguales y borrar algunas. No puede tocar nada que no esté en la exportación:

  • Actividades: las llamadas, emails, notas y reuniones se mantienen en los registros del CRM.
  • Enlaces: los negocios, tickets y empresas vinculados a un registro siguen vinculados a ese registro.
  • Historial: los envíos de formularios, la interacción con el correo y los cambios a lo largo del tiempo no están en el archivo.
  • Reglas de IDs y de propiedad: el archivo tiene los valores, pero no cómo los usa el CRM.

Eliminar una fila de la hoja de cálculo no borra ni fusiona nada en el CRM. Solo decide qué importará.

Qué ocurre en el camino de vuelta

Lo que importa Qué puede pasar
El archivo limpio, como registros nuevos El CRM crea un registro nuevo por cada fila, junto a los antiguos
El archivo limpio, cruzado por correo electrónico Las filas actualizan registros existentes, pero los duplicados que quitaste del archivo siguen en el CRM
El archivo depurado, cruzado por ID de registro Solo se actualizan los registros conservados; los duplicados eliminados no se modifican
Un archivo con columnas asignadas de forma distinta Los valores acaban en campos incorrectos o sobrescriben datos buenos con celdas vacías

En todos los casos, los duplicados que eliminó en la hoja de cálculo siguen en el CRM, a menos que alguien también los elimine allí. Y eliminarlos allí borra sus actividades y vínculos.

Por qué puede empeorar las cosas

Registros nuevos en lugar de actualizaciones. Si la importación no coincide en un campo que el CRM reconoce, cada fila se convierte en un registro nuevo. El CRM tendrá entonces los duplicados originales más un conjunto nuevo.

Los campos vacíos sobrescriben los datos buenos. Si el archivo limpio tiene una celda vacía donde el CRM tenía un valor, algunas importaciones lo sobrescriben con un vacío.

Sobrevive el registro equivocado. Al ordenar y eliminar filas se conserva la que aparece primero, no la que tiene más historial o el propietario correcto.

No dura. El próximo envío de formulario o sincronización crea nuevos duplicados, y el ciclo tiene que repetirse.

Cuándo las hojas de cálculo son el lugar adecuado

Algunas listas no viven en un CRM: una lista de evento, una lista comprada o un archivo de un socio. Limpie estas listas antes de importarlas, para que los duplicados nunca lleguen al CRM. Para los datos que ya están en el CRM, fusiónelos donde están.

Cómo lo gestiona Dedupely

Dedupely fusiona los duplicados dentro del CRM, de modo que las actividades y las asociaciones, como empresas vinculadas, negocios y contactos, pasan al registro que conserva. Las Merge Rules deciden qué valor prevalece en cada campo, los valores en blanco nunca prevalecen, y el ajuste Registro principal determina qué registro sobrevive. Para listas que todavía no están en un CRM, puede subir hojas de cálculo a Dedupely y deduplicarlas antes de importarlas; las hojas de cálculo no cuentan para su límite de registros.

Fusionar duplicados donde estén

Fusionar en el mismo registro

Una hoja de cálculo decide qué filas conservar, pero no puede fusionar registros. El proceso de ida y vuelta deja los duplicados antiguos en el CRM, puede generar otros nuevos y deja sin historial los registros que elimina. Limpie las listas externas antes de importarlas y fusione el resto dentro del CRM.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exportar mi CRM, eliminar duplicados en una hoja de cálculo e importarlo de nuevo?

Puede hacerlo, pero no fusiona nada. Los duplicados siguen en el CRM, y eliminarlos allí hace que se pierdan sus actividades y vínculos.

¿Por qué mi nueva importación creó más duplicados?

Es probable que la importación creara registros nuevos en lugar de actualizar los existentes, porque no pudo emparejar las filas con los registros que reconoce el CRM.

¿Borrar filas duplicadas en una hoja de cálculo las borra en el CRM?

No. La hoja de cálculo es un archivo independiente. Los registros permanecen en el CRM hasta que los fusione o elimine allí.

¿Qué pierdo si elimino los duplicados en lugar de fusionarlos?

Las actividades, oportunidades, notas y enlaces de los registros eliminados.

¿Cuándo debo limpiar los datos de una hoja de cálculo?

Antes de importar una lista, como la de un evento o de un socio, para que sus duplicados nunca lleguen al CRM.